“Fatura nedir?” sorusuyla başlayalım. Fatura, ticari hayatın temel yapı taşlarından biridir. İşletmelerin mal ve hizmet satışlarını belgeleyen bu resmi evraklar, farklı şekillerde düzenlenebilir ve her biri belirli kurallar çerçevesinde işleyiş gösterir. Fatura nasıl kesilir? sorusu, özellikle dijitalleşmeyle birlikte daha karmaşık bir hal almıştır. Günümüzde, klasik kağıt faturaların yanı sıra e-fatura, e-arşiv fatura, tevkifatlı fatura, iade faturası, ÖTV’li fatura gibi farklı fatura türleri de kullanılmaktadır. Her bir fatura türü, kendine özgü düzenleme yöntemleri, muhasebe kayıtları ve vergi uygulamalarıyla farklılık gösterir.
Bu yazımızda, fatura kesimi ile ilgili tüm sorulara yanıt bulabileceğiniz kapsamlı bir rehber sunuyoruz. Fatura nedir?, fatura başlığı nasıl oluşturulur?, fatura nasıl kesilir? gibi temel bilgilerin yanı sıra, dijital dönüşümün bir parçası olan e-fatura ve e-arşiv faturalarının kesimi, tevkifatlı faturaların düzenlenmesi ve ÖTV’li fatura kesimi gibi konulara da detaylı olarak değineceğiz. Ayrıca, tevkifatlı iade faturası, bedelsiz fatura gibi özel durumlara yönelik fatura kesim işlemlerini de adım adım açıklıyoruz. Muhasebe süreçlerinde sıkça sorulan fatura KDV oranları, fatura seri numarası, alış faturası düzenleme ve ETTN ile fatura sorgulama gibi konuları da ele alacağız.
Bu rehberde ayrıca, e-fatura hata kodları, yanlış kesilen faturanın düzeltilmesi, mali mühür ile e-fatura başvurusu ve fatura iptal süresi gibi kritik sorulara da yanıt bulabileceksiniz. İşletmenizin fatura süreçlerini daha hızlı, kolay ve hatasız hale getirebilmeniz için gerekli olan tüm bilgileri bu rehberde bulacaksınız. İster yeni başlayan bir işletme olun, ister büyük ölçekli bir firma, faturalandırma süreçlerinizde karşılaşabileceğiniz her türlü durumu kapsamlı örnekler ve adımlarla açıklıyoruz.
Fatura Hakkında Bilinmesi Gereken Temel Bilgiler
Bir işletme kurulmasının ardından, gelir elde etmeye başlamasıyla birlikte, verdikleri hizmet karşılığında fatura kesmeye başlamak zorundadır. Bizde size alt başlıklar halinde, “Fatura Hakkında Bilinmesi Gereken Temel Bilgiler” nelerdir derlemek ve konu hakkında sizi aydınlatmak istedik.
Fatura Nedir?
Teorik tanımıyla fatura; bir işletmenin verdiği hizmet veya sattığı mal karşılığında, müşterisine borç tutarı kadar, düzenlediği ticari vesikadır.
Fatura Neden Kesilir?
Ülkemiz sınırları içinde, maliye bakanlığının koyduğu kurallar çerçevesine uyulma zorunluluğu bulunmaktadır. Bu kurallardan biride; gerek Şirket, gerekse Kurumların kayıtlarda yer alan belgelerinin, türü-numarası gibi bilgilerinin yazma zorunluluğudur. Fatura; en önemli ticari belgeler arasında yer almaktadır. Vergi Usul Kanunu’muzda, vergi hukuku açısından düzenlenecek belgelerin niteliği tanımlanmıştır. Yine Muhasebe kurallarınca; ticari bir iş yerinin devlete gösterdiği her bilgi ve belgeyi gerçeği yansıtır şekilde ve kurallar çerçevesinde düzenleme mecburiyeti bulunmaktadır. Fatura kesmek için muhasebe programlarını ya da erp programlarını kullanabilirsiniz.
Fatura Kesmek Zorunlu mudur?
Maddeler halinde sıralarsak; Öncelikle birinci ve ikinci sınıf tüccarlar olmak üzere, gelirini basit usulde gösteren ve defter tutma zorunluluğu bulunan çiftçiler, ticari ilişkilerinde şu işletmelere fatura kesmek ve fatura istemeye zorunludur.
• Şirket ve şahıs işletmesi gibi birinci ve ikinci sınıf tüccarlar
• Avukat ve doktor gibi serbest meslek erbapları
• Berber gibi, kazancını basit usulde tespit eden tüccarlar
• Defter tutma zorunluluğu bulunan çiftçiler
• Seyyar satıcılar gibi, vergi muafiyeti olan esnaflar
Faturada Bulunması Gereken Zorunlu Alanlar Nelerdir?
• “Fatura” ibaresinin olması
• Faturanın düzenlendiği tarih, sıra ve seri numarası
• Maliye Bakanlığı mührünün bulunması veya Maliye Bakanlığının noter tasdikiyle düzenlenmiş mühür şekli
• Faturayı düzenleyen kişinin; ismi, varsa ticaret unvanı, iş yerinin adresi, bağlı bulunduğu vergi dairesinin adı ve kayıtlı olduğu hesap numarası
• Satılan malın veya verilen hizmetin türü, miktarı, birim ederi ve tutar
• Satışı gerçekleştirilen malın teslim tarih ve irsaliye numarası
• Kaşe ve imza bölümlerinin doldurulması.
Fatura Düzenlemesi Nasıl Olmalıdır?
Fatura düzenlenirken, seri numarası kısmına dikkat etmek çok önemlidir. Fatura cildi içinde, kesilen bir faturanın ardından 3 yaprak atlanarak devam edilemez. Böyle bir hata yapıldığı takdirde, boş sayfaların iptal edilme mecburiyeti bulunmaktadır.
Bir faturanın; satılan mal veya verilen hizmet işlemi gerçekleşmesinden sonra, en geç 7 gün içinde hazırlanma zorunluluğu vardır. Düzenlenen fatura, silinemeyecek bir mürekkepli kalemle hazırlanmalıdır. Tarih ve saat bilgilerinin yazılması gereklidir. Saat yazılması, düzen açısından oldukça önemlidir. Yine faturanın, muhasebecinin işini kolaylaştırmak için, anlaşılır ve okunaklı doldurulması şarttır.
Fatura Nasıl Olmalıdır? Fatura Kaç Nüsha Olmalıdır?
Şirketler ve işletmeler fatura keserken faturada olmazsa olmazlar bulunmaktadır. Bu olmazsa olmazlar fatura nasıl olmalıdır sorusunun cevabını oluşturmaktadır. Bu bağlamda inceleyecek olursak bir fatura da muhakkak fatura ibaresi bulunmalıdır. Ayrıca faturanın düzenlenme tarihi, serisi ve sıra numarası bulunmalıdır. Sonrasında ise Maliye Bakanlığının ibaresi bulunmalıdır. Ancak bu yoksa noter tastik mühürü şekli bulunmalıdır.
Fatura nasıl olmalıdır sorusunun ikinci kısmında bulunması gerekenler arasında ise faturayı düzenleyenin adı, var ise ünvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi veya hesap numarası bulunmak zorundadır. Bunlar fatura sahibi firmaya ait olmazsa olmaz bilgilerdir.
Sonrasında ise fatura nasıl olmalıdır sorusunun üçüncü aşamasına geçilir. Burada fatura kesilen müşterinin adı, ticaret ünvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ya da hesap numarası bulunmak zorundadır. Bu kısımda da fatura kesilen müşteriye ait bilgiler yer almaktadır.
Son olarak ise fatura nasıl olmalıdır sorusunun dördüncü aşamasına geçilir. Bu aşamada fatura edilen malın ya da hizmetin türü, şekli, miktarı ve birim fiyat tutarı yer almalıdır. Son olarak kaşe ve imza da faturaya eklenir ve olması gereken fatura baştan aşağı düzenlenmiş olur.
Fatura Kaç Nüsha Olmalıdır?
Doğru hazırlanmış bir fatura için belirli sayılarda nüshalar bulunmaktadır. Bu yüzden fatura nasıl olmalıdır sorusunun ikinci kısmında doğru bir faturanın nüsha adedinden bahsedeceğiz. Vergi Usulu Kanuna göre malı satan mükellefler faturayı en az üç nüsha olarak düzenlemek zorundadırlar. Hazırlanan bu irsaliye faturalarının 2 nüshası muhakkak malı taşıyan araçta bulunmak zorundadırlar. Yapılan yoklama ve denetimlerde ise irsaliye faturasının 2 nüshası da ibraz edilmek zorundadırlar.
Denetim elemanları fatura nasıl olmalıdır sorusu başlığında hazırlanmış olan bir nüsha için muhakak nüshaya adını ve soyadını yazmak zorundadırlar. Ayrıca sadece isim ve soy isim yeterli değildir. Ayrıca ünvanını ve tarihini de belirlemek zorundadır ve son olarak mührünü basmak zorundadırlar. 2 nüshanın dışında hazırlanan diğer nüsha ise vergi dairelerindeki tarih dosyalarına konulmak üzere ayrılır ve faturalandırma son bulur.
Fatura Nasıl Kesilir?
Fatura keserken dikkat edilmesi gereken bazı önemli bilgiler vardır:
- Fatura başlığı (satıcı ve alıcı bilgileri)
- Fatura numarası ve tarihi
- Satışın detayları (ürün/hizmet adı, miktar, birim fiyat)
- KDV ve diğer vergiler
- Genel toplam tutar
Fatura, kağıt veya elektronik ortamda düzenlenebilir. Kağıt Fatura kullanılacaksa anlaşmalı matbaalar üzerinden “TC Maliye Bakanlığı” mühürlü Gelir İdaresi Başkanlığı onaylı çift nüshalı fatura bastırmanız gerekir. E-fatura’ya geçiş yapan mükellefler geçiş yaptıkları tarihten sonra artık matbu fatura düzenleyemezler. Lakin e-faturaya geçseler bile e-fatura geçiş tarihinden önceki bir tarihi yasal süre olan “7 gün” geçmeden matbu fatura düzenleyebilirler.
E-Fatura Nedir? E-Fatura Neden Kullanılmalıdır?
Elektronik ortamda hazırlanan faturalara verilen isimdir. Kağıda basılmayan ve sunucular tarafından alıcı ve satıcıya iletilen e-fatura, ileride tüm firmalar için zorunlu hale getirilecek. Giderek artan e-fatura kullanıcıları arasına girmek için yeterli sebebiniz var aslında. Kurumsal işlemlerinizi daha kolay hale getirmek ve tasarruf etmek istiyorsanız e-fatura uygulamasına geçmelisiniz.
Kimler e-Fatura Kullanabilir? Kimler için e-fatura kullanımı zorunludur?
E-faturanın avantajlarından yararlanmak isteyen herkes e-fatura sistemini kullanabilir. Genel tebliğde 2024 ve sonrası yıl Cirosu 3 Milyon TL üzeri olan işletmeler e-fatura geçmek zorundadır. Fakat aşağıdaki örneklerdeki gibi bazı istisnalar mevcuttur;
“Kendilerine veya aracı hizmet sağlayıcılarına ait internet sitelerinde veya diğer her türlü elektronik ortamda mal veya hizmet satışını gerçekleştiren mükelleflerden, 2020 veya 2021 hesap dönemlerinde sağlayanlar 1/7/2022 tarihine kadar, 2020 veya 2021 hesap dönemleri için 1 Milyon TL, 2022 veya müteakip hesap dönemlerinde sağlayanlar ilgili hesap dönemini izleyen yedinci ayın başına kadar 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 Bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) olanlar.”
“3213 sayılı Maden Kanunu kapsamında düzenlenen işletme ruhsatı/sertifikası sahipleri ve işletme ruhsatı/sertifikası sahipleri ile yaptıkları sözleşmeye istinaden maden üretim faaliyetinde bulunan gerçek ve tüzel kişi mükelleflerin e-İrsaliye uygulamasına geçiş nedeniyle e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Uygulamasına geçiş zorunluluğu”
“Demir ve çelik (GTİP 72) ile demir veya çelikten eşyaların (GTİP 73) imali, ithali veya ihracı faaliyetinde bulunan mükellefler (ticari kazançları basit usulde tespit edilenler hariç) in e-İrsaliye uygulamasına geçiş nedeniyle eFatura ve e-Arşiv Fatura Uygulamasına geçiş zorunluluğu.”
E-Fatura Avantajları
- Maliyetleriniz azalır. (Kağıt, mürekkep, zarf, postalama, arşivleme ve mutabakat vb.)
- E-Faturalarınızı daha hızlı hazırlarsınız. Zamandan tasarruf etmiş olursunuz.
- E-Faturalarınızın kaybolma riski yoktur.
- Tahsilatlarınızı hızlandırırsınız.
- İstediğiniz zaman eski e-faturalarınıza rahatlıkla ulaşabilirsiniz.
- E-Faturalarınız dijital ortamda arşivlenir.
- E-Fatura saklama iş yükü ve maliyetinden kurtulursunuz.
- E-Faturalarınızı Muhasebe sisteminiz ile entegre edebilirsiniz.
- Çevre dostudur.
- Müşterilerle ve satıcılarla mutabakat yapmanızı kolaylaştırır.
E-Fatura Hangi Yöntemlerle Kesilebilir?
- efatura.gov.tr internet adresindeki e-fatura portalı aracılığıyla ücretsiz e-fatura hazırlayabilirsiniz. Manuel olarak internet sitesi üzerinden düzenleme yapabilirsiniz. Bu portal Maliye’nin, sistemi tanıtmak ve yaygınlaştırmak için fatura adedi yüksek olmayan işletmelere sunduğu bir çözümdür.
- Maliye tarafından yetkilendirilmiş özel entegratörlerden biri aracılığıyla e-fatura oluşturabilirsiniz. Entegratör yazılımı ve donanımı ile sizin muhasebe sisteminizden gerekli bilgileri alır ve e-faturaya dönüştürür. Düzenlenen e-faturaları kendi yazılımı ile muhasebe sisteminize aktarır. Ekstra bir entegrasyon yazılımı kullanmanız gerekir.
- Firmanızın bilgi işlem sistemini maliye ile entegre ederek kesebilirsiniz. Bu yöntem, fatura adedi yüksek firmalar için uygundur. Muhasebe sisteminde müşteriler için üretilen faturalar özel bir yazılım ve arayüz ile e-faturaya dönüşür. Ayrıca tedarikçilerin e-fatura sistemi üzerinden gönderdiği e-faturalar da aynı yazılım ve arayüz ile muhasebeye aktarılır. Kayıtlar otomatik oluşur. DİA bu yöntemi kullanır. Ayrı bir entegrasyon yazılımı kullanmadan direkt GİB ile haberleşir.
E-Faturaya Geçmenin Maliyeti Nedir?
E-faturaya geçmek için e-fatura başvurusu sırasında TÜBİTAK’tan mali mühür yapılarak bu mali mühür ile E-Fatura başvurusu yapılmaktadır. Mali mühür cüzi bir ücret karşılığında temin edilebilmektedir. Bunun dışında bir entegratör firma ile anlaşılması gerekmektedir. Entegratör firmaların ücret politikalarına göre fiyatlandırmalar değişkenlik göstermektedir. Eğer DİA, Uyumsoft, Logo gibi muhasebe programlarında E-fatura entegrasyonları daha yüksek fiyatlarla satılırken Edm, Sovos, Qnb Efinans gibi entegrasyonlarda yalnızca E-fatura kontörleri ücretlendirilmektedir. E-fatura kayıtlı kullanıcılar listesi buradan ulaşabilirsiniz.
Hem Kağıt Hem E-fatura Düzenlemek Mümkün Mü?
E-faturaya tabi firmalara e-fatura,e-faturaya tabi olmayan firmalara E-arşiv fatura kesilmesi gerekir. E-fatura mükellefi olan bir firmanın çok özel haller ve ulusal mücbir sebepler dışında kağıt fatura düzenlemesi yasaktır. Bu mücbir sebepler ancak Gelir İdaresi Başkanlığının e-fatura entegrasyon sisteminde yaşanabilecek olağan üstü arızalar ve problemler oluştuğunda gerçekleşebilir. Böyle durumlarda Gelir İdaresi Başkanlığı Web sitesi üzerinden duyurular yapılmaktadır.
Temel ya da Ticari Fatura Senaryosu Nedir?
E-fatura sistemine geçtikten sonra, e-fatura ile çalışacağınız müşteri ya da tedarikçilerle temel ya da ticari fatura senaryolarından birini seçmeniz gerekiyor. Ticari Fatura Senaryosu’nda müşterinizin 7 gün içinde kabul ya da red vermesi gerekir. Eğer vermezse faturayı kabul etmiş sayılır. Temel faturada bu şekilde bir onay süreci bulunmamaktadır.
E-Fatura’a sistemine Geçmek için Nasıl Başvuru Yapabilirim?
Alttaki bağlantıda verilen GİB’in sitesinden elektronik olarak başvuru yapabilirsiniz.
https://portal.efatura.gov.tr/efaturabasvuru/
E-Fatura Hakkında İşinize Yarayacak Bilgiler
E-Fatura özellikle internet ortamındaki alım satım işlerinin artması ile oldukça rağbet görmüş bir uygulamadır. Mükelleflerine sağlamış olduğu birçok avantaj ile de her işletme sahibinin geçmek istediği ve bazen de geçmek zorunda kaldığı bir süreçtir. E-Fatura veya e-defter kullanıcılarını fatura biriktirme takip etme vb. gibi uğraşlardan kurtardığı için kullanıcılarına büyük avantaj sağlıyor. Ayrıca sadece bu özelliği ile değil kağıt kullanımını ve masrafını azalttığı için doğaya da fayda sağlamış oluyor.
E-Fatura dijitalleşen dünyamızda faturalarında sanal ortama taşınması ile faturanın yeni ismi olarak karşımıza çıkmaktadır. E-Fatura mükelleflerine büyük avantajlar sağlamakla birlikte kullanıcılarında büyük soru işaretleri de bırakabiliyor. Bu yüzden bu yazımızda sizlerin e-Fatura hakkında işinize yarayacak olan bazı bilgileri sizlerle paylaşacağız.
Yeni kurulmuş olan işletme veya şirketler E-Faturaya geçebilir mi?
Daha önceden faaliyette olan bir işletmenin e-Faturaya sonradan da olsa geçebileceği gibi yeni açılacak olan bir işletmeninde e-Faturaya geçiş yapması gayet mümkündür. Üstelik yeni faaliyete geçecek olan bir işletme bu uygulamadan yararlanarak bir sürü dertten de kurtulmuş oluyor. Öncelikle kağıt fatura tasarlatmıyor veya bastırmasına gerek kalmıyor. Böylelikle işletme sahibi hem fazla maliyetten hem de zamanından kaybetmemiş oluyor.
E-Arşiv faturalarının GİB’e bildirim süresi ne kadardır?
E-Arşiv faturalarının normal faturalandırmada olduğu gibi belirli bir zamanda Gelir İdaresi Başkanlığına bildirilmesi gerekmektedir. Bu süre e-Arşiv faturaları için her ayın 15’ine kadar belirlenmiştir. Çıkabilecek herhangi bir sorundan sıkıntı çekmemek için bilgilendirmelerinizi son güne bırakmamanızı öneriyoruz.
Fatura keserken USD ya da Euro olarak e-Fatura kesilebilir mi?
E-Fatura işlemlerinizi gerçekleştirirken TRL, EUR ve USD ile e-Fatura ve e-Arşiv işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz.
Daha önceden e-Fatura kesebilir miyim?
Normal faturalandırmada olduğu gibi e-Fatura veya e-Arşiv işlemlerinizi daha önceden gerçekleştirebilirsiniz. Fakat yine normal faturalandırma işlemlerinde olduğu gibi e-Fatura işlemlerini gerçekleştirirken de daha önceden işlem yapılmasını asla önermeyiz.
E-Fatura işlemlerini gerçekleştirirken temel ya da ticari faturalar arasında seçim yapabilir miyim?
İşletmenizde bir ürünün faturasını oluşturduktan sonra temel ya da ticari olarak seçimlerinizi gerçekleştirebilirsiniz. Bir örnek ile anlatacak olursak e-Faturanızı oluşturup “Gönder” dediğinizde ekrana gelen temel ya da ticari seçiminizi yapabilirsiniz.
E-Arşiv faturamı gönderdikten sonra İPTAL Etme hakkım var mı?
E-Arşiv süreci internet ortamında olduğu için iptal etme hakkınızda bulunuyor. E-Arşiv faturanızı kesip gönderdikten sonra iptal edebilirsiniz. Fakat dikkat etmeniz gereken bir nokta var eğer e-Arşiv faturanızı düzenleyip gönderdikten sonra iptal etmeyip te üzerinde düzenleme yapmak isterseniz bu mümkün olmayacaktır. Yani düzenlenip gönderilen bir e-Arşiv tekrar düzenlenemez. Sadece iptal edilebilir. İptal ettikten sonra tekrar düzenleyip gönderebilirsiniz. E-Arşiv iptal etme süresi 8 gündür.
E-Faturayı gönderdikten sonra iptal edebilir miyim veya nasıl iptal ederim?
E-Faturanızın iptal edilebilmesi için faturayı gönderdiğiniz kişinin faturayı iptal etmiş olması gerekmektedir. Aksi durumda fatura iptal olmayacaktır. Bir başka açıdan bakacak olursak eğer iptal edilmesi gereken bir faturanın kabul edilmesi durumunda iade faturasının kesilmesi gerekmektedir. Bu durumda iki fatura da e-Fatura sisteminde mahsuplaşmış olur. Bir diğer yöntem ise E-fatura temel senaryo ile kesilmiş faturalar mali mühür ile E-fatura iptal portalı üzerinden iki firmanın onayı ile iptal edilebilir.
E-Arşiv faturayı sistem aracılığı ile müşterimle paylaştıktan sonra faturanın aslını müşterime göndermeme gerek var mı?
E-faturalar entegratörler vasıta ile karşı entegratör e-fatura portalına ulaştığı için E-Faturanın ayrıca gönderilmesine gerek yoktur. Ancak kendi kullandığınız portal üzerinden E-Faturanın karşı sisteme iletilip iletilmediğinden emin olmak için portalinizden durum sorgusu yaparak takip etmelisiniz. E-Arşiv faturalar ise genellikle entegratör tarafından otomatik mailler ile fatura sahibine ulaştırılmaktadır. Fakat e-posta bilgisi olmayan kişiler için E-Arşiv faturasını yazdırarak yada dijital kopyasını iletme zorunluluğu vardır.
E-Faturayı gönderirken Mali Müşavir ile dökümleri paylaşmama gerek var mı?
Evet, e- faturanızı veya e-Arşivinizi müşterileriniz ile paylaştıktan sonra bir kopyasını da Mali Müşavirinize iletmelisiniz. Böylece Mali Müşavirinizde sizlerin yapmış olduğu alışverişlerdeki vergi oranlarını takip edebilecek. Dokümanlarınızı çıktı olarak değil internet ortamından da Mali Müşavirinize ulaştırabilirsiniz üstelik bu sizin için daha kolay olacaktır.
E-Fatura işlemimi farklı sistemler aracılığı ile gerçekleştirebilirmiyim?
Herhangi bir kurum ile yaptığınız sözleşmeyi iptal edip başka bir entegretör üzerinden faturalarınızı müşterilerinize ulaştırabilirsiniz. Burada tercih tamamen sizin.
E-Fatura üzerindeki logoları kendim belirleyebilir miyim?
Evet, kullandığınız bir entegretör aracılığı ile kendi logonuzu oluşturup e-Faturalarınızda kullanabilirsiniz. Yeter ki bu işi yapmak isteyin.
E-Fatura Mükellefi Kimdir? E-Fatura Mükellefi Nasıl Olunur?
Son yıllarda e-Fatura, adından sıklıkla söz ettirmektedir. E-Fatura, elektronik bir ortamda hazırlanan faturalara verilen genel bir isimdir. Hayatımıza girişi yakın bir tarihe dayanan e-faturaya bir kısım firmalar zorunlu olarak geçiş yaparken bir kısım firmalar da gönüllü olarak geçiş yapmaktadır. Böyle bir durumda e-fatura mükellefi kimdir sorusu akıllara gelmektedir.
E-Fatura mükellefi kimdir sorusuna, kanunlar kapsamında cevap verilmesi gerekirse; e-Fatura kullanması gereken kişilere e-Fatura mükellefi denmektedir. Yürürlükte olan kanuna göre; 2017 yılı ve sonrasındaki yıllarda brüt satışı 10 milyon TL ve üzerinde olan firmalar e-fatura mükellefidir. E-ticaret firmaları için de brüt satış hasılatı sınırı 5 milyon TL olarak belirlenmiştir.
E-Fatura sistemi, dijitalleşen dünyamızın bir getirisidir. Bu sistem ile yapılan satışlar, bir kâğıt üzerinde değil; dijital ortamlarda belgelendirilmektedir. Yakın gelecekte tüm firmaların e-Fatura sistemine geçeceği öngörülmektedir. Çünkü e-Fatura, firmaların, işletmelerin işlerinin daha hızlı olmasını sağlarken aynı zamanda çevre dostu bir yaklaşım olarak karşımıza çıkmaktadır.
Nasıl e-Fatura Mükellefi Olunur?
E-faturanın avantajlarından yararlanmak isteyen herkes e-fatura sistemini kullanabilir. E-Fatura mükellefi olmak, kanunda belirtilen şartlara göre zorunluluk hali taşımaktadır. Genel tebliğe göre 2024 dönem sonu satış rakamı cirosu 3 Milyon TL üzeri olan işletmeler e-fatura mükellefi olmak zorundadır.
Firmalar, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın hizmete sunmuş olduğu e-Fatura portalı üzerinden, başvuru formunu doldurarak kolaylıkla e-Fatura kullanma taleplerini iletebilmektedirler.
E-Fatura mükellefi olmak, zorunlu olduğu kadar aynı zamanda isteğe bağlı olarak da gerçekleşebilmektedir. E-Fatura sistemine geçmek isteyen firmalar, gönüllü olarak e-Fatura mükellefi olabilmektedir. Gönüllü olarak e-faturaya geçen firmaların e-defter geçişi yapması zorunlu değildir.
E-Fatura mükellefi olan firmalar, öncelikle nasıl bir sistemi kullanacaklarına karar vermelidir. Gelir İdaresi Başkanlığı, herhangi bir muhasebe sistemi kullanmayan özel bir sisteme dâhil olmayan mükellefleri için e-Fatura portalı üzerinden, mükelleflerin gelir gider faturalarını yönetme imkânını da sağlamaktadır.
Gelir İdaresi Başkanlığı herhangi bir muhasebe sistemi kullanmayan firmalara gelir gider faturalarını yönetme imkânı sağlarken, bu faturaları saklama hizmetini vermemektedir. Bu nedenle, firmaların kendilerine ait e-faturalarının kayıtlarını saklama zorunluluğu bulunmaktadır. Bu saklama zorunluluğu yasal süre ile sınırlıdır.
E-Fatura sistemine geçilmesinden sonra, e-Fatura sistemi ile çalışılan müşteri ve tedarikçilerle ticari ya da temel fatura senaryolarında biri seçilmesi gerekmektedir. Temel faturada onay süreci bulunmazken ticari fatura senaryosunda onay süreci bulunmaktadır. Bu süreç 7 gün içerisinde kabul ya da ret verilmesi ile sonuçlanmaktadır. Müşteriler, ret cevabı vermezlerse faturayı kabul etmiş olurlar.
Firmalar e-Fatura Mükellefi Olmazsa Ne Olur?
E-Fatura mükellefi olmak bazı firmalar için zorunludur. E-faturaya geçme zorunluluğu bulunan firmaların, belirlenmiş olan tarihe kadar geçiş yapmaması durumunda cezai yaptırımlara maruz kalması söz konusudur. Bu cezayı yaptırımlar, Vergi Usul Kanunu’nda belirtilmiştir.
Firmaların, e-Fatura mükellefi olduğu halde sisteme geçmemesi durumunda yani; satın aldıkları ya da sattıkları ürün ve hizmetler için yedi gün içerisinde e-Fatura kesmemesi halinde karşılaşacakları cezai yaptırım, Vergi Usul Kanunu’nun 353. maddesinde belirtilmektedir. Ve bu maddeye göre geçiş yapmayan firmalara özel usulsüzlük cezası kesilir.
E-Fatura Mükellefi Kâğıt Fatura Kesmeye Devam Edebilir Mi?
E-Fatura mükellefi, e-Fatura sistemine geçişlerini yaptıklarından itibaren, ticari ilişki içerisinde oldukları ve ürün ya da hizmet aldıkları diğer firmalara satış sonrasında e-fatura göndermek zorundadırlar. Dolayısı ile e-faturaya geçmiş olan mükellefler, kâğıt fatura kesemezler. E-Fatura mükelleflerinin kâğıt fatura kesmesi durumunda, bu faturalar geçersiz sayılmaktadır. Fakat e-fatura mükellefleri bu sisteme kayıtlı olmayan diğer firmalara kâğıt fatura kesebilirler ya da e-arşiv fatura düzenleme seçeneğinden yararlanabilirler.
E-Fatura Mükellefi Olmanın Avantajları Nelerdir?
E-Fatura mükellefi olmanın beraberinde getirdiği bazı avantajlar bulunmaktadır. Bunlar kısaca şu şekildedir:
- Firmaların maliyetleri azalır. (Bu maliyetler; zarf, postalama ücretleri, arşivleme ücretleri, kâğıt, mürekkep, kalem ve benzeri gibidir.)
- Firmalar, faturalarını daha hızlı hazırlarlar ve böylelikle zamandan tasarruf sağlanmış olur.
- Firmaların faturalarını kaybetme riski ortadan kalkar.
- Firmalar tahsilatlarını hızlandırmış olur.
- Firmalar, istedikleri zaman ve kolaylıkla eski faturalarını ulaşabilir.
- Firmalar, faturalarını dijital ortamlarda arşivleme şansını elde eder.
- Firmalar, faturalarını saklama yükünden ve maliyetinden kurtulmuş olur.
- E-Fatura mükellefi firmalar, kendi muhasebe sistemleri ile entegre bir biçimde çalışabilir.
- E-Fatura mükellefi firmalar çevre dostu olarak ticaretlerine devam ederler.
E-Faturaya Geçmek Ek Bir Maliyet Gerektirir Mi?
E-Fatura mükellefi olmak ve başvuru yapmak için, ek bir maliyet gerektirmemektedir. Fakat entegratör üzerinden başvuru yapıldığı için entegratör firmalar kendi entegrasyonlarını ve geçiş sürecini ücretlendirmektedirler. Bunun dışında ücretsiz portallar da bulunmaktadır. Fakat tüm entegratörler fatura başına ücretli bir kontör ücretlendirmesi gerçekleştirmektedirler. Firmalar, yalnızca e-faturaya geçmek amacıyla muhakkak mali mühür satın almalıdır. Bu mali mühür TÜBİTAK’tan satın alınabilmektedir. Dolayısı ile e-faturaya geçmenin herhangi bir ek maliyeti yoktur. Firmalar, e-Fatura portalı üzerinden işlem yaparken hiçbir ücret ödememektedir.
E-Fatura mükellefi firmalar, ek olarak faturaların saklanması yani arşivlenmesi için harcama yapmak durumunda kalmaktadır. Çünkü Gelir İdaresi Başkanlığı portal üzerinden arşivleme hizmeti vermemektedir. Dolayısı ile e-faturaya geçen firmaların arşivleme yapmak için bir bütçe oluşturması gerekmektedir.
E-Fatura mükellefi firmaların, e-Fatura portalı dışında Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yetkilendirilmiş aracı firmalar ile çalışması durumunda da ek bir ücret ortaya çıkabilmektedir. Aynı zamanda, bu firmaların bir muhasebe yazılımı kullanması da gider olarak sayılmaktadır ve bütçe gerektirmektedir.
E-Fatura Mükellefi Firmaların Bilmesi Gerekenler
E-Fatura mükellefi firmaların bu sisteme geçtikten sonra bilmesi gereken bazı belli başlı unsurlar bulunmaktadır. Bunlar:
- E-Fatura sistemine bir defa kayıt olunduktan sonra artık kesilecek olan tüm faturalara mali mühür vurulmaktadır.
- Firmaların, e-Fatura sistemine geçmek için aldıkları mali mühürler, 3 yılda bir olmak üzere yenilenmektedir.
- E-Fatura sistemine zorunlu olarak geçen firmalar, aynı zamanda e-defter sistemine de geçiş yapmak zorundadırlar.
- E-Fatura mükellefi olan firmalar, ticaret yaptıkları e-Fatura sistemine geçmemiş olan firmalara kâğıt fatura kesebilmektedirler. Firmaların e-arşive geçmesi ile e-Fatura sistemine geçmemiş olan firmalara da dijital imzalı faturalar kesilebilmektedir.
Nasıl E-Fatura Kesilir?
E-fatura kesebilmek için öncelikle mali mühür almanız gerekiyor. Mali mühür, Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından alınır. İşletmenin, şahıs şirketi olması durumunda e-imzanın olması yeterli olur. Sonrasında Gelir İdaresi Başkanlığına ait olan GİBİ Portal sistemi üzerinden e-fatura kesme işlemine başlayabilirsiniz. İşletmenin kendisine ait bir sistemi olması durumunda, sistemin e-fatura kesimine entegre edilmesi mümkündür. En fazla tercih edilen seçenek, özel entegratör kullanımıdır. Gelir idaresi Başkanlığı ile entegrasyon sağlayan özel entegratörler vasıtasıyla e-faturalarınız kesebilirsiniz.
Türkiye’nin en gelişmiş bulut tabanlı ERP programı olan DİA, bir GİB özel entegratörüdür. E-fatura kesme, gönderme, arşivleme ya da karşı taraftan e-fatura alma gibi işlemler, DİA’nın bulut altyapısı farkıyla kolayca gerçekleştirilebilir. DİA dışında Uyumsoft, Edm, Sovos, Qnb Finans gibi onlarca özel entegratörü e-fatura kesmek için kullanabilirsiniz. Bu entegratörlerden birine başvurarak e-fatura sistem kurulumunuzu tamamlayabilir, mini bir eğitim alarak hemen e-fatura kesmeye başlayabilirsiniz.
E-Arşiv Faturası Nedir? E-Arşiv Faturası Nasıl Kesilir? Nasıl Kullanılır?
Gelişen teknoloji ve interaktif uygulamaların her alanda hayatımıza dâhil olması sonucundan, tabi ki ticari faaliyetler de etkilendi. Ticari aktivitelerle ilgili yapılan faturalama sürecinin dijital ortama yansımasıyla birlikte, “E” ön ekli işlem türleriyle sıklıkla karşılaşıyoruz. Yazımızda bu işlemlerden biri olan E-arşiv faturası kavramına dair detaylı bilgi vereceğiz ve E-arşiv faturası nedir? E-Arşiv faturası nasıl kesilir? Nasıl kullanılır? Sorularının yanıtlarını arayacağız.
E Arşiv Kavramı Nedir? Ne İşe Yarar?
Doğrudan bir devlet kurumu olan Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından konulan kurallara ve yine bu kurum tarafından belirlenen standartlara bağlı olarak, fatura işlemlerinin dijital ortamlarda oluşturulması ve depolanması anlamına gelir. Bu anlamda, e-arşiv faturası da yine interaktif ortamda oluşturulan bir fatura türüdür.
E-fatura işlemlerinin tamamında olduğu gibi, dijital faturalama yapmak için ihtiyaç duyulan işlemleri gerçekleştirdikten sonra, tüm müşterilerinize e-arşiv faturası gönderme şansınız olur.
E-arşiv kavramı doğrudan vergi usul hukukunda tanımlanmış olan bir kavramdır. Diğer faturalama işlemlerinde olduğu gibi e-arşiv faturası düzenlemesi de alıcı ve satıya tebliğ edilmek üzere iki nüsha şeklinde hazırlanmalıdır.
E Fatura Ve E Arşiv İlişkisi
Dijital ortamda gerçekleştirilen tüm ticari temelli ilişkiler ile ilgili gelir idaresi başkanlığının sorumluluğu olduğunu belirtmiştik. Yani e fatura ve e-arşiv gibi uygulamaları ticaretinizde kullanabilmeniz için kayıt oluşturmanız gerekir. Böyle bir durumda karşımıza çıkacak ilk işlem e fatura başvurusu olacaktır. Bu başvuru işlemini gerçekleştirdikten sonra, söz konu e arşiv uygulaması ile ilgili olarak da kullanım haklarımız oluşacak.
E-fatura ve e-arşiv arasındaki farklar ile ilgili bilgi vermemiz gerekirse;
E-faturalar; elektronik bir belge olarak düzenlenir. Kâğıda basımı hukuki olarak geçerli ve bağlayıcı bir metin değildir. E fatura işlemlerinin tamamında mali mühür kullanımı zorunludur entegratörler ve GİB sistemi vasıtasıyla fatura kesilen tarafa iletilir. E-faturanın kullanımı belirli şartlar için zorunlu tutulmuştur. E-faturaların karşı tarafa tebliğ edilmesinde yani ulaştırılmasında Gelir Dairesi Başkanlığı kullanılır.
E-arşiv faturaları ise; tam anlamıyla elektronik bir belge niteliği taşımaktadır. E-fatura mükellefi olan bir tüzel kişi yada şahıs şirketi E-fatura mükellefi olmayan şahıs yada tüzel kişiye E-Arşiv faturası düzenlemek zorundadır. E-Fatura mükellefi olmayan şahıs yada tüzel mükellefler ise 2024 yılı tebliğine göre 6.900TL ve üzeri fatura düzenleyecekse E-Arşiv fatura düzenlemek zorundadır. Yani E-Arşiv fatura düzenleme limiti 2024 yılı için 6.900TL’dir. İsteğe bağlı olarak 6.900TL altındaki faturalar da E-Arşiv olarak düzenlenebilir.
E Arşiv Faturası Düzenlenme Ölçütleri
Söz konusu dijital faturalama işlemini yapabilmeniz için, satış işlemi sırasında işlem yapmalısınız
E fatura işleminde olduğu gibi düzenlenecek dijital evrakın üzerinde tarafların kişisel bilgileri yer almalıdır ve tarafların imzalarının bulunması zorunluluğu vardır.
Bunun yanı sıra belgenin düzenlendiği tarih, faturaya konu olan işlem ile ilgili detay bilgi de yer almalıdır.
E-arşiv faturaları; uygun koşullar oluşturularak dijital ortamda depolanabilmektedir. Bu faturalar karşı tarafa Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından ulaştırılmaz. Doğrudan şirket tarafından alıcısına iletilir ve talebe bağlı olarak, kâğıda da dökülebilir.
E arşiv faturalarında gelir idare başkanlığına bildirilmesi gibi bir zorunluluk bulunmaktadır. Fatura kesme işlemi gerçekleştirildikten sonraki ayın 1 ile 15’i arasında yapılan işlem Gelir İdaresi Başkanlığı’na bildirilmelidir.
E Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır? Kullanım Yöntemleri Nelerdir?
Eğer E-Fatura mükellefiyseniz özel entegratörler vasıtasıyla E-Arşiv faturası kesebilirsiniz. E-Fatura mükellefi olmayan mükellefler GİB Portalı üzerinden E-Arşiv faturası düzenleyebilirler. E-Fatura mükellefleri başka E-Fatura mükelleflerine E-Arşiv fatura düzenleyemezler. Yada E-Arşiv faturası kesmek için GİB Portalı kullanamazlar. E-Fatura mükellefleri birbiri arasında E-Arşiv fatura düzenlerlerse fatura geçersiz sayılır ve her iki firma da özel usülsüzlük cezasına tabi tutulurlar.
E-Arşiv Faturası Avantajları
Tüm teknolojik gelişmeler kurumların işlemlerini gerçekleştirmesini hedeflemektedir. Bu anlamda e-arşiv faturası uygulamasının da işletmelere kolaylık sağlanması hedeflenmektedir.
E-arşiv faturası kullanmanın avantajları aşağıdaki şekilde ifade edilebilir.
- E-arşiv faturası kullanan firmalar; tüm faturalarını dijital ortamda kolaylıkla depolama hakkına sahip olur.
- Depolama işleminin yanı sıra gönderim işlemini de yine dijital ortamlarda gerçekleştirebilirler. İsteğe ve talebe bağlı olarak karşı tarafa kâğıda döküm evrak hali de yönlendirilebilmektedir.
- Dijital dönüşüm kapsamında kullanılan her uygulama zaman ve iş gücü konusunda tasarruf sağlamaktadır. Bu durum e arşiv faturası için de geçerlidir. Dolayısıyla e fatura arşivi kullanan mükellefler; işçilik depolama ve düzenleme gibi konularda tasarruf etme imkânı bulurlar. E-arşiv faturası üzerinde belirtildiği takdirde, irsaliye yerine de geçmektedir. Bu durumda mükellefin işlem sırasında tekrar irsaliye düzenlemesi gerekmez.
E-Fatura İptal Etme Nedir ? E-Fatura İptal Edilebilir mi? E-Fatura Nasıl İptal Edilir?
E-Fatura iptal etme, elektronik fatura sürecinde hatalı ya da yanlış bir faturanın düzeltilmesini sağlayan bir işlem olmaktadır. İptal işlemi, gönderilen e-faturanın hukuki geçerliliğini ortadan kaldırır ve doğru bilgiler içeren yeni bir e-faturanın düzenlenmesine olanak tanımaktadır. Bu süreç, düzenlenen faturalarda meydana gelebilecek hataları düzeltmek için önemli bir nokta olmaktadır.
E-Fatura Nasıl İptal Edilir?
E-Fatura iptali, gönderilen bir elektronik faturanın düzeltilmesini sağlayan bir süreç olmaktadır. İptal için öncelikle, gönderilen faturada hata veya eksiklik tespit edildiğinde, mükelleflerin Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) internet vergi dairesi üzerinden sisteme giriş yaparak “Fatura İptal Bildirgesi” oluşturması gerekmektedir. İptal edilecek faturanın detayları ve nedeninin belirtilmesi gerekmektedir. Sonrasında, sistem tarafından oluşturulan referans numarası ile iptal işlemi tamamlanmaktadır. Bu süreç, hatalı faturaların düzeltilmesi ve güvenilir bir şekilde muhasebeleştirilmesi için kullanılmaktadır. E-Fatura iptali, işletmelerin doğru ve güncel finansal bilgilere ulaşmalarını sağlamaktadır.
E-Fatura İptal Edilebilir mi? E-Fatura İptal Süresi Nedir?
E-Fatura Gelir İdaresi Başkanlığı E-Fatura İptal Portalı üzerinden başvuru yapılarak iptal edilebilmektedir. E-Fatura iptal süresi, hatalı ya da yanlış düzenlenmiş bir elektronik faturanın düzeltme işlemi için belirlenen zaman aralığını ifade etmektedir. Türkiye’de, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen yönetmeliklere göre, e-fatura iptali için düzeltilmesi gereken hatalı fatura hakkında yapılacak işlemlerin 15 gün içinde gerçekleştirilmesi gerekmektedir. E-Fatura iptali, bu süre içerisinde Gelir İdaresi Başkanlığı’nın internet vergi dairesi üzerinden yapılarak işletmelerin finansal kayıtlarını düzeltmelerine ve hukuki geçerliliği olan doğru faturaları düzenlemelerine olanak sağlamaktadır. İptal süresine uygun olarak yapılan işlemler, işletmelerin mali verilerini düzenli ve doğru bir şekilde tutmalarına yardımcı olmaktadır.
E-Fatura İptali Yapılırken Nelere Dikkat Edilmeli?
E-Fatura iptali yaparken dikkat edilmesi gereken birkaç önemli husus vardır. İlk olarak, hatalı faturanın iptal edilmeden önceki hali ile yeni düzeltilmiş fatura arasında tutar ve diğer bilgilerin doğru şekilde uyuşması gerekmektedir. Ayrıca, fatura iptali nedeniyle Gelir İdaresi Başkanlığı’na bildirimde bulunulmalı ve bu süreç resmi prosedürlere uygun olarak yapılmalıdır. Özellikle, 15 günlük yasal süre içinde işlemin tamamlanması gerektiği atlanmamalıdır. İptal işlemi sırasında, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın internet vergi dairesi üzerinden yapılan başvuruların doğru ve eksiksiz olarak doldurulması önemli bir noktadır. Bu dikkat noktalarına uygun olarak gerçekleştirilen e-fatura iptali, işletmelerin finansal süreçlerini düzenli ve hatasız bir şekilde yönetmelerini sağlamaktadır.
Proforma Fatura Nedir? Proforma Fatura Nasıl Düzenlenir? Proforma Fatura Örneği
Ticaretle uğraşan insanların sektör içerisinde aşina olduğu fatura çeşitlerinin başında proforma fatura gelmektedir. Proforma faturanın bir diğer adı, ön faturadır. Uluslararası ticarette adı geçen ticari belge niteliğine sahiptir. Proforma faturanın en net tanımının uluslararası satış sözleşmesi olduğunu belirtmek gerekir. Büyük firmaların birçoğu, günlük ticaret hayatlarında satış sözleşmesi yerine proforma fatura kullanmaktadır. Bir müşterinin proforma faturaya imza atması, sözleşme imzaladığı anlamına gelmektedir.
Proforma Faturanın Özellikleri
Proforma; firmalar tarafından satış öncesi süreçte hazırlanmaktadır. Ardından ise müşterinin değerlendirmesine sunulmaktadır. Proforma; bir faturanın kesilmeden önceki en net versiyonunu temsil etmektedir. Proforma faturanın hazırlanma zorunluluğu söz konusu değildir. Ancak, günümüz finans dünyasında ihracat ve bankacılık işlemlerinde olmazsa olmaz niteliğe sahiptir. Proforma faturanın hazırlanması; bir firmanın kalitesini ve ciddiyetini müşteriye gösteren bir unsur olarak düşünülmektedir. Proforma faturanın kaşelenmiş olması, alıcı, satıcı ve ürün detaylarının yanı sıra satış koşullarına dair en doğru bilgileri içermesi, müşterilerin firmaya güven duyması konusunda etkili olmaktadır. Bunun yanı sıra, müşteriler tarafından firmadan proforma fatura talep edilmesi mümkündür. Yurt içi veya yurt dışı satışlarda faturanın nasıl kesileceğini görmek, fatura miktarının, ödeme şeklinin, teslimat detaylarının ve diğer unsurların ne olduğunu incelemek adına müşterilerin proforma fatura istemesi mümkün olmaktadır. Proforma faturanın müşteri tarafından kaşelenmesi ve onaylanması demek, satış sözleşmesindeki her şartın onaylandığı anlamına gelmektedir. Bu işlemin ardından fatura kesilmektedir. Proforma fatura; iş dünyasında kolaylık sağlamaktadır. Bu belge sayesinde birbiriyle ticaret yapan iki firma arasında konuşulan detaylar yazıya dökülmüş olur. Buna ek olarak, fatura kesim sürecinde yapılacak hataların önüne geçilir.
Proforma Fatura Nasıl Hazırlanır? Proforma Fatura Örneği
Proforma faturanın genel olarak hazır ve kaliteli bir görünüme sahip olan şablon üzerinde hazırlanması söz konusu olmaktadır. Faturanın sağ üst kısmına proforma numarası ve tarihi yazılmaktadır. Sol üst kısma ise alıcı ve satıcı bilgisi eklenmektedir. Faturanın orta kısmında ise satılacak mallara dair detaylı bilgiler bulunmaktadır. Orta kısmın altında ise müşterinin isteklerine göre adet, teslimat ve ödemeyle ilgili bilgiler eklenmektedir. Proforma faturada mutlaka antetli kağıt kullanılmalıdır. Proforma faturada bulunması gereken bilgiler arasında alıcı ve satıcı firma bilgileri, satılacak ürünlerin özellikleri ve kod bilgileri, ürünlerin miktarı ve birim fiyatı, ürünlerin nasıl paketlendiği, toplam ürün bedeli, ödeme ve teslim şekli yer almaktadır. Buna ek olarak, ihracata dayalı bir proforma fatura hazırlanıyorsa ihracatçı banka bilgileri, yükleme zamanı ve limanı, varış zamanı ve limanı bilgileri yer almak zorundadır.
Proforma Faturanın Kullanım Alanları
Proforma fatura hazırlanması her ne kadar zorunlu olmasa da bilhassa büyük çaplı ticaret faaliyetlerinde bu faturaların hazırlanması; sürecin düzeni adına büyük önem taşımaktadır. Alım yapılması söz konusu olan durumlarda teklife ve planlamaya gereksinim duyulan şartlar altında bu faturanın muhakkak hazırlanması gerekmektedir. Bilhassa alım işlemlerinde izin ve peşinat istendiği durumlarda bu faturanın hazırlanması söz konusu olmaktadır. Proforma fatura, buna ek olarak, ihracat ve ithalat sürecinde de kullanılmaktadır. İhracatçı, ithalatçıya vereceği teklife dair detaylar barındıran bir proforma fatura hazırlamaktadır. Sevk ve yükleme öncesi de bu faturanın hazırlanması mümkün olabilir. İthalatçı, ihracatçının yaptığı teklifi kabul ederse ve bu kabüle dayalı bir sipariş vermek isterse proforma fatura şartlarını kabul ettiğini beyan etmek zorundadır. Ancak, bu kabülün proforma fatura içerisinde yer alan zaman diliminde yapılması gerekmektedir. Bu işlemin ardından, proforma faturanın ticari faturaya dönüşme süreci başlayacaktır.
KDV Oranı Nedir? KDV Oranları Nelerdir?
Katma Değer Vergisi (KDV), mal veya hizmet satışlarından alınan dolaylı bir vergi türüdür. Türkiye’de genel KDV oranı %20’dir. Ancak bazı ürün ve hizmetlerde %1, %10 gibi daha düşük oranlar da uygulanabilir. KDV oranları, satılan mal veya hizmetin türüne göre belirlenir. Örneğin, temel gıda maddelerinde %1, sağlık hizmetlerinde %10 KDV oranı uygulanır.
Tevkifatlı Fatura Nedir?
Tevkifatlı fatura, belirli hizmet ve mal satışlarında Katma Değer Vergisi’nin (KDV) bir kısmının alıcı tarafından devlete ödenmesi gereken durumlarda kullanılan özel bir fatura türüdür. Tevkifat, KDV’nin alıcı ve satıcı arasında paylaştırılması anlamına gelir. Bu uygulama, devletin vergi toplama sürecini hızlandırmak ve vergi kaybını önlemek amacıyla kullanılmaktadır.
Tevkifatlı fatura genellikle belirli hizmet sektörlerinde, inşaat, danışmanlık, temizlik gibi işlerde ve bazı mal satışlarında kullanılır. KDV tevkifat oranları, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenir ve değişiklik gösterebilir. Örneğin, temizlik hizmetlerinde 9/10 oranında tevkifat uygulanırken, inşaat işlerinde bu oran 3/10 olabilir.
Tevkifat uygulanan faturalarda, satıcı sadece KDV’nin belirli bir kısmını tahsil eder, geri kalanını alıcı devlete ödemekle yükümlüdür.
Tevkifatlı Faturanın Muhasebe Kaydı Nasıl Yapılır?
Tevkifatlı faturaların muhasebe kaydı, hem satıcı hem de alıcı açısından farklılık gösterir.
- Satıcı İçin Muhasebe Kaydı:
Satıcı, satış işlemi için düzenlediği faturada tevkif edilen KDV’yi kaydeder. Örneğin, %20 KDV’li bir hizmette tevkifat oranı 3/10 ise, satıcı KDV’nin 7/10’unu tahsil eder, kalan kısmı ise alıcı tarafından devlete ödenir. Satıcı muhasebe kaydında KDV tevkifatı yapılan kısmı ayrı gösterir.Satıcı açısından fatura şu şekilde kaydedilir:120 – Alıcılar (Brüt Tutar)
600 – Yurtiçi Satışlar (Net Tutar)
391 – Hesaplanan KDV (Tahsil Edilen Kısım)
136 – Diğer Alacaklar (Tevkif Edilen KDV)
- Alıcı İçin Muhasebe Kaydı:
Alıcı, satıcı tarafından tahsil edilmeyen KDV’yi kendi hesaplarına kaydeder ve bu kısmı devlete ödemekle yükümlüdür. Muhasebe kaydında tevkifatlı KDV’nin devlete aktarılacağı gösterilir.
Alıcı açısından kayıt şu şekilde olur:740 – Hizmet Üretim Maliyeti (Net Tutar)
191 – İndirilecek KDV (Tahsil Edilen Kısım)
360 – Ödenecek Vergiler (Tevkif Edilen KDV)
- Satıcı İçin Muhasebe Kaydı:
Tevkifatlı İade Faturası Örneği
Tevkifatlı satışlarda, iade durumunda kesilecek fatura nasıl düzenlenir? İade edilen mal veya hizmetlerde tevkifatlı iade faturası nasıl hazırlanır? Tevkifatlı satışlarda iade durumunda kesilecek tevkifatlı fatura iadesi, orijinal fatura düzenlenirken uygulanan tevkifat oranları dikkate alınarak hazırlanmalıdır. İade edilen mal veya hizmetlerde tevkifat uygulaması devam eder. Örneğin, iade edilen malın KDV tutarı hesaplanırken, tevkifatlı KDV oranları aynen kullanılır. İade faturasında satıcı, alıcının ödediği KDV’yi de iade etmek zorundadır. Tevkifat oranı iade faturasında aynen belirtilmeli ve ilgili muhasebe kayıtlarına dikkat edilmelidir.
Tevkifatlı Fatura Satırları
| Ürün / Hizmet | Miktar | Birim Fiyat(TL) | Toplam(TL) | KDV(%) | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Malzeme A | 10 | 100 | 1000 | 20 |
| 2 | Malzeme B | 20 | 50 | 1000 | 20 |
Tevkifatlı Fatura KDV Toplamları
| KDV Tutarı(TL) | Tevkifat Oranı | Tevkif Edilen(TL) | |
|---|---|---|---|
| 1 | 200 | 5/10 | 100 |
| 2 | 200 | 9/10 | 180 |
İade Edilecek Tevkifat KDV
| İade Edilecek KDV (TL) | |
|---|---|
| 1 | 100 |
| 2 | 20 |
Tevkifatlı Fatura İade Örneği
| Ürün / Hizmet | Miktar | Bİrim Fiyat(TL) | Toplam Tutar(TL) | KDV(%) | KDV Tutarı(TL) | Tevkifat Oranı | Tevkif Edilen KDV(TL) | İade Edilecek (KDV) | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Ürün A | 10 | 100 | 1000 | 20 | 200 | 5/10 | 100 | 100 |
| 2 | Ürün B | 20 | 50 | 1000 | 20 | 200 | 9/10 | 180 | 20 |
Yukarıda, tevkifatlı fatura iadesine dair tablo yer almaktadır. Bu tablo, her ürün veya hizmet için tevkifat oranlarını, toplam tutarı, KDV’yi, tevkif edilen KDV tutarını ve iade edilecek KDV miktarını gösteriyor. Bu örnek, tevkifatlı fatura iadesi işlemlerini daha net anlamanıza yardımcı olacaktır.
Açık Fatura Nedir?
Açık fatura, satış işlemi sırasında faturanın tam olarak ödenmediği, borcun bir kısmının ileride tahsil edileceği durumlarda düzenlenen fatura türüdür. Bu faturada, ödenmeyen kısım açık bırakılır ve ödeme tamamlandığında kapatılır.
Kapalı Fatura Nedir?
Kapalı fatura, satış işlemi tamamlanıp, tüm bedelin tahsil edildiği ve fatura üzerinde ödemenin tamamlandığı belirtilen fatura türüdür. Kapalı fatura, işlemin eksiksiz olarak tamamlandığını gösterir.
Faturaya Dair Diğer Sorular
Bu bölümde fatura işlemleriyle ilgili çeşitli konulara değiniyoruz:
Bedelsiz Fatura Kesilir mi?
Bedelsiz teslimat durumlarında fatura düzenlemek zorunludur. Mal veya hizmet karşılıksız verilse bile, bedeli sıfır olarak fatura düzenlenir.
Fatura Seri No Nedir?
Fatura üzerinde bulunan seri numarası, her faturanın benzersiz olmasını sağlar. Seri numarası, işletmenin fatura kesme sıklığına bağlı olarak ardışık olarak düzenlenir.
Alış Faturası Örnekleri
İşletmelerin tedarikçilerinden mal veya hizmet satın almaları durumunda düzenlenen alış faturalarının örnekleri. Alış faturalarında dikkat edilmesi gereken KDV oranları ve diğer vergi yükümlülükleri.
ETTN ile Fatura Sorgulama
Elektronik fatura veya e-arşiv fatura düzenlerken, ETTN (Elektronik Ticaret Tescil Numarası) kullanarak fatura doğruluğu sorgulanabilir. ETTN, GİB sistemi üzerinden fatura takibini kolaylaştırır.
3/10 Tevkifatlı Fatura Nasıl Hesaplanır?
Tevkifat oranı 3/10 olan bir işlemde KDV nasıl hesaplanır? Örneğin, 1.000 TL + %20 KDV olan bir satışta 3/10 tevkifatlı KDV nasıl kaydedilir? Hesaplama şu şekilde yapılır:
KDV: 1.000 TL x %20 = 200 TL
Tevkif edilen KDV: 200 TL x 3/10 = 60 TL
Tahsil edilecek KDV: 200 TL – 60 TL = 140 TLFatura Girişi Nasıl Yapılır?
Faturaların muhasebe sistemine kaydedilmesi süreci, mal ve hizmet bedelleri, KDV oranları ve diğer yasal yükümlülükler dikkate alınarak yapılır. Fatura kaydı, muhasebe hesaplarına doğru bir şekilde girilmelidir.
Yanlış Kesilen Fatura Nasıl Düzeltilir?
Yanlış düzenlenmiş faturalar, düzeltme faturası (iade faturası) veya iptal süreci ile düzeltilebilir. E-fatura veya e-arşiv faturalarında iptal işlemi belirli süre içinde yapılmalıdır.
ÖTV’li Fatura Nasıl Kesilir? (Örnekli)
Özel Tüketim Vergisi’ne (ÖTV) tabi ürünlerin satışında, fatura kesilirken ÖTV oranı da fatura üzerinde gösterilmelidir. Örneğin, otomotiv sektöründe %20 ÖTV’li bir ürün satılırken KDV ve ÖTV tutarları ayrı ayrı hesaplanır.
Örneğin, bir işletme, 50.000 TL tutarında Özel Tüketim Vergisi’ne (ÖTV) tabi bir ürün satışı yapıyorsa:
- Ürün Bedeli: 50.000 TL
- ÖTV Oranı: %20
- ÖTV Tutarı: 50.000 TL x %20 = 10.000 TL
- KDV Oranı: %20
- KDV Tutarı: (50.000 TL + 10.000 TL) x %20 = 12.000 TL
- Fatura Toplamı: 50.000 TL + 10.000 TL (ÖTV) + 12.000 TL (KDV) = 72.000 TL
Bu şekilde ÖTV ve KDV ayrı ayrı gösterilerek fatura düzenlenir.
ÖTV’li Fatura İade Faturası Nasıl Düzenlenir?
ÖTV’li bir malın iadesi durumunda, ÖTV tutarını da içeren bir iade faturası düzenlenir. İade faturasında ÖTV oranı ve KDV ayrı olarak belirtilir.
Askıda Fatura Nedir?
Askıda fatura, düzenlenmiş ancak henüz onaylanmamış veya ödemesi yapılmamış faturalardır. Askıda faturalar, ticari işlem tamamlanmadığı için beklemede kalır.
Askıda Fatura Sorgulama
Askıda kalan faturalar, e-fatura veya e-arşiv sistemlerinde takip edilerek doğruluğu sorgulanabilir. Özellikle büyük işletmelerde askıda fatura işlemlerinin düzenli olarak kontrol edilmesi gereklidir.
TÜRMOB E-Fatura Nedir?
TÜRMOB, Türkiye Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler ve Yeminli Mali Müşavirler Odası Birliği tarafından sunulan e-fatura sistemidir. Bu sistem, mali müşavirler için e-fatura düzenlemeyi kolaylaştıran bir platform sağlar.
E-Fatura İptal Portalı Nedir? Nasıl Kullanılır?
E-fatura iptal portalı, hatalı kesilen e-faturaların iptali için kullanılan bir sistemdir. Faturanın iptal süreci bu portal üzerinden başlatılır ve iptal edilebilir.
E-Arşiv Fatura Sorgulama
E-arşiv faturalarda, fatura doğruluğu ve geçerliliği Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) portalı üzerinden sorgulanabilir. Fatura numarası ile fatura bilgileri kontrol edilerek doğrulama yapılır.
E-Fatura Hata Kodları
E-fatura kesimi sırasında karşılaşılan hata kodları, fatura işlemlerinin reddedilmesine veya düzenlenememesine neden olabilir. Bu kodların anlamları ve çözümleri detaylı olarak açıklanmıştır.
E-Fatura Hata Sorgulama
E-faturada yaşanan hataların sorgulama işlemi GİB portalı üzerinden yapılır. Hata kodlarına göre sorunun çözümüne ulaşılabilir.
Mali Mühür ile E-Fatura Başvurusu
E-fatura sistemine dahil olmak için, mali mühür kullanarak GİB üzerinden başvuru yapılmalıdır. Mali mühür, dijital ortamda fatura onaylamanın en önemli güvenlik aracıdır.
Naylon Fatura Nedir?
Naylon fatura, gerçekte var olmayan işlemler için düzenlenen sahte faturadır. Bu tür faturalar vergi kaçırma amacıyla düzenlenir ve ağır cezai yaptırımlara tabidir.
Naylon Fatura Cezası
Naylon fatura düzenleyen veya kullanan kişiler için hem para hem de hapis cezası öngörülmektedir. Vergi kaçakçılığı suçu işleyenler için ciddi yaptırımlar söz konusudur.
2024 Fatura Düzenleme Sınırı
2024 yılı itibarıyla, fatura düzenleme alt ve üst sınırları GİB tarafından belirlenmiştir. Bu sınırlar, işletmelerin vergi beyannamelerinde dikkate alınması gereken rakamları içerir.
Fiş ile Fatura Arasındaki Fark
Fiş, daha küçük ölçekli işlemler için düzenlenirken, fatura daha büyük ticari işlemler için düzenlenir. Fişler, belirli bir tutarın altındaki işlemler için kullanılırken, fatura daha detaylı bilgi içerir.
Fiş Fatura Yerine Geçer mi?
Fiş, belirli bir tutarın altındaki işlemler için kullanılabilir, ancak fatura yerine geçmez. Özellikle ticari işlemlerde ve yüksek tutarlarda fatura düzenlenmesi zorunludur.
Fatura Kesmeme Cezası
Fatura kesmemek, işletmeler için ciddi cezalar doğurabilir. Vergi usulüne uygun hareket etmeyen işletmelere para cezası uygulanır.
Fatura Kesme Süresi
Fatura, mal veya hizmet tesliminden itibaren 7 gün içinde kesilmelidir. Bu sürenin aşılması, cezai yaptırımlara yol açabilir.
E-Fatura Kesmeme Süresi
Fatura kesmeme süresi ile aynı şekilde mal tesliminden sonra 7 gündür. Mal tesliminin yapıldığı ayda E-Fatura kesilmelidir, ay atladığı durumda 7 gün aranmaz ve faturası aynı aya düzenlenmek zorundadır. Fatura kesmeme süresi aşıldığında vergi daireleri tarafından para cezaları uygulanır. Bir E-Fatura bulunduğu tarihten 7 gün öncesine kadar GİB Portalına iletilebilir. 7 günden sonra gönderilen faturalar için özel usülsüzlük cezasına tabi tutulabilir.
İrsaliyesiz Fatura Kesme
İrsaliyesiz mal taşımak yasaktır. Ancak, irsaliye yerine fatura düzenlenebilir. Fatura, malın taşınması sırasında irsaliye yerine kullanılabilir. Bu durumda faturaların altına “İrsaliye yerine geçer.” ibaresi konulmalıdır.
Askıda Fatura Nedir:
Askıda fatura, mal veya hizmet satışı tamamlanmış ancak ödemesi yapılmamış ya da fatura henüz onaylanmamış faturalara verilen isimdir. Ticari işlemlerde askıda fatura, sürecin tamamlanmadığını ya da işlemde eksiklik olduğunu gösterir.
Askıda fatura sorgulama:
E-fatura veya e-arşiv sisteminde askıda kalan faturaların durumunu kontrol etmek için kullanılır. Özellikle büyük ölçekli işletmelerde ve tedarik zincirlerinde, askıda fatura durumları sıkça yaşanabilir. Faturanın askıda kalması durumunda alıcı ile iletişime geçilerek fatura onayı ve ödemenin yapılması sağlanır.
TÜRMOB E-Fatura Nedir?
TÜRMOB e-fatura, Türkiye Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler ve Yeminli Mali Müşavirler Odası tarafından sunulan e-fatura sistemidir. Muhasebeciler ve mali müşavirler tarafından tercih edilen bu sistem, e-fatura düzenleme ve takip işlemlerini kolaylaştırır.
E-Fatura İptal Portalı Nedir? Nasıl Kullanılır?
E-fatura iptal portalı, yanlış veya hatalı kesilen e-faturaların iptal edilmesi için kullanılan bir sistemdir. GİB tarafından sağlanan bu portal üzerinden, belirli bir süre içinde e-faturalar iptal edilebilir.
E-Arşiv Fatura Sorgulama
E-arşiv faturaların doğrulanması ve kontrol edilmesi için kullanılan sorgulama işlemleri. Alıcılar ve satıcılar, e-arşiv fatura sorgulaması yaparak fatura bilgilerinin doğru olup olmadığını teyit edebilirler.
E-Fatura Hata Kodları
E-fatura düzenlerken karşılaşılan hata kodlarının anlamları ve çözümleri. Örneğin, “0400 – Vergi Kimlik No Hatası” gibi sıkça karşılaşılan hata kodlarının nasıl düzeltileceği hakkında bilgi.
Mali Mühür ile E-Fatura Başvurusu
E-fatura sistemine geçmek isteyen işletmelerin, mali mühür ile başvuruda bulunmaları gerekir. Mali mühür, e-fatura düzenlemek ve dijital ortamda onaylamak için kullanılan güvenlik aracıdır.
Naylon Fatura Nedir? Naylon Fatura Cezası
Naylon fatura, gerçekte yapılmayan ticari işlemler için düzenlenen sahte faturadır. Naylon fatura düzenleyen ya da kullananlar ağır cezalarla karşılaşabilir. Vergi kaçakçılığı suçu işleyenler için hem para cezası hem de hapis cezası uygulanabilir.
2024 Fatura Düzenleme Sınırı
2024 yılı itibarıyla fatura düzenleme alt ve üst sınırları, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmiştir. Bu sınırların üzerinde yapılan tüm ticari işlemler için fatura düzenlenmesi zorunludur.
Fiş ile Fatura Arasındaki Fark
Fiş, genellikle küçük tutarlı satışlarda kullanılan bir belgedir ve KDV’yi içerir. Fatura ise, daha büyük ticari işlemlerde düzenlenir ve daha ayrıntılı bilgi içerir (satıcı, alıcı bilgileri, KDV oranları vb.). Fişin genellikle yasal geçerliliği kısa sürelidir, fatura ise uzun vadeli belgelenir.
Fiş Kesme Sınırı Nedir?
Fatura Kesme Süresi ve Kesilmeme Cezası
Fatura kesme süresi, ticari işlemin gerçekleştiği tarihten itibaren 7 gündür. Bu süre içinde fatura kesilmezse, cezai yaptırımlar uygulanabilir. Fatura kesilmemesi durumunda, hem satıcı hem de alıcı için idari para cezaları söz konusu olabilir.