Günümüzde her gecen gün daha da gelişen bilgi teknolojilerinin iş dünyasında da kullanımı her sektör ve her işletme için kullanılması kaçınılmaz olmuştur. Bilgi teknolojilerinin hızla gelişmesinden dolayı her ölçekteki firma bilgi teknolojileri firmaların her alanında kullanılır olmuştur. Hızla artan rekabet koşulları firmaların ihtiyaçlarının da artmasına sebep olmuştur.
İhtiyaçların artmasından dolayı firmaların çeşitli işletme fonksiyonlarının birlikte ve koordineli bir şekilde yürütülmesin de gereksinim duyulmuştur. Günümüzde çeşitli sektörlerde kullanımı hızla artan Kurumsal Kaynak Planlamasını (ERP) kısaca tanımlarsak; Kurumsal Kaynak Planlaması çeşitli sektördeki ve çeşitli ölçekteki firmaların kullandığı stok kontrolü, üretim, yönetim ve muhasebe işlemlerinin bütün hale getirdiği sistemlerdir.
Bu sistemlerle firmalar yaptıkları üretimin, üretim maliyetini, stok takibini, üretilen ürünlerin maliyetinin takibini, yapılan işlemlerin muhasebeleştirilmesini tek bir sistemden gerçekleştirebilmektedir. Bu sistemler sayesinde yöneticiler hata payı yok denecek kadar az olan hatta hiç hata payı olmayan raporlara ve özet bilgilere rahatlıkla ulaşabilmektedirler. Bu bakımdan da Erp Programı firmalar için ne kadar yararlı olduğu ve tartışmaya bile açık bir konu olmadığı anlaşılmaktadır. Her ne kadar da Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) faydalı olsa da etkili bir ERP projesi uygulanmadığı sürece başarısızlık kaçınılmaz olmaktadır. Kurumsal Kaynak Planlamasını her sektör kullansa da uygun ve etkili şekilde kullanılmadığında istenilen başarı elde edilememekte ve istenilen sonuca ulaşılamamaktadır. Peki Kurumsal Kaynak Planlamasıyla istenilen sonuca ve başarıya ulaşmak için neler yapmak gerekiyor alt başlıkta inceleyelim.
Kurumsal Kaynak Planlamasında Başarılı Olmak İçin Etkili On Adım
Durum Analizi Yapılmalı
ERP projelerine başlamadan önce her firma kendi durumlarının her sürecini gözden geçirip, tespitte bulunmalı ve başarılı bir proje gerçekleştirebilecek yapıya sahip olduklarından emin olmalıdırlar. Her firma her ne kadar da olsa kendilerini her konuda yeterli bulsalar da etkili bir ERP projesine başlamaları için üretimden muhasebeye kadar her alanda durum raporu hazırlayıp, raporları değerlendirip ona göre uygun ERP projesini uygulamalıdır.
Etkin Bir Ekip Çalışması Yapılmalı
Her firma ERP projesini uygulamadan önce, ERP Projesini uygulamak için projenin her detayını ayrıntılı şekilde bilen, firmanın üretimden muhasebesine kadar her süreçte bilgi ve deneyim sahibi olan kişilerden oluşan etkili bir proje ekibi oluşturmalıdır. Proje ekibi ayrıca etkin kararlar alabilen, bilgi işlem altyapısına sahip kişilerden oluşmalıdır.
Sorumluluk Bilincine Sahip Olunmalı
ERP projelerini uygulamak isteyen firmaların proje ekibi, ülkemizde ve dünyada etkin olan bütün ERP yazılım şirketlerinin çalışmalarını yakından takip etmeli ve detaylı olarak incelenmelidir. Firmaların oluşturduğu proje ekipleri ERP yazılımı yapan bütün şirketlerden ERP yazılımları hakkında detaylı bilgi almalıdır.
Her Ayrıntıya Önem vermeli ve Net Bilgi Edinilmeli
Firmaların oluşturduğu proje ekibi ERP yazılımı yapan firmaların referanslarını dikkatlice incelemelidir. Yazılan ERP yazılımlarının yalnız bir sektör için mi uygun yoksa her sektöre ve firmaya uyarlanabilen, yazılım olup olmadığını araştırıp net olarak bilgi sahibi olmalıdır.
Müşteri ile Referans Arasındaki Sıkı Bir Bağ Olmalı
Proje ekibi ERP yazılımı yapan firmanın referanslarıyla kesinlikle proje hakkında görüşülmeli ve bilgi almalıdır. Proje ekibi referans aracılığıyla o firma da kullanılan ERP yazılımlarının kaç senedir kullanıldığı, hangi modüllerin kullanıldığı, kaç kullanıcılı bir sistem olduğu hakkında detaylı ve net bilgi almalıdır.
Küçük Ayrıntılara Bile Dikkat Ederek Doğru Hedefe Ulaşılmalı
Proje ekibi ERP yazılımı yapan firmaların yaptığı ERP yazılımının ERP programı mı yoksa pahalı bir muhasebe paketi mi olduğunu iyice analiz etmelidir.
Müsteri ile Danışman Arasında Sıkı Bir Bağ Olmalı
Proje ekibi Uygun olduğunu düşündüğü ERP firmalarıyla en az iki defa toplantı yapılmalıdır ve firmaya beklentilerini net olarak ifade etmelidir. Firmayla anlaşılmadan önce deneme toplantıları yapılmalı ve toplantıya ilgili tüm departmanlarda katılmalı ve sürece olumlu katkıda bulunmalıdırlar.
Beklentileri Garanti Altına Alınmalı
ERP yazılımı yapan firmadan sunulan beklentilerin tam olarak karşılanacağı garantisi alınmalıdır. Beklentilerin karşılanması için hiçbir konu açıkta bırakılmamalıdır.
Alınacak Program Mutlaka Gözden Geçirilmeli
ERP yazılımı yapan firmandan alınan ERP programının teknik altyapısı dikkatlice ve ciddiyetle incelenmelidir Programın uygulanabilirliği, esnekliği, uyarlana bilirliği, kullanım kolaylığı test edilmelidir.
Olumsuzluklara Karşı Tedbirli Olunmalı
ERP yazılımı yapan firmadan firma ile proje yapım esnasında ve projeden sonrasında alınacak destekler konusunda, desteğin kapsamı, süresi, niteliği tam olarak belirlenmelidir. Hızla gelişen bilgi teknolojilerinden dolayı kullanımı artan Kurumsal Kaynak Planlama(ERP) doğru ve etkili kullanıldığında diğer maliyeti ve kullanımı basit ofis ve muhasebe programlarına göre yazılımı kullanan firmalara kolaylık sağlamaktadır. Geleneksel olarak kullanılan programlardan dolayı olabilen çeşitli zararlar, üretimdeki gecikmeler ERP ile oluşmayacağı için firmaya faydaları çoktur. ERP yazılımlarını kullanmak isteyen firmalar programı kullanmadan önce her ayrıntıyı dikkatlice öğrenip ERP programları hakkında ve programı yapan firma hakkında detaylı bilgi alıp o bilgiler ışığında programı kullanmaya başladıklarında ERP yazılımları sayesinde firmalarında iş akısındaki istedikleri sonuca ulaşabilirler.
