Stok Kodu Nedir? Stok Kodu Nasıl Tanımlanır?
Özellikle stok yönetimi programı veya muhasebe programı kullanmaya başlayanlar için stok kodu oluşturma ve stok kodunun nasıl verileceği önemli bir sorudur. Öncelikle stok kodunun ne olduğu ile başlayalım.
Stok Kodu Nedir?
ERP programlarında, muhasebe programlarında ve stok takip programlarında stok kartları oluşturulur. Stok kodu ticari bir işletmenin aldığı, sattığı tüm mallara ayrı ayrı verilen bir koddur. İdeal olan her mal için ayrı bir stok kodu verilmesidir. Bu takibin ve diğer işlemlerin sağlık yürütülmesini sağlayacaktır.
Stok Kodu Nasıl Tanımlanır?
Özellikle alım satım yaparak her giriş çıkışını barkodlarla yöneten firmalar “1” den başlayarak sıradan numara ile stok kodu oluşturmaktadır. Genellikle de bu tür firmalar satın aldıkları tedarikçinin kendi stok kodunu kullanmaktadır. Böylelikle stok kodunda teferruata girmemektedir. Fakat özellikle de üretim yapan, stokların belirli birimlerde çok sefer işlem gördüğü firmalarda stok kodunun nasıl tanımlandığı büyük öneme sahiptir. Onlarca kayıt ve kaydın arasında dolanırken karmaşık listelere bakıldığında stok kodlarına bakarak hangi malları ifade ettiklerini ve malın özelliklerini anlamak erp veya muhasebe programı kullanıcıları için büyük kolaylık sağlar.
Stok kodu oluşturulurken bunun bir sistematik ile yapılması gerekir. Stok kodu ürünün özelliklerinin önem sırasına göre ya da gruplandırma kapsayıcılığına göre soldan sağa doğru kodlanmalıdır.
Diyelimki beyaz eşya satan bir firmasınız. Öncelikle ürün gruplarınızı ayırmalısınız ve bu gruplara birer numara ya da kısa kod vermelisiniz. Stok koduna bakıldığında daha rahat anlaşılması için ürün gruplarınızın baş harfini içermesi daha iyidir. Eğer stok kodunda harf kullanacsanız Türkçe karakter içermemesine dikkat ediniz.
Ürün Grubu
Buzdolabı = BD
Çamaşır Makinesi = CM
Bulaşık Makinesi = BM
Sonrasında ise her ürün grubunu kendi içerisinde ayıracak birer alt grup oluşturmalısınız. Beyaz eşya örneğimizde bu yakıt tüketim sınıfı olabilir;
Enerji Sınıfı
A+++ = 03
A++ = 02
A+ = 01
Daha sonra yine her bir ürün için alt sınıflandırmalar yaparak devam ediniz. Taki yalnızca bir ürünü bulana kadar. Sonrasında tüm bu kodları ürünlerinize göre birleştirerek ürün kodunuzu oluşturunuz. Örneğimize Buz Dolabı üzerinden gidecek olursak;
Buz Dolabı Kapak Sayısı
Çift Kapılı Buz Dolabı = CK
Tek Kapılı Buz Dolabı = TK
Buz Dolabı Hacim
720 Litre = 720
630 Litre = 630
Renk
Ankastre = A
Beyaz = B
En son ürün özelliklerinize göre bu kodları birleştirdiğinizde oluşan her bir kod en fazla bir ürüne tekabül etmesi gerekir. Yalnız bazen tüm ürün özelliklerini bu şekilde tanımlamak gereksiz ve zahmetli olabilir. O durumda yalnızca önemli özellikleri bu şekilde tanımlayıp sonrasında 1 den başayarak kodlama yapabiliirsiniz.
Beyaz Eşya Buz Dolabı örneğimize devam edecek olursak,
A+++, Çift Kapılı, 720 Litrelik, Ankastre buz dolabımızın nihayi stok kodu:
BD-CK-720-A
şeklinde olacaktır.
Fakat bu oluşan kod birden fazla ürüne denk geliyor olabilir. Örnek verecek olursak, tüm bu aynı özelliklere sahip buzluğu alttan ve üstten olan, sebilli sebilsiz şeklinde farklı özelliklere sahip buz dolapları olabilir. Bu durumda yüzlerce özellik tanımlamak gerekebilir. Fakat bu kadar detay özellikler tanımlamak gereksiz ve zor olabilir. Öyleyse tanımladığımız özelliklerin hepsine sahip farklı detaydaki ürünlerin stok kodlarını ayrıştırmak için stok kodunun sonuna 1 den başlayarak numara eklemek mantıklı olacaktır.
A+++, Çift Kapılı, 720 Litrelik, Ankastre Buz Dolabı
Üstten buzluklu, sebilsiz
BD-CK-720-A-001
Üstten buzluklu, sebilli
BD-CK-720-A-002
Alttan buzluklu, sebilsiz
BD-CK-720-A-003
Alttan buzluklu, sebilli
BD-CK-720-A-004
Bu sistem şirket genelinde gözle görünür bir kolaylık ve ergonomi sağlayacaktır. Eğer yeterince güzel kodlarsanız ve gereğinden fazla ayrıntıya girmeyerek hem sade hem de yeterli düzeyde bilgi içeren bir kodlama mantığı geliştirirseniz süreçlerde ciddi verimlilik artışı sağlayacaktır. Akıllı stok kodu sistemi genellikle göz ardı edilen bir konu olmasına rağmen erp ve muhasebe yazılımlarında ciddi şekilde üzerinde durulması gereken bir konudur. Gruplandırmaları yaparak kodladığınızda bunu sadece stok koduna değil stok kartındaki belirli alanlara da bu verileri girmelisiniz. Stok koduna göre sıralama yaparak bir rapor aldığınızda aynı tip ürünleri daha kolay kıyaslayabilirsiniz, listelerde stok kodları sizi karmaşadan kurtarır, aradığınızı kolay bulursunuz.
