Kaizen Nedir? Kaizen tekniği nedir?

Kaizen, değişim anlamına gelen “Kai” ve daha iyi anlamına gelen “Zen” kelimelerini birleştirerek sürekli gelişmeyi ifade eden Japonca bir terim olarak karşımıza çıkmaktadır. Toyota’nın İkinci Dünya Savaşı’ndan sonra üretim sürecinde ilk kez kullandığı “Kalite Çemberi”, Kaizen tekniğinin başladığı yerdir. Amacı, üretim sürecinde az fakat tutarlı ve sürekli olarak iyileştirmeler yaparak bu süreci iyileştirip maksimum fayda sağlamaktır.

Bu stratejiyi tasarlayan ve bilimsel olarak doğrulayan insan Masaaki Imai, onu hem profesyonel hem de kişisel yaşamda kullanmanın başarıya yol açtığını düşünüyor. Artık konuyla ilgili temel bir anlayışa sahip olduğumuza göre, Kaizen Tekniği ve İlkelerini daha derinlemesine inceleyerek konuya olan bakışımızı geliştirebiliriz.

-Kaizen sürece güvenir ve çoğu durumu zamana yayarak çalışma ortamını iyileştirir.

-Kalite kontrol, tam zamanında teslimat, standartlaştırılmış çalışma, verimli ekipman kullanımı ve israfın ortadan kaldırılması, Kaizen’de uygulanan küçük ayarlamalara örnektir.

-Değişim herhangi bir çalışandan her an gelebilir ve yavaş ilerlemek zorunda değildir, ancak Kaizen, yapılan küçük ayarlamaların bile gelecekte büyük bir etkisi olabileceğini önerir.

 

Kaizen’i anlamak

Kalite kontrol, tam zamanında teslimat, standartlaştırılmış çalışma, verimli ekipman kullanımı ve israfın ortadan kaldırılması Kaizen felsefesinin temel hedefleridir. Kaizen’in genel amacı, bir şirketin performansını iyileştirmek için zaman içinde küçük değişiklikler yapmaktır. Herhangi bir çalışan, her an bu şekilde iyileştirmeler yapabilir. Konsept, herkesin şirketin başarısında pay sahibi olması ve iş modelini her zaman iyileştirmeye çalışması gerektiğidir.

Kaizen kavramı birçok işletme tarafından benimsenmiştir. Örneğin Toyota, Kaizen ilkesini takip eder ve bunu temel değerlerinden biri olarak görür. Toyota, tüm çalışanlarını üretim sistemi içinde iyileştirme alanlarını keşfetmeye ve uygulanabilir çözümler geliştirmeye teşvik eder ve başarısını bu şekilde sağlar.

 

Kaizen tekniği nedir?

Basitçe ifade etmek gerekirse, Kaizen tekniği, zaman içinde küçük, artan iyileştirmelerin büyük değişime katkıda bulunduğu öncülüğüne dayanır. Büyük hedefleri, sürekli uygulanabilecek küçük gelişim adımlarına bölen ve uygulayan bu ideoloji sayesinde büyük işler başarılabilir.

Toyota’nın İkinci Dünya Savaşı sırasında üretim sürecinde ilk kez kullandığı “Kalite Çemberi”, Kaizen yolculuğunu başlatmıştır. Kalite çemberi, işyerindeki sorunları tespit etmek, analiz etmek ve çözmek için düzenli olarak bir araya gelen aynı veya benzer işleri yapan bir grup çalışandır. İkinci Dünya Savaşı’ndan sonra ülkeyi ziyaret eden Amerikalı işletme ve kalite yönetimi öğretmenleri bu yeni fikri teşvik etmiştir.

İlk kez 1950’lerde Japonya’da popülerlik kazanan Kaizen grupları, Masaaki Imai’nin tekniği keşfetmesi sayesinde uluslararası tanınırlık kazanmıştır. Masaaki Imai (1930 doğumlu), kalite yönetimi, özellikle de Kaizen konusundaki çalışmaları ile tanınan bir Japon organizasyon teorisyeni ve yönetim danışmanıdır. Batı şirketlerinin Kaizen yöntemlerini ve teknolojilerini benimsemelerine destek olmak için 1985 tarihinde Kaizen Enstitüsü Danışma Grubu kurulmuştur. Kaizen işçi katılım programları ve grupları günümüzde hala kullanılmaktadır.

Japonya’daki Toyota üretim tesislerini ziyaret eden ABD’li öğretmenler, şirketin yaratıcılığını yönlendiren hümanist bir zihniyet ortaya çıkardı. İnsanları motive etmek, şirket operasyonlarını kolaylaştırmak, prosedürleri işlevsel hale getirmek ve süreçleri basitleştirmek bu ideolojinin bir parçasıydı. Toyota, çalışanları hatalar için cezalandırmak yerine onları bir öğrenme fırsatı olarak görür, onları israfın nasıl ortadan kaldırılacağı ve üretim verimliliğinin nasıl iyileştirileceği konusunda yönetime öneriler sunmaya teşvik eder. Tamamen geliştirmek istediğiniz bir konu veya göreve odaklanarak ve ardından her gün tekrarlayarak 1 dakika çalışmanıza olanak sağlayan Kaizen tekniği, herhangi bir üretim alanına uygulanabilir.

Kaizen tekniğinin gereksinimleri nedir?

Kaizen felsefesi, mükemmellik diye bir şeyin olmadığını ve her şeyin geliştirilebileceğini iddia eder. İnsanlar sürekli olarak adapte olmaya ve yenilik yapmaya çalışmalıdır. Kaizen’in temel fikri, belirli işleri ve faaliyetleri yürüten kişilerin onlar hakkında en bilgili kişiler olduğudur; onları iyileştirme sürecine dahil etmek en iyi yöntemdir. Gereksinim olarak bakıldığında ise bu ana hedef üstünden harekete geçmek en önemli unsur olabilir.

-Sorun, küçük bir kapsam ve karmaşıklıkla acil olmalıdır.

-Para harcamadan önce yaratıcı çözümler aramak gerekir.

-Zorlukların temeline ulaşmak için mümkün olduğunca çok soru ve sebep sormalısınız.

-İdeal olanı bulmaya çalışmak yerine iyi çözümler kullanmalısınız.

-Bir planın ancak uygulanabiliyorsa mükemmel olduğunu ve bir stratejinin ancak başarı garanti edildiğinde işe yarayacağını bilmelisiniz.

-Kaizen, sürekli iyileştirme kültürü oluşturmak için proje sonunda da kullanılabilir.

Konuyu ve hedefi tanımlayın Asıl mesele nedir ve amaç nedir? Hedefi mümkün -olduğunca spesifik hale getirin.

-Gerçekleri düşünün. Bir değer akış haritası, süreci görselleştirmenize yardımcı olabilir.

-Sorunun net bir resmini oluşturmak için bilgi toplayın. Verileri inceleyin. Bunun nedenlerini düşünün. Olabildiğince çok soru sorun.

-Nedenlerde ayarlamalar yapın.

-Geliştirmelerin bir listesini yapın ve değişiklikleri uygulayın.

 

Kaizen tekniğinin temel ilkeleri nelerdir?

Kaizen tekniğinin temel ilkeleri, verimlilik, kalite ve iş güvenliğinden ödün vermeden müşteri memnuniyetini eksiksiz bir şekilde sürdürmeye odaklanmaktadır.

-Her zaman kalite ve iş yeri güvenliğini ön planda tutun.

-Yaptıklarınız her zaman bilimsel kanıtlarla desteklenmelidir.

-Yerinde gözlem ile problem uygun şekilde tanımlanmalıdır.

-Sorunun temel nedenleri araştırılmalıdır.

Kaizen tekniğinin avantajları nelerdir?

• Değer katmayan işler elenir.
• Zararlı çevresel israfların tümü azalır.
• Daha az enerji, su ve hammadde kullanarak tasarruf sağlanır.
• Çalışma ortamı iyileştirilir.
• Bireysel gelişime ve ekip çalışmasına izin vererek çalışan iletişimi geliştirilir.
• Yöneticilerin rollerini ve sorumluluklarını ve ayrıca nasıl çalıştıkları iyileştirilir.
• Maliyet odaklı düşünerek, problem çözme yeteneklerinin geliştirilmesine yardımcı olunur.

Kaizen tekniği günlük yaşamda nasıl kullanılır?

Enerji ve zamanınızı nerede boşa harcadığınızı belirleyin

Azaltılmış israf, Kaizen’in temel ilkelerinden biridir. Boş yere kürek çekmek böyle olur. Verimliliği artırmanın sırrı, yapılan şeyi çok yapmak yerine daha azını yapmak fakat bunu tutarlı bir şekilde yapmaktır. 

Birkaç hafta boyunca, yaptığınız her görevi ve bunun için harcanan zamanı takip edin. Bu bilgiyi topladıktan sonra, her bir görevin gerçekten önemli olup olmadığını düşünün. Bir işin hayati öneme sahip olduğunu belirlerseniz, daha iyi veya daha hızlı yürütmek için yollar ararsınız. Örneğin, düzenli olarak belirli raporlar veya e-postalar yazıyorsanız, zamandan ve emekten tasarruf etmek için bir şablon geliştirebilirsiniz.

Verimliliğinizi artırmak için yapabileceğiniz basit değişiklikleri düşünün

İyileştirme alanlarını belirledikten sonra, mütevazı işler ve küçük eylemlerle değişmeye veya ilerlemeye başlamak en iyisidir. Küçükten başlamayı düşünün. Doğal arzumuz büyük olmaktır. Bir an önce gideceğimiz yere gitmemiz istenir. Sabırsızlanabiliriz, hemen olmasa da bir hafta veya bir ay içinde sonuç bekleyebiliriz. Ancak, zamanla artan büyümenin gücünü ve sağladığı itici gücü düşündüğünüzde, küçük bir başlangıcın ne kadar kritik olduğunu anlayacaksınız.

Örneğin, işyerinde daha fazla çalışmak için öğle yemeğini atlamak istemiyorsanız, bunun gerçekleşmesi için neler yapabileceğinizi düşünün. Örneğin, her sabah işe 10 dakika erken gelmek sorunu çözebilir. Acele etmemenizi veya ara vermenizi hatırlatmak için telefonunuzu alarm kurmak için kullanabilirsiniz.

Neyin işe yaradığını ve nelerin geliştirilebileceğini düşünmek için zaman ayırın

Meşgul olduğumuzda neyin işe yarayıp neyin yaramadığını incelemek için zaman ayırmayız. Ancak, Kaizen tekniği için, özellikle bir sürtünme noktası olduğunda, işlerin nasıl gittiğini düşünmelisiniz.

Kişisel üretkenliğinizin bir engelle karşılaştığı yerde durun. Sinirlenirseniz veya dikkatiniz dağılırsa üretmeyi hemen bırakın. Çünkü bu davranışlar, dikkat gerektiren bir sistem arızasını düşündürür. Durun veya yavaşlayın, sorunu tanımlayın, düzeltin ve küçük adımlarla devam edin. Son olarak, her gün bir önceki güne göre ufak ufak gelişip iyileştirmeye çalışın.

İşyerinde Kaizen tekniği nasıl kullanılır?

Konu Seçimi

Acil bir durumun üstesinden gelmek için öncelikle ele alınması gereken konular incelenir.

Önemli bir etkisi ve kazancı olanlar belirlenir.

Hedeflerin Belirlenmesi

Tatmin edecek sayısal hedef belirlenmelidir.

Ekip Kurmak

Ekip hiyerarşik yapıda olmamalıdır.

Ekip üyelerinde konuya ilişkin kişisel nitelikler olmalıdır.

Ekip lideri ekip yönetme ve idare edebilme yeteneğine sahip olmalıdır.

Ekip lideri güçlü bir şekilde motive olmalıdır.

Durum Tespiti

Spesifik veriler kullanılmalıdır.

Çözümler dahil edilmemelidir.

Çözüm Uygulaması

Çözümler tüm unsurlar incelenerek uygulanmalıdır.

Sonuç Kontrolü 

Geliştirme çalışmasının sonuçlarını inceler.

Sonuçlar hedef değerlerle karşılaştırılır.

Kazanç tespit edilir.

Kalite, iş güvenliği ve verimliliğin standartlara bağlı kaldığını tespit eder.

Yaygın bir hale getirme

Başarınızı herkes bilmeli.

Araştırmanızdan öğrendiğiniz şeylerin bir listesini yapın.

Sonuçlarınız hakkında herkesi bilgilendirin.

Ekip içinde olmayan kişileri yeni kavramlarla tanıştırın.

Kaizen örnekleri

Kaizen örnekleri arasında pomodoro tekniği, zaman yönetimi ve ekip planlaması sayılabilir. Kaizen örneklerinin belirtilen nitelikleri çalışma koşullarını iyileştirir ve enerji, su ve hammaddelerin verimli kullanılmasını sağlar. Uygulama örneklerinde özellikle enerji tasarrufu sağlamaya çalışan Kaizen, global bir değer ortaya koymaktadır. 

Çalışanlarının ve bunun sonucunda işletmelerin iş yerlerinin bireysel gelişimini yönlendirerek, iletişim ve kalite verimliliğini artırır. Aynı zamanda, Kaizen tekniği insanların çeşitli durumlarda maliyetler hakkında nasıl düşüneceklerini kavramalarına da yardımcı olur. Bu, her türlü işletmenin gelişimini ve verimliliğini artıracaktır. Kaizen örnekleri hem şirketi hem de çevreyi dikkate alacak şekilde tasarlanmıştır. Sonuç olarak şirket verimliliğine katkı sağlamayan pozisyonları ortadan kaldırır.

Ford Motor Company

Alan Mulally 2006’da Ford’u CEO olarak devraldığında, şirklet iflasın eşiğindeydi. Mulally, tarihin en dikkate değer kurumsal dönüşümlerinden birini gerçekleştirmek için Kaizen tekniğini kullanmıştır.

Pixar

Kalite kontrollerini ve yinelemeli prosedürleri kullanan Pixar, maliyetli film arızası olasılığını azaltmak için sürekli iyileştirme stratejisini kullanmıştır.

Günümüz teknolojisinde Kaizen tekniği

Yöneticiler, birçok projeyi denetlemek ve daha hızlı karar vermek zorunda olduğu günümüz koşullarında sağduyulu, düşük maliyetli bir yaklaşımla çözülebilecek sorunlara genellikle en son yüksek maliyetli teknolojileri uygulamaya çalışırlar. Kaizen tekniğinde basit araçlar, kontrol listeleri ve stratejiler kullanılır. Büyük bir finansal taahhüt gerektirmez, ancak herhangi bir şirkete önemli faydalar sağlar. Teknolojiyi seviyorsanız ve Kaizen yaklaşımının tam olarak şirketinizin ihtiyaç duyduğu şey olduğuna inanıyorsanız, tekniği uygulamanıza yardımcı olacak bazı online araçları da kullanabilirsiniz.