ERP Seçimi Nasıl Yapılır?

ERP Seçimi özellikle yazılım dünyasına yabancı olanlar için çok kafa karıştıran bir durumdur. Bu kadar bilinmeyenin bulunduğu sektörde hangi erp yazılımını seçeceğiniz ya gözü kapalı bir kararlılık gerektirir ya da kendisinin de konuya yabancı olduğu sınırlı deneyimi olan kişilerden referans almayı gerektirir. Her hâlükârda sizin için en doğru seçimi yapmak neredeyse imkânsızdır. İşte bu noktada sizlere doğru seçimi yapmanız için nelere dikkat etmeniz gerektiğini ve kendi seçim stratejinizi nasıl oluşturacağınızı anlatıyoruz.

ERP Seçim Stratejisi Oluşturma

Bu yazımızda maddeler halinde nelerin dikkat edilecek unsurlar olduğunu ve bu unsurları kendinize göre nasıl derecelendireceğinizi anlatacağız. Sonraki yazımızda ise bu kriterler üzerinden bir örnek olay çalışması oluşturarak sizin de bu yöntemle kendi stratejinizi nasıl oluşturmanızı anlatacağız. Sonraki çalışmalarımızda ise DİA, Logo, Netsis, SAP, Canias, Eta, Micro, Workcube gibi yazılımları bu sistematiğe göre beraber inceleyeceğiz. Her ne kadar DİA Kurumsal Yönetim Sistemi’nin çözüm ortağı olsak da size olabildiğince objektif, bilimsel ve doğru sonuçlar sunacağız.
Öncelikle konuya yabancı olanlar ya da konuya ilgili olanlar için ERP’nin ne olduğundan başlayalım. İsterseniz bu kısmı atlayarak sonraki başlıktan devam edebilirsiniz. Türkçe karşılığı Kurumsal Kaynak Planlaması olan “Enterprise Resource Planning” kavramının baş harflerinden oluşur. Bir kurumun stok, finans, muhasebe, insan, müşteri, tedarikçi gibi tüm kaynakların kontrolünü, denetlenmesini ve planlanmasını içerir. Dolayısıyla öncelikle ERP kavramına yalnızca yazılım olarak bakmamak gerekir. ERP aynı zamanda bir organizasyon zekası ve kazanılması, yaşatılması gereken kurum kültürüdür. ERP kavramını anladıktan sonra asıl konumuza devam edelim. ERP hakkında daha detaylı bilgi için “ERP nedir? ERP Kavramı nedir? Tarihi gelişimi nasıl olmuştur?” yazımıza tıklayabilirsiniz.

ERP Seçim Kriterleri

Bu bölümde erp seçimindeki bizce en önemli olan ana kriterleri ve bu ana kriterlerin alt kriterlerini değerlendirdik. Bu kriterlerin birbirlerine göre ağırlıkları tabi ki aynı değildir. Sektörden sektöre, iş yapış şekline, iş süreçlerine, bölgeye ve hatta kültür farklılıklarına göre bile değişebilir. Bu ağırlık dağılımını kendi bulunduğunuz duruma göre değerlendirerek kendiniz oluşturmalısınız. Bunu nasıl yapabileceğinizle ilgi ipuçlarını yazının içerisinde bulacaksınız.

Çözüm Kütüphanesinin Kapsamı

Hiç şüphesiz ki iş süreçlerinize çözüm bulmayan size uygun çözümleri ve modülleri çözüm kütüphanesinde bulundurmayan bir yazılımı kimse satın almak istemez. Örneğin bir mağazanız varsa erp seçimi yaparken içerisinde mağazacılık yönetimi kütüphanesi olan renk, beden asortisi tanımlayabileceğiniz bir sistem düşünmeniz yerinde olacaktır. Ya da saha satışı yapan personelleriniz varsa stok kartlarına fotoğraf ekleme özelliği olan bir çözüm düşünürsünüz. Bu noktada çözüm kütüphane kapsamını aşağıdaki gibi alt kriterlere ayırabiliriz.

1. • Yatay Çözümler

Yatay çözüm bir erp sistemindeki çözümlerin derinliği ve farklı koşullarda esneklik sağlayan özellikler olarak düşünebiliriz. Örnek olarak erp yazılımlarının olmazsa olmazı stok kartlarıdır. Bu kartlara stok kodu, adı, markası gibi özellikler standarttır. Fakat bu kartlara barkod, QR kod, üretici kodu tanımlayabilme özellikleri birer yatay çözümdür. Ürün seri kodu tanımlayarak depolarınızdaki giriş çıkışlarınızı, ürün garantisi yönetmek yine birer yatay çözümdür. Bu erp çözüm kütüphanelerinin fazlalığı firmadan firmaya, sektörden sektöre, büyük küçük çaptaki firmalar arasındaki farklılıklara karşı esnekliği artırmaktadır. Yani bir erp programının yatay çözüm kütüphanesi ne kadar genişse sizin firmanıza o kadar iyi fit edecektir.

1. • Sektörel Çözümler

Adından da anlaşıldığı gibi sektörel çözüm kütüphanesi sektöre göre uyarlanmış çözümleri ifade etmektedir. Sektörel çözümler firma ana süreçlerinin bazılarının diğer sektörlere göre çok farklı olduğu durumlarda geliştirilir. Bakıldığında farklı sektörlerdeki firmaların iş süreçlerinin yaklaşık %90’ı birbiri ile çok yakınlık göstermektedir. Hatta muhasebe, satış, satın alma, stok depo, üretim ve finans gibi ana süreçleri tıpatıp aynıdır. Bu ana süreçlerdeki alt süreçler ufak farklılıklar göstermektedir ve bu farklılıklar sektörel çözümlerle değil yatay çözümlerle çözülmektedir. Bazı firma yetkilileri kendi işlerinin diğer firmalardan çok farklı iş süreçlerine sahip olduğunu ve illa o sektörle iş yapmış erp firmalarını tercih etmeleri gerektiği yanılgısına kapılmaktadırlar. Hâlbuki eğer mağazacılık, restoran, sağlık, eczane gibi sektörlerde iş yapmıyorsanız dikkat etmeniz gereken şey yatay çözümlerin sizin işlerinize ne kadar uygun olduğudur. Sonuç olarak ana süreçlerinizden bir ya da bir kaçı diğer sektörlerden çok farklı süreçlere sahipse(örn. Restoran, Hastane, Mağazacılık) çok önemli bir kriterdir.

• • Dikey Çözümler

Dikey çözümler erp yazılım ürünlerinin yanında müşterilerinin ihtiyacı olabilecek başka çözümlerin müşteriye sunulmasını içerir. Buna en iyi örnek erp kurulumu öncesi bazı erp çözüm ortakları server, donanım gibi ürünleri müşterilerine sunabilmesidir. Eğer çok özel bir durum, ihtiyaç ya da ihtiyaç değilse çok önemli bir kriter değildir.

Güvenlik

Güvenlik ERP seçimi noktasında belki de en önemli unsurdur. Konunun vahimiyetinin anlaşılabilmesi için misal vermek gerekirse bir kimsenin bir bankanın veri tabanını hacklediğini düşünün. Ya da e devlet sistemini ele geçirdiğini. Bir makalede verilen istatistiklere göre Türkiye’de firmalar haftada 18 bin siber saldırıya uğruyor. Bunlardan bir tanesi de fidye yazılımı olan bad rabittir. Bu yüzden en küçük çaptaki firmalar bile bazen büyük mali kayıplara uğrayabiliyor.

• • Veri Güvenliği Casus Koruma ve Veri Yedekleme

Burada önemli olan nokta ERP Sisteminizi kendi local serverlarınızda mı kullanmak istiyorsunuz yoksa bulut serverlarda mı? Local serverlardaki veri tabanının fiziksel ya da sanal olarak korunmasında ERP firmasının tavsiye niteliğindeki katkılarından başka yapabileceği çok şey yoktur. Bu sizin bilgi işlem merkezinizin, server donanımlarınızın, güvenlik duvarı cihazlarınızın ve yedekleme sistemleriniziz kabiliyetlerine bağlıdır. Eğer ERP Sisteminiz bulut tabanlı çalışan bir sisten ise server, donanım, güvenlik duvarı yedekleme gibi pahalı ve iş yükü getiren konularla uğraşmak zorunda değilsiniz. Bazı firmalar gizlilik kaygılarıyla hareket ederek bulut sistemde verilerim başkalarının elinde düşüncesiyle sıcak bakmamaktadırlar. İşte tam da bu noktada ERP firmasının ISO 27001 – Bilgi Güvenliği, ISO 22301 – İş Sürekliliği, ISO 20000 – Bilgi Teknolojisi Hizmet Yönetimi sertifikalarına sahip olup olmadığını kontrol ediniz. Böylelikle verilerinizin güvenli ellerde olup olmadığından erp firması da dahil kimsenin gizlilik ihlali yapamayacağından uluslar arası standartlarla korunduğundan emin olabilirsiniz.
ERP Sektöründe hizmet veren bir ekip olarak bizler güvenlik riskinin çok düşük olmasından, bağlantıların hızlı ve stabil olmasından ve çok daha az sorun yaşatmasından dolayı Bulut Teknoloji tercihimizdir.

Biraz daha kafanızda canlandırmak için şu soruya cevap verin “paranızı hangisinde saklarsınız?”

 

Hizmet ve Servis Ağı

Hiç şüphesiz satın aldığınız tüm ürünler için hizmet kalitesi ve servis ağı kalitesi satın almaya karar verirken göz önünde bulunduracağınız kriterler arasında başı çekmektedir. Aldığınız ürün ne kadar kaliteli olursa olsun iyi bir servis ve hizmet ağı yoksa başınıza ciddi sorunlar açabilir. Bu noktada satın alacağınız yazılım ürünüyle ilgili kaç yıllık firma olduğuna, webdeki yorumlarına, sizin bölgenizde kaç tane çözüm ortağı olduğuna bakarak bu konuda fikir sahibi olabilirsiniz.

• • Kurulum Uyarlama ve Projelendirme

Belki de ERP projelerinin en kritik ve önemli süreci kurulum ve uyarlama sürecidir. Çünkü ERP sistemini başarılı ya da başarısız kılacak erp projesinin en önemli unsurudur. Bu noktada kaç proje bitirildiğine, ne tür firmalar ile çalışıldığına ve başarılı hikayelerine bakabilirsiniz.

• • Eğitim Hizmeti

ERP Uyarlama sürecinin bir parçası olan erp eğitim süreci basite alınmaması gereken bir süreçtir. Personeliniz doğru bir eğitim süreci geçirmediğinde erp sisteminde aksamalar, sonrasında uzun uğraşlar, zaman ve emeğe mal olabilir. Tabi verilen erp eğitiminin kalitesi kadar doküman ve video gibi materyallerle desteklenmek te ciddi avantaj sağlayacaktır. Satın almaya karar vermeden önce eğitim verecek eğitmenin deneyimine, kullanım kılavuzu, eğitim videoları gibi materyallerin zenginliğine dikkat edilmelidir.

• • Teknik Destek ve Yardım

Öncesinde de bahsettiğimiz gibi aldığınız ürüne sağlanan teknik destek hayati öneme sahiptir. Bunu hemen bakarak anlamak zordur. Uzun yıllardır faaliyet gösteren bir firma ise çözüm ortakları ve teknik destek sağlayan personelleri de alanın da bir hayli uzmanlaşacaktır. Köklü bir firma olması ürününün arkasında durduğuna ve duracağına işarettir. İnternette sikayetvar.com gibi firmalar araştırılarak ürünlerinin ne kadar arkasında durduklarını hakkında fikir sahibi olabiliriz. Tüm bunların yanında ISO 22301 – İş Sürekliliği sertifikasına sahip bir firma olması da önemli bir kriterdir.

Kullanılan Teknoloji

Bu noktada işler biraz daha teknik bilgiye dayanıyor. Öncelikle hangi yazılım dilinin kullanıldığı büyük öneme sahiptir. Microsoft’un C# mı? Yoksa Oracle’ın Java’sı mı? Ya da daha yeni nesil Python, JavaScript dillerinden birisi mi? Objective C, Java Android gibi mobil uyumlu diiler de kullanılıyor mu? Hangi veri tabanını kullanıyor. İnternet tabanlı bulut sistem var mı? Yoksa local veri tabanı mı kullanmak zorundayım?

• • Bulut ve Local Server

Kim ne derse desin bir gün tüm yazılımlar bulut altyapısı kullanacak. Çok kısa zaman zarfı içerisinde kimse server ve bilgi işlemle uğraşmak zorunda kalmayacak. “Verilerim bulutta güvende mi?”, “Gizlilik ihlali olur mu?” gibi sorular tarih olacak. Bu konudaki dünya standardı sertifikaları aslında bu kuşkularınızı ve soru işaretlerinizi gideriyor. Bulut sisteme ayak uyduramayan yazılım firmalarına ne mi olacak. Tabi ki tarih olacak! Bu yüzden bizim tercihimiz her zaman buluttan yana.

• • Veri tabanı mimarisi

Günümüzde yazılım firmalarının neredeyse tamamı veri tabanı olarak SQL(Structured Query Language) kullanmaktadır. Bir ERP yazılımının eğer arka plandaki tablo yapıları çok karmaşıksa ve iyi planlanmamışsa ciddi performans sorunları yaşıyor olabilir. Ne yazık ki bunu kullanmadan anlamak ta oldukça zordur. Yine burada da satın alacağınız yazılım firmasının kaç yıldır bu işi yaptığına baksanız iyi edersiniz. Bu tür performans sorunları zaman içerisinde giderilebilir. Fakat yine de temelden gelen kronik sorunları çözmek çok kolay değildir. Bu noktada yazılımın ücretsiz demosunu isteyerek performansını test edebilirsiniz. Mümkünse içerisinde veri olan bir demo isteyiniz. İçerisinde veri olmayan bir veri tabanı üzerinde yapılan test ile performansı ölçmek çok anlamlı olmayabilir.

• • Yazılım Mimarisi ve Kullanılan Dil

Yeni nesil diller her zaman gelişime açıktır. C#, Java, Pythton gibi çok kullanılan ve sürekli güncellenen dillerden olması büyük öneme sahiptir. ERP yazılımı üreten ya da başka doğrudan nihai tüketiciye ürün sunan firmalar, özellikle ara yüz geliştirimi için başka eklentiler kullanmaktadır. Eski ve yeteri kadar kullanıcısı olmayan bir dille yazılım geliştiren yazılım firmaları için bu eklentiler eski ve çok kısıtlı kalabilir. Bu da bir noktadan sonra yazılımın teknolojisinin çağa ayak uyduramaması anlamına gelir.

Kullanıcı Deneyimi

İyi bir kullanıcı deneyimi yaşatan yazılım her zaman bir adım öndedir. Böyle bir yazılımı kullanmak işten çok zevk haline bile gelebilir. İyi tasarlanmış kısa yollar, kolay kullanım, hızlı filtre, aradığını kolay bulma, göz dolduran grafik ve görsellik kullanıcı deneyimini artıracaktır.

• • Kararlılık (Stabilite)

Kullanıcı deneyimini artıran en önemli etken olarak kararlılık ve stabilite olarak düşündük. Örnek olarak hepimiz akıllı telefonumuzda sıradan günlük işlerimizi yaparken donmasının, hata vermesinin ya da uygulamanın aniden kapanmasının ne kadar can sıkıcı bir durum olduğunu biliriz. Bir de ERP sistemine monoton olarak veri girişi yapan bir personelin sürekli bu şekilde kronik hatalarla uğraştığını düşünün. İşin işkenceye dönüşmesinden dolayı verimlilik ciddi şekilde düşecektir. Yazılımın kararlılığını anlamak için erp firmasından demo talep edebilir, başka kullanıcıların görüşlerini alabilirsiniz. Hatta bazen erp firmasından isteyeceğiniz canlı demo sunumu bile yazılımın kararlılığını anlamanızı sağlayabilir.

• • Kullanılabilirlik ve Konfor

Bu nokta yine sisteme düzenli olarak veri girişi yapacak personel için önemli bir kriterdir. Yapılan işlemin akıcılığı ve hızı işlemin verimliliğini belirleyecektir. Burada kısayollara, arayüzler üzerinden ulaşılabilirliğe ve ekranlardaki kullanıcıya göre özelleştirile bilirliğe bakabilirsiniz.

• • Hız

Bir önceki madde işlemin hızını belirleyen kriterlerden biridir. Fakat bu maddedeki hız kriteri daha çok yazılımın tepki süresiyle alakalı bir hızdır. Bir ekranın açılması için bir butona bastıktan sonraki ekranını açılma hızı, bir faturayı kaydetme butonuna bastığınızdaki bekleme süresi, bir stok envanter raporu aldığınızdaki raporlama hızı buna örnektir. Bu hız Veri Tabanı Mimarisi kriteriyle de doğrudan ilişkilidir. Doğru yapılandırılmamış tablo ilişkileri ciddi performans sıkıntılarına sebep olabilir.

• • Erişilebilirlik

Erişilebilirlikten kastımız sisteme nereden nasıl erişebildiğinizdir. Bulut tabanlı yazılımlarda erişilebilirlik internetin olduğu her yerden sağlanabildiği için genellikle çok yüksektir. Local serverlarda güvenlik sorunları nedeniyle forticlient gibi ekstra ihtiyaçlar doğurmaktadır. Genellikle de rdp bağlantıları ile local serverın bulunduğu ağdaki bir bilgisayara ya da servera doğrudan erişerek bağlantı yapabilirsiniz. Bu hem ek prosedürler demektir hem de ekstra maliyetler doğurmaktadır. Bizim tercihimiz bu noktada da kesinlikle bulut tabanlı ERP’lerdir. Zaten bu yüzden Mavvo olarak bulut tabanlı bir ERP firmasının çözüm ortağı olmayı tercih ettik.

• • Özgünlük

ERP yazılımı alarak yalnızca bir ürün ya da hizmet almış olmuyorsunuz. Aynı zamanda bir yazılım firması sizin çözüm ortağı oluyor. Bu yüzden ERP yazılımındaki kendilerine has dokunuşlar, modüler yapının içerisindeki ayrıntılar ve yaratıcılık, uyarlama ve destek noktasında kullanılan metodoloji çözüm ortağınız hakkında size ciddi fikirler verir. Şirketler yaşayan ve gelişen sistemlerdir. ERP yazılımları da bu değişime sürekli ayak uydurmak zorundadır. Bu açıdan da bakarsak gelecekte size nasıl çözümler sunulacağının fikrini de edinmiş olursunuz.

• • Arayüzler ve Görsellik

ERP yazılımı alarak yalnızca bir ürün ya da hizmet almış olmuyorsunuz. Aynı zamanda bir yazılım firması sizin çözüm ortağı oluyor. Bu yüzden ERP yazılımındaki kendilerine has dokunuşlar, modüler yapının içerisindeki ayrıntılar ve yaratıcılık, uyarlama ve destek noktasında kullanılan metodoloji çözüm ortağınız hakkında size ciddi fikirler verir. Şirketler yaşayan ve gelişen sistemlerdir. ERP yazılımları da bu değişime sürekli ayak uydurmak zorundadır. Bu açıdan da bakarsak gelecekte size nasıl çözümler sunulacağının fikrini de edinmiş olursunuz.

Maliyet

Özellikle Kobi ölçeğinde firmalar için en önemli kriterdir. Bu yazıda da erp seçimi için bu kriterin önemini yok saymıyoruz. Fakat yine de bulut sistem olması, kullanılan teknoloji, kullanılabilirlik, konfor, stabil çalışma, hizmet kalitesi gibi kriterlerden daha önemli değil. Bu kriterleri sağlayan erp programları arasında kaldıysanız daha fazla para ödemeyin. Fakat önceliğiniz saydığımız bu kriterler olsun. Bazen firmalar stabil çalışmayan bir erp yazılımı, uyarlaması tamamlanamamış bir proje ya da hizmet alamadıkları bir erp firması ile karşılaştıklarında tekrardan erp satın alımı yapmak zorunda kalabiliyor.

• • Lisans Maliyetleri

Eğer çok özel bir uyarlama gerektirmiyorsa erp projelerinin ana kalem maliyetini lisans oluşturmaktadır. Yazılım lisans bedelleri genellikle bir kereye mahsus alınır. Sonrasında ise yıllık olarak güncelleme ya da bulut hizmeti olarak lisans bedeli üzerinden belli bir oranda ücretlendirme yapılır. Bazı firmalar müşterisini cezbetmek adına eğer güncelleştirme istersen güncelleştirme bedeli alınır demektedir. Sonrasında e fatura, e irsaliye gibi yeni bir ihtiyaç ortaya çıktığında müşterilerinin önüne öncelikle güncelleştirme yapılmayan her yıl için ciddi bir bedel çıkarmaktadırlar. Bu da bu bedeli ödeyeceğime yeni bir yazılım satın alabilirim düşüncesini akla getirmektedir. Yani isterseniz güncellemek ve para ödemek zorunda değilsiniz lafzı yalnızca bir masaldan ibaret. Aylık kiralama usulü çalışan erp firmaları da vardır. Bu tarz anlaşmalar genellikle uzun vadede karlı olmayacaktır. Yabancı erp firmalarının çok daha pahalı olduğu da piyasada bilinen bir gerçektir.

• • Kurulum Uyarlama Maliyetleri

Kurulum uyarlama süreci hem yazılım firması hem de erp uyarlaması yapılacak firma için çok zahmetlidir. ERP firması belirli bir personel kaynağını erp uyarlaması yapılacak firma için tahsis etmektedir. Bu uyarlamayı yapacak çalışanlar da yüksek oranda nitelikli ve uzman kişiler olmaktadır. Bu yüzden neredeyse lisans maliyeti, bazen de fazlası kadar bir maliyet doğabilmektedir. ERP Uyarlamasının başarı ya da başarısızlığını belirleyecek en ciddi süreç olduğu için karar sürecinde bu kritere dikkat edilmeli, daha ekonomik olması için yanlış kararlar verilmemelidir.

• • Hizmet ve Teknik Destek Maliyetleri

Hizmet maliyetleri erp satın alma sürecinde göz ardı edilebilen bir süreçtir. ERP satın alma müzakeresinde teklif veren erp firması kurulum bittikten sonraki süreçte destek ücretlerini beyan etmediyse mutlaka sorunuz. Yazılım kullanıyorsanız mutlaka teknik desteğe ihtiyacınız olacaktır. Sonrasında sürpriz maliyetlerle karşılaşmayın.

Mobil Sistem

Özellikle satış, depo, sevikat gibi saha süreçlerinde kullanım için büyük öneme sahip mobil sistem sizin için büyük öneme sahip olabilir. Hatta bazen olmazsa olmazınızdır.

 

Türkiye’nin dijital dönüşüm merkezi Mavvo olarak bizim gözümüzden erp satın alırken dikkat edilmesi gereken kriterler bunlardır. Sonraki yazılarımızda bu kriterler üzerinden belli skorlar oluşturarak erp yazılım seçimi için örnek bir çalışma yapacağız. Öncelikle bu kriterlere belirli ağırlık oranları vereceğiz. Sonrasında bu ağırlıklar üzerinden kriterlerin skorlarını örnek bir erp yazılımı üzerinden değerlendireceğiz. Böylelikle siz de kendi durumunuza göre kendi ağırlık ve skor sisteminizi oluşturabilirsiniz. Örnek çalışmalar için bizi takip etmeye devam edin…