Muhasebe Yazılımı Seçerken Bu 5 Kritere Dikkat
Son yıllarda bilgi teknolojide büyük gelişmeler olmuştur. Bu gelişmelerden dolayı birçok programlarda da değişimler olmuştur. Bu değişimler de muhasebe programları da nasibi almıştır. Alışıla gelmiş muhasebe programlarının yerini online muhasebe programları almıştır. Online muhasebe programları içerikleri sürekli yenilendiği, her an her yerde ulaşılabilen, bilgilerin işlenip ve depolanması ve raporlanması çok hızlı olduğu için işletmeler tarafından kullanımları hızla artmıştır. Online muhasebe programlarıyla işletmeler kendileri için büyük bir yük olan ve ciddiyetle yapılması gereken yedekleme, veri bakımı, sürüm güncelleme gibi işlemleri yapmaları gerekmiyor. İşletmeler online muhasebe programlarını kiralayabilmektedirler. Bu sayede işletmeler geniş içeriğe sahip, eşdeğer programı daha düşük bir maliyetle kullanabilmektedirler. Bu sayede işletmeler yazılım ve donanım programlarına ayırdıkları bütçeyi diğer ihtiyaçlarını gidermek için kullanmaktadırlar. Peki son yıllarda kullanımı yaygınlaşan online muhasebe uygulamalarını seçerken nelere dikkat edilmelidir. Alt başlıklar altında ele alalım.
Online Muhasebe Programı Seçerken Dikkat Edilmesi Gereken Beş Kriter
1. Programın İçeriği Firmanın Ticari Hayatına Uygun mu?
Online muhasebe programlarının işlemleri sadece fatura kesme ve tahsilat gibi işlemlerle sınırlı kalmaktadır. Oysa kullanılan uygulama firmanın karşılaşabileceği tüm sorunlara çözüm bulmalıdır. İş hayatında çoğu tahsilat çek ile yapılmaktadır. Alınan çek kullanılan programa kaydedilmektedir. Eğer kullanılan program iş süreçlerinin tamamına çözüm bulamıyorsa kaydedilen çekin başka cirolara aktarılabilme gibi sorunlar ortaya çıkmaktadır. Bu nedenle buna benzer sorunlar yaşamamak için kullanılan programın tüm iş süreçlerinin tamamına çözüm olup olmayacağı kesinlikle kontrol edilmelidir.
2. Verilen Destek Hizmeti Yeterli midir?
Müşteri memnuniyetinin yolu kaliteli bir destek hizmetinden geçmektedir. Kiralama programlarında müşteri kaybına neden olmamak için birinci elden kaliteli destek verilmektedir. Her ne kadarda birinci elden ve kaliteli bir destek alınsa da oluşabilecek sorunlara hızlı bir çözüm bulabilmek için sistemin online canlı destek servisi var mı? Sorunlarla karşılaşıldığında online canlı destek servisine bağlanıldığında ve gönderilen e postalara hızlı bir şekilde ve tatmin edici bir cevap veriliyor mu? Destek veren kişi konu hakkında yeterli mi? Destek veren operatör tecrübeli mi ve işinizi geliştirmenizi sağlayacak tavsiyelerde bulanabilecek bilgi ve donanıma sahip mi?
Gibi soruların cevaplarına emin olmalıdır
3. Uygulamayı Kullanacak Kişinin Eğitimi Yeterli midir?
Uygulamayı kullanmadan önce kullanacak kişinin aklında olan uygulama hakkında ki tüm sorulara cevap verebilmesi için yeterli bir eğitim almalıdır. İşe alınan yeni personellere de uygulamayı iyi öğretebilmek için kaliteli bir eğitim alınmalıdır. İyi ve kaliteli eğitim için uygulamayı geliştiren ekipten alınmalıdır.
4. Kullanıcı Talepleri Hızlıca Tamamlanıp Sisteme Dahil Ediliyor mu?
Her firmanın kendine has bir iş yapısı ve iş işleyişi vardır. Uygulamayı kullanırken verimin artması ve iş akışının hızlanması için gerekli taleplerin iletilebilmesi gerektir. Bu nedenle talep edilen istekler daha sonra iş akışında sorunlar yaşamamak ve işleyişin kabusa dönüşmemesi için tüm bilgisayar ve tabletlerde güncellenmelidir.
5. Uygulamalara Tüm Cihazlarda Ulaşılabiliyor mu?
Artık çoğu işlem ofis dışında da akıllı telefonlardan yapılabilmektedir. İşletmelerin gün sonu işlem bilgileri, stok durumları cari bakiye ve ekstre raporları günümüzde akıllı telefonlarda yapabiliyor. Ayrıca müşteri memnuniyeti sağlamak için müşterinizin yanında bir teklif oluşturup cari ekstresini cepten mail olarak anında gönderilmektedir. Böylece hızlı bir şekilde hızlı bir hizmet vermiş olunmaktadır. Ve bunun sonunca müşterinizin gözünde prestijiniz de artacaktır. Müşteri memnuniyetini sağlamak ve işlerinizi ofis dışında da yapabilmek için uygulamalara her cihazdan ulaşılabilmeli ve uygulama işlemlerinizde sorun yaşatmamalıdır. Günümüz de firmalar sonuç olarak online muhasebe programı ya da erp programı kullanmaya başladıkları için işlerini ofis dışında hızlı şekilde yapabilmektedirler. Bu programlar sayesinde müşteri memnuniyeti sağlanmaktadır. Ve firmalar bu programlar sayesinde müşterilerin taleplerini hızlı bir şekilde yerine getirdikleri için firmanın müşterinin gözünde prestiji de artmaktadır.
