ERP yani Kurumsal Kaynak Planlama yazılım sistemi. Kurumsal bir yapının içinde bulunduğu tüm faaliyetleri baştan sona birbirine bağlayan, kurumun tüm birimlerinin, bilgi akışına kısa sürede ve en doğru şekilde ulaşmasını sağlayan bir yazılım sistemidir.
Günümüzde ulusal ya da uluslararası faaliyet gösteren tüm kurumlar için bilgi akışını sağlamak, organizasyonların kontrolünü yapmak fazlasıyla emek gerektiren ve bununla birlikte zaman alan bir iştir. Fazladan emek harcamak ve zaman kaybı aslında ekstra çalışan ve para kaybı anlamına gelmektedir. Üstelik bir de üretimin, satışın ve dağıtımın da gecikeceğini hesaplarsak bu daha çok iş ve daha az verim anlamına gelmektedir. İşte ERP programı tam olarak bu konu da devreye girmektedir.
Çok birimli bir işletmenin her bir biriminin özerk yapıda olduğunu düşünebiliriz. Birbirine bağlı özerk birimler. Ham madde alımı, malzeme-makine alımı ve bakımı, stok kontrolü, işçi alımı-eğitimi,üretim, kalite kontrol, finans işlemleri, müşteri ile ilişkiler, satış ve dağıtım organizasyonları gibi her bir faaliyetin organizasyonu farklı birimler tarafından yapılmaktadır. Bu farklı birimlerin uyum içinde çalışması verimin artması anlamına gelmektedir. ERP yazılımı tüm birimlerin uyum içinde çalışmasını sağlayarak verimi artırmayı amaçlayan ve bunu da başaran bir sistemdir.
İşletmenin her bir faaliyetini tek bir veri tabanında toplanması, tüm birimler arası bilgi akışını en kısa süreye indirecek ve aynı zamanda tüm birimlerin kontrolünü birleştirip, merkezden yönetimi kolaylaştıracaktır.
Merkezden yönetimi kolaylaştırılması
Ulusal ya da uluslararası faaliyet gösteren tüm şirketler ERP yazılımı ile tüm verilere, günlerce ya da haftalarca raporlanıp sunulmasını beklemeden o gün içinde ulaşır. Gerekli tüm kararlar en kısa sürede alınıp uygulanır. ERP yazılımı ile mesafeler yok olup, binlerce kilometredeki işletmenin yönetimi, tüm birimlerin faaliyetlerinin kontrolü, karar alımını ve gerektiğinde müdahale etmeyi kolaylaşacaktır.
Zaman tasarrufu
ERP ile birimler arası iletişim sağlanacaktır. Bu da ham madde alımı ve alınan siparişin üretiminin başlangıcı, stok bilgisi ve buna bağlı olarak dağıtım işi çok daha organize ve kısa süreli olması anlamına gelmektedir. Merkezden alınan kararlar çok daha hızlı olacak ve ürünün müşteriye ulaşma zamanı azalacak. Verilerin merkeze ulaşımı saatler içinde mümkün olacak. Üstelik tüm bunlar uluslararası faaliyet gösteren işletmeler içinde aynı sürede gerçekleşecektir.
Hızlı bilgi paylaşımı
ERP sistemin ana amacı denilebilir. Bilgi paylaşımını kısa sürede yaparak hızlı kararlar alımını sağlar. Tüm birimlerin verilerini bir taban da toplayarak, tüm birimlerin bilgi ağını birbirine bağlar.
İnsan kaynakları yönetimi; maaş bilgileri, aylık çalışma saatleri, eğitim durumları, verilen eğitimler, çalışan kişi sayısı, işletmedeki çalışma süreleri gibi tüm çalışanların bilgilerine ulaşmak anlamına gelir.
Kalite kontrol yönetimi
Ürün kalite kontrolünün yönetimi, istenen kalitenin altındaki ürün miktarı ve bunların iyileştirilmesi için gerekli çalışmalar yapılmasını sağlar.
Üretim yönetimi
Üretimi için gerekli tüm etkenlerin takibi ve kontrolünü sağlar. Üretimi aşama aşama takip edilebilir. Üretimi gerçekleştiren personel bilgileri
Proje yönetimi
Devam eden projelerin takibi, projeye ait maliyet hesapları, proje de çalışan personel sayısı, proje yöneticileri gibi tüm bilgilerin kontrolünü sağlar. Proje takibi yapılarak işleyişin sorunsuz ilerlemesi sağlanır.
Satış ve dağıtım yönetimi
Ürün fiyatları, sipariş teslim kontrollerini, ürünlerin depo ve mağazalara dağıtımını, satış yapan personellerin bilgilerini ve diğer tüm satış işlemlerini kontrol etmeyi sağlar. Satış işlemlerinin her bir aşamasını takip ederek olası sorunların kaynaklarını bulunarak çözümleri sağlanması kısa sürede gerçekleşir.
Müşteri ilişkileri yönetimi (CRM)
Verilen ve alınan teklifler, yapılan anlaşmalar gibi müşteriler ile yapılan tüm görüşmelerin kontrolünü sağlar. Müşteriye ait tüm bilgilerin kayıt altında tutulması,satıştan sorumlu her personelin müşterinin önceki alış veriş işlemlerini bilmesine ve böylece müşteri ihtiyaçlarına göre satış yapmasını sağlar. Müşteri odaklı sunumlar yapılarak, müşteri memnuniyeti sağlanır, uzun süreli müşteri ilişikleri kurulur. Üretim ve satış devamlılığı sağlanarak işletmenin geleceği güvence altına alınır.
Dış ticaret yönetimi
Uluslararası faaliyet gösteren işletmelerin zaman ve mekandan bağımsız olarak tüm birimlerin kontrolünü yurt içindeki gibi sağlar. Günlerce veri toplanıp, belgelenerek mail atılmasını beklemek yerine, ERP yazılımı kullanarak binlerce kilometre uzaktaki işletmenin takibi o gün içinde yapılır, kontrolü sağlanır. Merkezden yönetim sağlanarak, olası sorunlar kısa sürede çözülür, hızlı kararlar alınır ve böylece verim artırımı yapılır.
Satış sonrası hizmetler
Ürün şikayet-memnuniyetleri ve ürün değişim taleplerinin de kontrolünü sağlar. Ürünlerin şikayetlere göre üretimi iyileştirilir. Memnun kalınan ürünlerin üretimi artırılır ve daha çok satışı hedeflenir.
Bakım yönetimi
Malzeme, makine, taşıt araçları, depo, mağaza, şirket binası gibi işletmeye ait tüm varlıkların bakımının kontrolünü sağlar. Olası kazaların önüne geçilir. Zamanında kontrolü yapılan malzemelerin kullanım ömrü uzatılarak maliyet düşürülür.
ERP İle Bir Adım Önde
İş dünyasında rekabet esastır. Tüm firmalar daha kaliteli, daha ucuz, daha kullanışlı yani diğer firmalardan daha iyi üretim yapmak ve hizmet sunmak amacındadır. Elbette ki müşteriler için daha iyi tercih sebebidir. ERP programı kullanan firmalar diğer firmalardan birkaç adım öne geçerek rekabette avantaj sağlar. Müşteri isteklerine daha çok hakim olacak, daha hızlı üretim yapacak, maliyeti düşürüp gerekirse daha ucuza ürün satışı yapacak, tüm faaliyetlerin takibi yapılarak sorun çıkma olasılığı en aza indirilip, çıkan sorunları da en hızlı şekilde çözecektir. Diğer firmalara oranla daha organize ve sistematik olacaktır.