Stok takibi; bir işletmenin başarılı olmasını sağlayan temel unsurlar arasında bulunmaktadır. İşletme sahibi veya girişimci için en önemli noktalardan birisi; sahip olduğu işletmenin veya girişimin gelir gider durumunu kontrol altında tutmaktır. Gelir gider durumunun kontrol edilmesi kağıt üzerinde kolay gözükmektedir. Ancak, iş uygulamaya geldiğinde aynı kolaylığın olmadığını rahatlıkla söyleyebiliriz. Her işletmenin sahip olduğu genel giderler bulunmaktadır. Bunun yanı sıra, işletmelerin satışlardan elde ettiği birtakım gelirler mevcuttur. Hem gelir hem de giderlerin ölçülmesi adına iyi bir takip mekanizmasının ve yazılım desteğinin aynı anda bulunması gerekmektedir. Bunun için stok takibi ve envanter yöntemleri hakkında detaylı bilgi sahibi olmak şarttır. Ancak bu şekilde, kar- zarar hesaplamalarında hata yapma şansı ortadan kalkacaktır.
Stok Kontrol Yöntemleri
Kar ve zararın tespit edilmesinde işletme sahiplerini en çok zorlayan konu hiç şüphesiz satılan ürünün birim maliyetini hesaplamaktır. Maliyet hesaplamasının etkin bir şekilde yapılması noktasında stok takibinin çok önemli bir yeri olduğunu vurgulamak gerekir. Bunu bir örnekle açıklayabiliriz. Büyük beden kadın giyim ürünleri satışı yapan bir mağazanız olduğunu varsayalım. İşletme sahibi, ne kadarlık satış yaptığını müşteriler için düzenlemiş olduğu faturalardan ve yazarkasa kayıtlarından takip etme şansına sahiptir. Bunun yanı sıra, mağazanın kira bedeli, elektrik giderleri, işçilik maliyetleri ve diğer maliyetlerin takibi de kolaylıkla yapılabilir. Ancak, burada işletme sahibini zorlayacak tek konu; satılan ürünlerin maliyetini bulmak olacaktır. Bu noktada, mağazada satılmak üzere alınan her bir ürün, satılana kadar maliyet olarak hesaplanmaz. Stok kaleminde bulunmaktadır. Maliyet hesaplamanın iki yöntemi bulunmaktadır. Söz konusu yöntemler aralıklı envanter yöntemi ve sürekli envanter yöntemi olarak bilinmektedir.
Aralıklı Envanter Yöntemi
Aralıklı envanter yöntemi; alışılagelmişin dışında bir yol izlemektedir. Buna göre, satılan ticari malların maliyeti; dönem sonunda toplu olarak hesaplanmaktadır. Aralıklı envanter yöntemi; genellikle küçük hacimli işletmeler tarafından tercih edilmektedir. Bazı işletmelerin çok sayıda ve çeşidi fazla olan ürünleri alıp satması söz konusudur. Bu tip işletmeler arasında eczane, market ve tekstil mağazaları bulunmaktadır. Ancak, aralıklı envanter yöntemini uygulamak isteyenlerin dönem sonlarında stok tutarlarını tespit etmiş olması gerekmektedir. Büyük beden kadın giyim mağazası üzerinden örnek verecek olursak;
– Dönem başı mal mevcudu: 20 bin TL
– Dönem içerisindeki mal alışları: 10 bin TL
– Dönem sonundaki mal mevcudu: 5 bin TL
– Satılan malların maliyeti: 20 bin TL
olarak kabul edilsin. Bu noktada, satılan malların maliyeti; gider kalemi olarak kar- zarar kısmına ilave edilmektedir. Bu sayede, işletmenin net karı hesap edilmektedir. Ancak, bu noktada, işletme sahiplerinin hata yaptığından bahsetmek gerekir. Birçok işletmeci, satılan malların maliyetini hesaplamaktan çok mal alışlarını gider kalemine eklemektedir. Fakat, işletmenin elindeki malın henüz satılmamasından mütevellit bir gider olarak yazılması mümkün değildir. Mal alışları; işletmedeki varlık kalemi olarak bilinmektedir. Ancak satıldığı zaman maliyeti ve gider oluşmaktadır.
Sürekli Envanter Yöntemi
Sürekli envanter yönteminde işletme sahibinin her satıştan sonra sattığı ürünün kendisine olan maliyetini gider olarak hesaplaması söz konusudur. Bir başka deyişle, aynı anda hem satış hem de maliyet kaydı tutulmaktadır. Sürekli envanter yöntemi; büyük hacimli işletmeler tarafından tercih edilmektedir. Bilhassa satılan malların sayılmasının kolay olduğu işletmeler için uygun bir yöntem olduğunu ifade etmek gerekir. Bu tip işletmelere örnek olarak, mobilya ve beyaz eşya dükkanlarını verebiliriz. Büyük beden kadın giyim mağazası örneği üzerinden hareket edecek olursak, mağaza sahibinin her satış işleminin ardından hangi ürünün ne kadar satıldığını hesaplaması ve satılan ürünün maliyetinin ne olduğunu bulması gerekmektedir. Bu noktada, satılan her ürünün maliyetinin bir gider olarak kar- zarar hesabının zarar kısmına eklenmesi şarttır.
Kar- Zarar Hesabının Yapılmasında Dikkat Edilmesi Gereken Unsurlar
İşletme sahiplerinin kar zarar hesaplarının hem daha iyi hem de yasal uygunluk bakımından yapılması noktasında her dönem sonunda mutlaka stok sayımı yapılmalıdır. Ayrıca, stok sayımlarının not edilmesi şarttır. Üç ayda bir geçici vergi beyannamesinde işletmenin kazancının doğru olarak tespit edilmesi için her çeyrek sonunda mutlaka stok sayımı yapılmalıdır. Bu bağlamda, tespit edilen stok bilgisinin işletmenin muhasebecisiyle doğrudan paylaşılması şartı bulunmaktadır. Stok tespitinin kesin olarak yapılması gereken tarihler; 31 Mart, 30 Haziran, 30 Eylül ve 31 Aralık olarak bilinmektedir. İsteyenler stok sayımını her ay veya her hafta yapabilirler. Kısa aralıklarla yapılan stok sayımlarının stok takibini oldukça kolay hale getireceği aşikardır. Ancak, her işletmenin ihtiyaç duyduğu envanter yöntemi farklı olacaktır. Bu bağlamda, işletme sahiplerinin mali müşavirleriyle görüşerek işletmeleri için en uygun envanter yöntemini tespit etmesi gerekmektedir.
Stok Takibi Neden Önemlidir?
Stok takibinin kar zarar hesabı yapılmasında oldukça önemli olduğundan bahsettik. Buna ek olarak, stok takibinin yapılması sayesinde kar zarar hesabını doğrudan veya dolaylı olarak etkileyen başka faktörler de bulunmaktadır. İşletmelerde ürün çeşitlerinin artmasına paralel olarak emtia stok çeşitlenmesi artış göstermektedir. Bu noktada, envanter önem kazanmaktadır. Bir başka deyişle, ayrı bir envanter gerekli olmaktadır. Envanter yönetim sistemleri sayesinde faaliyet süreçleri incelenmektedir. Stok takibi sırasında kayıtlı stok miktarları ve stok sayım değerleri teyit edilmektedir. Bu noktada, gerçek değerler ile kayıtlı değerlerin tespit edildiğini belirtmek gerekir. Stok takibi sayesinde yönetim süreçleriyle ilgili oluşması muhtemel risklerin önüne geçilmektedir. Ayrıca, var olan risklerin değerlendirilmesi yapılmakla beraber riske dair değerlendirme çalışmaları öne çıkarılmaktadır.
Stok takibinde optimum stok seviyeleri ve fiziki stok durumları arasında kesin bir uyum olmalıdır. Söz konusu uyumun var olup olmadığı incelenir. Ayrıca, stokların en düşük maliyetlerle oluşturulup oluşturulmadığına bakılmaktadır. Stoklardaki tutarsızlıklar araştırılmaktadır. Tedarik, depolama ve sevkiyat gibi stok takibine dair tüm süreçlerin incelemeden geçirilmesi söz konusu olmaktadır. Stok maliyet yöntemleri başta olmak üzere sınıflandırılmaları, kayıtlı değerleri, stok değer düşüklüğünün oluşma sebepleri, stoklar üzerinde ipotek olup olmadığı, verilmiş teminatların varlığı, stokların toplam sigorta değerleri ile alakalı çalışmalar yapılmaktadır.
Stok takibinde gerçek stok ile kaydi stok arasında tutarsızlıklar olduğu takdirde bu durumun sebepleri araştırılmaktadır. Bazı durumlarda suistimaller gündeme gelmektedir. İşletme adına oldukça önemli bir konu olan suistimallerin varlığı hakkında detaylı araştırmalar yapılmalıdır. Bunun yanı sıra, finansal raporlardaki stok değerleri ve gerçek değerler arasında birtakım sanal farklılıklar oluşabilmektedir. Stoklardaki ürünlerin güncel değerleri ile değer düşüklükleri arasındaki sebepler araştırılmaktadır. Buna ek olarak, stoklardaki ürünlerin son kullanma tarihlerine bakılmalıdır. Tüketim ve depo ömürleri kontrol edilmelidir. Stok mal peşin veya vadeli nakit durumları, öncelikli kullanım durumları gibi unsurlar gözden geçirilmelidir.
Sonuç olarak, yukarıda bahsettimiz her unsur, işletmenin kar ve zarar tespitinde doğrudan etkili olmaktadır. Stok denetimi; bir işletme için hayati önem taşımaktadır. Bunun sebebi, her ne kadar hiçbir işletme kendisine yakıştırmasa da hileli yollarla hırsızlık durumlarının ve suistimal yapılma ihtimallerinin bulunmasıdır. Bu ihtimallerin yüksek olduğu ürünlerin bulunduğu stoklardaki stok takibinin özen gösterilerek yapılması şarttır. Denetim sırasında bu gibi durumlara öncelik verilmelidir. Günümüzde birçok işletme, stok denetimsizliğinden dolayı, tahmin edemeyeceği zararlar ile karşılaşmaktadır.
Stok Takip Sistemi Kullanmanın Faydaları
Stok takip sistemi kullandığınız takdirde her şeyden önce işletmenizin kar ve zarar hesaplarını hem usulüne göre hem de sağlıklı bir şekilde yapmış olursunuz. Bu durumun bir işletmenin ne kadar başarılı olacağı hakkında belirleyici olduğunu söylemek mümkündür. Stok takip sistemlerinin en büyük avantajı; hiç şüphesiz, stok takip süreçlerini kolay hale getirmesi ve bu iş için yapılan masrafların azaltılmasını sağlamasıdır. Bunun yanı sıra, stok takip sistemi kullanmanın birtakım zorluklarından bahsetmek gerekir. Örneğin, stok seviyesi; talebe ve takibe göre değişkenlik göstermektedir. Bu noktada, stok seviyesini istenilen düzeyde tutmak kolay bir iş değildir. Ancak, piyasada bulunan ve tek işlevi stok takibi yapmak olan birtakım yazılımlar sayesinde işletmenin hem etkinliğini hem de karlılık seviyesini arttırmak söz konusu olmaktadır. Ancak, işletmenizin özelliğine göre tek işlevli stok takip sistemlerinin faydalı olmayabileceğini de hatırlatmak gerekir.
Stok takip sistemlerini yazılımlar aracılığıyla otomatik hale getirmelisiniz. Bu sayede, söz konusu süreci çok daha verimli ve başarılı bir şekilde geçirebilirsiniz. Ayrıca, hata yapma şansınız bulunmayacaktır. Çünkü, listeler, otomatik olarak güncellenecektir. Manuel girişlerden kaynaklanması muhtemel hataların olmayacağını vurgulamak gerekir. Ayrıca, otomatik stok takip sistemi sayesinde işletmenin masrafları azalacaktır. Bir başka deyişle, kar maksimizasyonu gerçekleşmiş olacaktır.
E-ticaret sektöründe faaliyet gösteren firmalar için günlük aktivitelerin kayıt edilmesi; oldukça zor ve uzun süren bir iş olmaktadır. Stok takibi için saatler harcanması söz konusudur. Ancak, stok takip sistemleri sayesinde tüm aktiviteler, online olarak kaydedilecektir. Bu durum, işletmelerin üretkenliğinin artmasını sağlayacaktır. Buna ek olarak, işletmeler, işlerini büyütme fırsatına sahip olacaktır. Buna ek olarak, stok takip sistemlerinde bulunan aynı yönetim paneli üzerinden stoklarla alakalı tüm işlemlerin yapılması mümkün olacaktır.
Stok takip sistemleri; diğer e-ticaret platformlarından veya işletmenin kendi internet sitesinde yapılan satışların senkronize olmasını sağlayacaktır. Bu sayede, stok üstü satış gibi risklerin önüne geçilecektir. İşletmenin yapmış olduğu satışlara göre ürünlerin stoklardan otomatik olarak düşmesi mümkün olacaktır. Stok takip sistemleri sayesinde stoklarınızı doğru seviyede tutmayı başarabilirsiniz. Günümüzde birçok işletme bu sorunu yaşamaktadır. Stokların düşük seviyede tutulması halinde işletmenin ürün stokları doğal olarak kısa zamanda tükenecektir. Bu durum, işletmenin daimi müşterileri tarafından olumsuz olarak karşılanır. İşletme, en basit tabirle, itibar kaybı yaşayacaktır. Bunun dışında, aşırı stok düzenine sahip olmak, işletmenin depolama maliyetini arttıracaktır. Bu iki durumun bir işletmenin asla istemeyeceği durumlar olduğunu vurgulamak gerekir. Ancak, online stok takip özelliğine sahip olan yazılımlar sayesinde bu durum ortadan kalkacaktır. Bu yazılımlar sayesinde stoklar optimum seviyede tutulacaktır. Buna ek olarak, stok takip yazılımları, işletme sahiplerine otomatik raporlar göndermektedir. Bu sayede, işletme sahiplerinin gelecekteki satışlara dair doğru tahminler yapması mümkün olacaktır.
Küçük işletme sahipleri için stok takip yazılımları ayrı bir önem taşımaktadır. Çünkü, tek işlevi stok takip yapmak olan programlar için bütçe ayrılması çok mümkün olmamaktadır. Ancak, online stok takip özelliği bulunan muhasebe yazılımlarının kullanılması küçük işletmeler için doğru bir tercih olabilir. Bu tip programların daha uygun fiyatlı olduğunu söylemek mümkündür. Kısaca özetlemek gerekirse; stok takip programı kullanarak stok takibi ve yönetimi yaptığınız takdirde karlılık oranınız kısa zamanda artacaktır.
Aşağıdaki videolar sayesinde excelde stok takibinin nasıl yapılacağını detaylı olarak öğrenebilirsiniz.
https://www.youtube.com/watch?v=K_pnNhdbf_o
https://www.youtube.com/watch?v=V9PvQpEbuQo ( ücretsiz stok takip programı)