Gelir gider takibi yapmanın bir işletme için ne kadar zor olduğunu herkes bilmektedir. Gelir gider takibinde yer alan birbirinden anlaşılmaz excel tabloları, düzenli tutulmayan defterler, ortadan kaybolan faturalar, veri girişi için harcanan onlarca saat; bu sürecin sıkıntılı geçmesine vesile olmaktadır. Hesap yapmak; bilhassa kendi
işinin patronu olan şahıslar için ayrıca zordur. Bu noktada, firmasının büyümesini isteyen girişimcilerin süreçleri doğru yönetebilme noktasında güçlü ön muhasebe bilgilerine sahip olması gerekmektedir.
Ön muhasebe işlemleri arasında fatura kesmek, cari hesap ve gelir gider takibi yapmak gibi zor ve vakit alan işlemler bulunmaktadır. Ancak, bu gibi ön muhasebe işlemleriyle vakit harcama zorunluluğu yoktur. Bı noktada, web tabanlı bir ön muhasebe programından destek almalısınız. Bu sayede, gelir gider takibi başta olmak üzere tüm bu işlemlere harcadığınız saatleri %80 oranında azaltma şansına sahip olacaksınız!
Web Tabanlı Ön Muhasebe Programından Nasıl Faydalanılır?
Web tabanlı ön muhasebe programından bilhassa fatura kesmek için faydalanmalısınız. Bulut tabanlı ön muhasebe programı sayesinde istediğiniz yerde faturalarınızı rahatlıkla oluşturabilirsiniz. Bu sayede, fatura kesmek için illaki ofise gitmenize gerek kalmaz. Masaüstü, dizüstü, tablet veya akıllı telefon gibi uygulamaların arasından istediğinizi tercih ederek faturalama işlemlerinizi iki dakikada halletme seçeneğine sahip olabilirsiniz. Bulut tabanlı ön muhasebe programları sayesinde söz konusu faturalama işlemleri yalnızca birkaç dakika içerisinde halledilecektir. Bulut tabanlı ön muhasebe programlarını kullanmak için yalnızca internet bağlantısına ihtiyaç duyacaksınız!
Online ön muhasebe programları sayesinde her şeyden önce hazır şablonlara bilgilerinizi girerek kısa zamanda faturalarınızı oluşturabilirsiniz. Buna ek olarak, faturalarınızı internet üzerinden kolaylıkla müşterilerinize aktarabilirsiniz. Doğru olup olmadığı konusunda teyit alabilirsiniz. Bunun dışında, faturalarınızı ister tek tek isterseniz de topluca yazdırabilirsiniz. Buna ek olarak, e-fatura veya e-arşive geçme fırsatınız bulunmaktadır. Fatura düzenleme ve kesme süreçleri; bu araçlar sayesinde kısa zamana inmektedir. Fatura kesme ve gönderme işlemleri için ekstra maliyetlerin altına girmenize gerek kalmaz. Faturaları fiziki olarak saklama derdinden de kurtulmuş olursunuz!
Gelir gider takibinin işletmeler adına olmazsa olmaz nitelik taşıdığını hatırlatmak gerekir. Gelir gider takibini düzenli olarak yapmayan bir firmanın gelişmesine imkan yoktur. Piyasa koşulları altında kısa zamanda silinip gidecektir. İşletme çalışanlarının maaş, prim ve avans gibi giderlerinin ve yine çalışanların şirket adına yapmış olduğu harcamaların sisteme girilmesi; gelir gider takibinin merkezini oluşturmaktadır. Ancak, bu verilerin sisteme girilmesi noktasında hiç kimsenin saatlerini harcamasına gerek yoktur. Bu noktada, işinize online ön muhasebe programı kesinlikle yarayacaktır. Bu programın kolay kullanım özellikleri sayesinde pratik ön muhasebe sistemine kısa zamanda geçilmektedir. Bu sistem; işletmelerin hem daha hızlı hem de daha pratik çalışmasına vesile olmaktadır. Ön muhasebe programının kullanıcı dostu arayüze sahip olduğunu vurgulamak mümkündür. Online ön muhasebe programları sayesinde istediğiniz yerden gelir ve gider girişleri yapabilirsiniz. Ayrıca, yalnızca tek tıkla, otomatik raporlar oluşturabilirsiniz. İsteyen girişimciler, ekiplerini firma hesabına dahil edebilirler.
Cari hesap takibi; işletmelerin büyümesi noktasında çok önem taşımaktadır. Bilhassa hangi müşterilerin işletmeye borcunun olduğu konusunda kesin kayıtlar oluşturulmalıdır. Bunun yanı sıra, işletme sahibinin vadesi gelen ödemeleri hakkında veya ödemesi gelen çekler hakkında bilgi sunan kayıtların var olması gerekmektedir. Tüm bu cari hesapların online ön muhasebe programı sayesinde rahat rahat kontrol altında tutulması mümkün olmaktadır. Ön muhasebe programları sayesinde yalnızca tek tıkla ve tek bir sayfada cari hesaplara ulaşılabilir. Bu sayede, işletmenin tüm tahsilatları, olabildiğince hızlı bir şekilde gerçekleşecektir. Ön muhasebe programları sayesinde işletmeler, ödemesi gelen müşterilerine hatırlatma yollama şansına sahip olurlar. Bunun yanı sıra, çeklerini yönetebilirler. Ayrıca, cari hesap mutabakatı yapabilirler. Banka ve hesap hareketlerinin kolay yoldan takip edilmesi söz konusu olacaktır. Farklı döviz türlerinde alım satım gibi işlemlerin yapılmasına olanak tanınmaktadır. Ayrıca, dileyen işletme sahipleri, müşterilerine özel indirimli fiyat listeleri gönderebilirler.
Online ön muhasebe programları sayesinde yapılabilecek diğer işlemlerden birisi raporlama olarak bilinmektedir. Birçok işletme sahibi; geçmiş yıllarda karmaşık verilerini saatlerce düzenleyerek karmaşık tablolara işlemekte ve bu sayede raporlar oluşturmaktaydı. Ancak, kullanımı oldukça kolay olan ön muhasebe programı sayesinde işletme sahipleri, diledikleri anda finansal analizlerini yapabilme şansına erişirler. Ön muhasebe programlarında hazır rapor şablonları bulunmaktadır. Hazır rapor şablonları sayesinde işletmeler, proje ya da bölge bazlı karlarını görüntüleyerek yatırımlarını yönlendirme şansına kavuşurlar. Bunun yanı sıra, bazı giderlerini azaltma şansına kavuşabilirler. Giderlerin işletme için tehlikeli olması noktasında işletmelerin önceden önlem alma şansı bulunacaktır. İşletmeler, indirilecek veya hesaplanacak KDV oranlarını istedikleri anda raporlayabilirler. Ayrıca, finansal raporlar sayesinde işletmelerin geleceğe dair nakit durumlarının görüntülenmesi söz konusu olmaktadır. Ön muhasebe programlarının raporlama özelliğini kullanarak ihtiyaç duyulan raporların yalnızca tek tuşla dışarı aktarılması söz konusudur.
Piyasada birçok online ön muhasebe programı bulunmaktadır. Bu programlardan herhangi birisinin kullanılması sayesinde işletme sahipleri; finansal işlemlerinde harcadıkları zamanı neredeyse %80 oranında azaltma şansına kavuşacaklardır. Günümüzde birçok işletme excel ve hata yapma oranı yüksek maliyet defterleri üzerinden gelir gider takibi yapmaktadır. Ancak, bu sistemlerin geçerlilik süresi çoktan dolmuştur. Online ön muhasebe programları sayesinde işletmelerin bireysel olarak ön muhasebeye harcadığı zaman bir hayli düşecektir.
Gelir Gider Takibi Nasıl Yapılmalı?
Bir işletmenin kurulmasının hemen ardından doğal olarak gelirler ve giderler meydana gelmeye başlayacaktır. Söz konusu gelir ve giderler vakit kaybetmeden takibe alınmalıdır. Gelir gider takibi; işletmenin huzuru adına titizlikle yapılması gereken bir eylemdir. Bu bağlamda, analizlerin doğru olarak yapılması şarttır. Gelir gider takibinin düzenli olarak yapılmadığı hallerde işletmenin kısa ve uzun vadedeki hedefleri aksayacaktır. Buna ek olarak, birtakım yasal sıkıntılar yaşanabilir. Her işletme; kar etmek için kurulmaktadır. Bu bağlamda, gerçek ve net kazancın belirlenmesi için giderlerin toplam brüt kazançtan düşürülmesi gerekmektedir. Bu konuda yukarıda da bahsettiğimiz online ön muhasebe programlarından destek alınmalıdır.
Giderler; muhasebe kayıtlarından takip edilebilmektedir. Bunun yanı sıra, bütçeleme sayesinde yapılması kesin olan giderlerin hesaplanması sonucu elde edilmektedir. Bütçeleme yapılırken vergi ve harç gibi resmi olarak yapılması gereken giderlerin yaklaşık olarak hesaplanması gerekmektedir. Ayrıca, personel giderleri başta olmak üzere kira ve fatura gibi sabit giderlerin aylık ortalama olarak hesaplanmasına çalışılmalıdır. Bunun dışındaki sabit giderlerin bütçeye eklenmesi ve sonuç olarak giderler hesabının yaklaşık olarak bulunması gerekmektedir.
Gelirlerin hesaplanmasında da benzer yöntem izlenmektedir. İşletmenin yaptığı işler, aldığı siparişler ve yapması muhtemel işlerden elde edeceği tutarların hesaplanarak bütçeye eklenmesi gerekmektedir. Sonuç olarak, gelir ve gider arasındaki farklar net olarak incelenmelidir. Bu bağlamda, her işletme, kendisine özgü hedefler oluşturmalıdır. Hedeflerin hayata geçmesinde gelir ve gider hesaplamalarının doğru yapılması gerekmektedir. Bu noktada, gelir gider takibi önem kazanmaktadır. Hedeflerin gerçekleşmesi için gereksiz giderlerin iptal edilmesi şarttır. Buna ek olarak, fazla gözüken giderlerin incelenmesi gerekir. Bu tip giderlerin düşürülme şartı olduğu takdirde düşürülmesine çalışılmalıdır. Çünkü, ancak bu şekilde, bir işletmenin büyümesi, kar etmesi ve zarardan uzaklaşması mümkün olacaktır.
İşletmenin gelir ve giderleri; bilhassa finans departmanları tarafından sürekli olarak kayıt altına alınmaktadır. Söz konusu kayıtlardan raporlar meydana getirilmektedir. Kayıtların işleme alınması sırasında dönemsellik ilkesi ön planda tutulmalıdır. Bir başka deyişle, tarihler, düzenli olarak girilmelidir. Kayıtların zamanında girilmesi sayesinde aylık planlamalar daha kolay bir şekilde yapılacaktır. Gelir gider hesabı; aylık bazda doğru olarak analiz edilecektir. Bunun dışında, kayıtların işleme alındıkları aya göre kayda alınması şartı bulunmaktadır. Gelir gider takibinin iç kontrol ile denetime tabi tutulması gerekmektedir. Bunun sebebi, belirli gelir gider kalemlerinde sorun yaşanmasının önüne geçilmek istenmesidir. İşletmenin yapmış olduğu işlemler kontrol altında tutulmalıdır. Bilhassa giderlerin yoğun bir denetime tabi tutulması gerekir. Aksi takdirde, giderler, kendisi için belirlenen bütçeyi aşacaktır. Bu durum, işletmenin hedeflediği kar oranının olumsuz etkilenmesini sağlayan bir unsur olarak dikkat çekmektedir. Bu bağlamda, iç kontrol; çok önemli bir gerekliliktir.
Gelir Gider Takibinde Verilerin Önemi
Gelir gider verilerinin sisteme doğru şekilde girilmesi ve raporlanması; bir işletme açısından büyük önem taşımaktadır. Gelir gider hesapları verimli olduğu takdirde nakit akışının derlenmesi ve beklentilerin en iyi şekilde karşılanması söz konusu olacaktır. Gelir gider tablolarının doğru şekilde oluşturulması için çok sayıda verinin doğru şekilde ve sürekli olarak girilmesi gerekmektedir. Her işletmenin birtakım sabit giderleri bulunmaktadır. Kredi ödemeleri, taksitler ve birtakım işlemlerin sürekli tekrarlayan nitelikleri vardır. Bu işlemlerin uzun süreler aldığını söylemek mümkündür. Fakat, gelir gider tablolarının oluşturulması için bu işlemlerin düzenli olarak yapılması şarttır. Abonelik özellikli işlemlerin bu tip işlemler arasında bulunduğunu söylemek gerekir. Örneğin, her ay aboneliğin aynı şekilde ödenmesi ve işlenmesi gerekmektedir.
Bahsettiğimiz noktada ön muhasebe programlarının önemi ortaya çıkmaktadır. Ön muhasebe programlarında bu tip işlemler için oluşturulmuş şablonlar bulunmaktadır. Her ay veya belirli dönemlerde tekrarlayan ödemelerin bu şablonlara kaydedilmesi mümkündür. Bu şablonlar sayesinde işletme sahiplerinin zamandan tasarruf etmesi söz konusu olacaktır. Bunun yanı sıra, ön muhasebe programlarını kullanarak düzenli olarak gelen ve aynı tutarda olan gelirler için de benzer işlemlerden yararlanmak söz konusu olabilir. Kira gelirleri, nakit satışlar, kredi kartı taksitli satışlar konusunda bu tip şablonların verimli olduğuna değinmek gerekir. Ön muhasebe programı vasıtasıyla yapılan bu işlemlerin işletme sahiplerinin elini oldukça rahatlatacağı bilinmektedir.
Ön muhasebe programlarında hatırlatmalar ve uygulamalar kısmı; kullanıcıların oldukça işine yaramaktadır. Bu özellikler sayesinde bilhassa veri giriş çıkışları çok daha kolay bir şekilde yapılabilmektedir. Gelir gider tabloları; güncel bir şekilde hızlıca hazırlanmış olmaktadır. Hatırlatma ve alarm etkinliklerinin ödemelerin günü gelmeden hatırlatılmasında oldukça önemli olduğunu söylemek gerekir. Kullanıcıya hem kendi hem de müşterilerinin yapması gereken ödemeler; mail yoluyla hatırlatılmaktadır. Ayrıca, ekran üzerinden de hatırlatılmalar yapılmaktadır. Kullanıcılar; alacak takiplerini veya düzenli ödemelerini bu sayede yapabilirler.
Ön muhasebe programları; günümüz teknolojik şartlarında birçok şirket için vazgeçilmez konumdadır. Şirket bünyesindeki verilerin depolanması ve takip edilmesi; ön muhasebe programları sayesinde mümkün olmaktadır. Ufak bir sunucu sayesinde şirketin bilgilerinin kaybolmasının önüne geçilmektedir. Şirketler, yıl bazında kar ve zarar oranlarını takip edebilirler. Buna ek olarak, ön muhasebe programları her yılın kendi içerisinde karşılaştırılmasını mümkün kılmaktadır.