Bir çok firma stoklarını doğru takip edememelerinin nedenini kullandıkları yazılımın yetersizliğinden kaynaklandığını yada alt yapı eksikliği olduğunu düşünür. Yeni bir depo ve stok takip programı satın almanın onları bu dertten kurtaracağını düşünürler. Bize başvuran firmalarda aslında durumun süreçlerini doğru analiz etmediklerinden ve depo kurgularını doğru yapmadıklarından dolayı stoklarını doğru yönetemediklerini görüyoruz. Bu yazımızda en sık karşılaştığımız 6 kurgu hatasını ve bunları nasıl çözebileceğinizle ilgili ipuçlarını anlatıyoruz.
Bu ipuçlarına alttaki youtube videosunda da daha az detay ile yer verdik.
1 – Her depo için yalnızca 1 kişiye hareket yetkisi verin
Bir çok firma depo için sorumlu kıldığı iş gören dışında muhasebeci, satın alma ve başka bir takım kişi ve departmanlara da o depoda hareket yapma yetkisi vermektedir. Depo sorumlusunun dijital ortamda yeterince yetkin olmaması da onları buna itebilmektedir. Bunun dışında firmalar stok hareketlerinin yanında finansal bazı hareketlerin yürütülmesi için de aynı depo da başka departmanlara depo hareket yetkisi vermesine sebep oluyor. Örneğin faturalama yada mal alım fatura giriş süreci genellikle muhasebe departmanı tarafından yapılır. Burada dikkat edilmesi gereken stok kaydı her hâlükârda depo yetkilisi tarafından yapılmalı ve bunun üzerinden faturalandırma süreci işletilmelidir. Bu süreçte stok hareketi yazılımlarda genellikle irsaliye kaydı ile gerçekleşir ve firma resmi irsaliye kullanmadan doğrudan irsaliye yerine geçecek fatura da kullanıyor olabilir. Yine aynı şekilde mal alımda irsaliye yerine doğrudan fatura da gelebilir. Durum böyle olsa dahi öncelikle her halukarda stok hareketini yapacak bir irsaliye kaydı sistemde depo sorumlusu tarafından oluşturulmalı ve gerekli finansal ve cari hareketi oluşturacak fatura kaydı bu irsaliye üzerinden oluşturulmalıdır.
Muhasebe yada farklı departmanlar kesinlikle doğrudan stok hareketi oluşturacak işlemleri depo sorumlusunun sorumlu olduğu depo üzerinde yapmamalıdır. Bunun birkaç gerekçesi vardır. İlk olarak her ne kadar muhasebe yada diğer departmanlar süreci takipte olsa da fiziksel olarak stoklar üzerindeki hareketleri gözlemleyemezler ve hatalı stok hareketleri yapabilirler. Bir diğer neden ise muhasebe departmanı fiziksel gerçekleşen işlemleri anlık olarak dijital kaydını yapamayacağı gerçeğidir. Son olarak bir çok kişinin dijital ortamda hareket yetkisine sahip olduğu bir deponun stok farklılıkları ile ilgili sorumluluğu bir kişiye vermeniz uygun olmayacaktır.
2 – Fiziksel her hareketi dijitale taşıyamama.
Stok takibi problemi yaşayan firmalarda en sık gördüğümüz sıkıntılardan birisi de firmaların iş süreçlerini eksik olarak dijitalleştirmesi. Fiziksel olarak yapılan her depo hareketin dijitalde de karşılığı olması stok takibinin doğruluğunu ve kesinliğini artıracaktır. Tabi bu durumda fazla gereksiz detaya girilmemesi de önemlidir. Amacın stok takibi doğru yapmak olduğu unutulmamalı, süreçlerdeki detayları dijital ortama taşırken amacının ne olduğu da enine boyuna düşünülmelidir. Örnek olarak bir depoda fire verilen (kırılan, dökülen vs.) malzemeler oluyorsa bu ürünlerle ilgili bir imha yada geri dönüşüm süreçleri varsa bu sürecin dijital ortamda da bir karşılığı kurgulanmalıdır. Bu örnek üzerinden gidersek bu süreç dijital ortamda geri dönüşüm deposu üzerinden işletilmeli. Hammadde depoda zayi olan bir stok öncelikle bu geri dönüşüm deposuna transfer edilmeli ve kullanılabilecek olanlar tekrar hammadde depoya alınmalı, imha edilenler ise yazılımınınız izin verdiği kayıt türü ile kayıt altına alınmalıdır.
3 – Fiziksel olarak o depo ile alakasız işlemleri o depo üzerinden yürütme.
Bazı durumlarda firmalar mal ile temas etmeden bazı finansal hareketler yapmak durumunda kalabilirler. Fiziksel olarak görmedikleri ürünlerin transferini yada alım-satımını yapmaları gerektiği durumlar olabilir. Birçok firmamız fiziksel olarak görmedikleri bir malı tedarikçilerinden alıp doğrudan müşterilerine transfer edebiliyorlar. Bu işlemleri yürütmek için fiziksel depolarının dijital karşılıkları üzerinden işlem kayıtlarını yaptıklarında her ne kadar giriş/çıkış işlemi eşit gibi görünse de zaman zaman eksik/fazla mal ve iade durumlarında stoklarda hatalar ortaya çıkıyor. Bu nedenle fiziksel karşılığı olmayan işlemler için ayrı depolar oluşturulmalıdır.
4 – Mal alım, İade ve İthalat girişlerinde kontrol depoları
Yine birçok firmanın atladığı konu stok girişlerinin kontrol depoları üzerinden yürütülmesi gerektiği. Firmalar mal alımı yaptığında fiziksel olarak o ürünleri saymakta ve kontrol etmektedir. Bu süreç kendi içinde alt süreçleri barındırmakta ve devamında farklı süreçleri doğurmaktadır. Kalite kontrol, iade, fiyat farkı ve ek faturalama işlemleri, fire, geri dönüşüm işlemleri bunlardan bazıları. Bu kadar çeşitli süreci dijital ortamda kesin ve doğru olmasını istediğiniz bir depo üzerinden yürütmeye çalışırsanız çabalarınız beyhude kalacaktır. Mal kabul ve ithalat sürecini ayrı depolarda yürütmeli kesin mal kabulünü ise kesinleşen stoklarınızı bu depolardan hammadde deponuza transfer ederek yapmalısınız. İade süreçleri için de alt süreçleri farklı olsa da benzer metot geçerlidir. Depo süreçlerinizi nasıl kurgulamanız gerektiği ile ilgili bloğumuzu altta paylaşıyoruz. Mal kabul ve iade depoları ve sürecin nasıl işletilmesi gerektiğine paylaştığımız blogda yer verdik.
5 – Reçetelerin hammadde ve sevkiyat depo üzerinde çalıştırılması
Üretim işletmelerinde çok sık karşılaştığımız hata bazı reçete sarfiyatlarını ve üretim girişlerini doğrudan kesinliğinden emin olmak istedikleri depolar üzerinde çalıştırmaları. Reçetelerdeki sarfiyatlar ve üretim miktarları bir var sayım ile dijital sistemde tutulmaktadır. Fakat gerçekte hiçbir zaman kesin şekilde bu varsayımlar üretim işlemlerinde gerçekleştirilemez. Dolayısıyla bu durumda kesinliğinden emin olmak istediğimiz depolarımızda farklar çıktığını görürüz. Firmalarımıza bu noktada üretim depoları oluşturmalarını ve sarf edilecek stokların ve üretilen stokların ilgili hammadde ve sevkiyat depolarına insan kontrolünde transfer edilerek yürütülmesini öneriyoruz.
6 – Doğru depo kurgusunun yapılmaması ve dijital sistemin işlemlere elverişsizliği
Yazımızın başında da söz ettiğimiz gibi stok takibinin yapılamadığı durumlarda ilk akla gelen şey kullanılan yazılımın el verişsizliği ve yeni bir yazılım alınması gerektiği düşünülür. Fakat çoğunlukla bu bir yanılgıdır. Muhtemelen kullandığınız erp yazılımı veya muhasebe yazılımı iş süreçlerinizi dijitalleştirebileceğiniz işlemleri büyük ölçüde size sunuyordur. Fakat firmalar yeni satın alacakları bir yazılımla bu problemi gidereceklerini düşünürler. Bu noktada firma iş süreçlerinin mevcuttaki durumu doğru şekilde analiz edilmeli, bu süreçlerin idealinin nasıl olması gerektiği ile ilgili çalışılarak ideal iş süreçleri kağıt üzerinde kurgulanmalı ve dijitale o şekilde aktarılmalıdır. Aksi taktirde sonuç yine aynı olacaktır.
Fakat yine de kullanılan erp yada muhasebe yazılımının stabil ve hatasız çalışması, çözüm kütüphanesinin geniş olması, kullanıcı dostu olması, her yerden online çalışarak mobilite sağlaması gibi konular iş süreçlerinizi ve stok takibinizi dijital ortamda daha rahat yürütmenizi sağlayacaktır.
Son olarak özellikle büyük organizasyonlarda iş süreçleri analiz edilmeden iyi kurgulanmamış bir alt yapı ne kadar yatırım yapılırsa yapılsın, hangi yazılım alınırsa alınsın işler yine de iyi gitmeyecektir. Yazımızı bitirmeden size bir bonus ipucu daha verelim; hangi yazılımı tercih ederseniz edin, dijital olgunluk seviyenizi artıracak asıl şey iş süreçlerinizi doğru analiz ederek dijital dönüşümünüzü sağlayacak ve iş sürekliliğinizi devam ettirecek nitelikli insanlarla çalışmak.