ERP Seçimi Nasıl Yapılır?

---

ERP Seçimi, özellikle yazılım dünyasına yabancı olanlar için oldukça kafa karıştırıcı bir süreçtir. Bu kadar çok bilinmeyenin olduğu bir alanda hangi ERP yazılımını tercih edeceğiniz ya büyük bir cesaretle, gözünüz kapalı karar vermeyi ya da konuyu tam anlamayan, sınırlı deneyime sahip kişilerden referans almayı gerektirir. Her durumda, sizin için en doğru seçimi yapmak neredeyse imkânsızdır. İşte tam da bu noktada, size doğru ERP seçimini yapabilmeniz için nelere dikkat etmeniz gerektiğini ve kendi seçim stratejinizi nasıl oluşturabileceğinizi detaylı bir şekilde anlatıyoruz.

ERP Seçim Stratejisi Oluşturma

Bu yazımızda ERP seçiminde dikkat edilmesi gereken temel unsurları maddeler halinde ele alacağız ve bu unsurları kendi önceliklerinize göre nasıl derecelendirebileceğinizi açıklayacağız. Sonraki yazımızda ise, belirlediğimiz kriterler üzerinden bir örnek olay çalışması yaparak, sizin de kendi stratejinizi oluşturmanız için rehberlik edeceğiz. Daha sonra DİA, Logo, Netsis, SAP, Canias, Eta, Micro, Workcube gibi popüler ERP yazılımlarını bu sistematiğe göre birlikte inceleyeceğiz. DİA Kurumsal Yönetim Sistemi’nin çözüm ortağı olmamıza rağmen, size en objektif, bilimsel ve doğru bilgileri sunmayı hedefliyoruz.

Öncelikle, ERP konusunda bilgi sahibi olmayanlar ya da konuyla yeni tanışanlar için ERP’nin ne olduğuna kısaca değinelim. İsterseniz bu bölümü atlayarak doğrudan sonraki başlıktan devam edebilirsiniz. Türkçe karşılığı “Kurumsal Kaynak Planlaması” olan “Enterprise Resource Planning” (ERP) kavramı, bir kurumun stok, finans, muhasebe, insan kaynakları, müşteri ve tedarikçi gibi tüm kaynaklarının kontrolü, denetimi ve planlanmasını kapsar. Bu nedenle ERP’yi sadece bir yazılım olarak görmek doğru olmaz; aynı zamanda bir organizasyon zekası ve kurum kültürünün temel taşlarından biridir. ERP kavramını daha iyi anlamak için “ERP Nedir? ERP Kavramı ve Tarihi Gelişimi” başlıklı yazımıza göz atabilirsiniz.

ERP Seçim Kriterleri

Bu bölümde ERP seçiminde bizim için en kritik olan ana kriterleri ve bu kriterlere bağlı alt başlıkları detaylı şekilde ele alıyoruz. Elbette bu kriterlerin birbirine göre öncelik ve ağırlıkları sektöre, iş yapış şekline, işletmenin süreçlerine, coğrafi konuma ve hatta kültürel farklılıklara göre değişiklik gösterebilir. Bu nedenle, kendi firmanızın ihtiyaçlarına ve koşullarına göre bu kriterlerin önem sırasını belirlemek sizin en doğru yaklaşımınız olacaktır. Yazı boyunca, bu ağırlıklandırmayı nasıl yapabileceğinize dair faydalı ipuçları da bulabilirsiniz.

Çözüm Kütüphanesinin Kapsamı: İş Süreçlerinize Uygun Modüller

Hiç şüphesiz, iş süreçlerinize uygun çözümler sunmayan ve ihtiyaçlarınızı karşılayacak modülleri çözüm kütüphanesinde barındırmayan bir ERP yazılımını tercih etmek istemezsiniz. Örneğin, mağazacılık sektöründe faaliyet gösteriyorsanız; renk, beden ve asortisi tanımlayabileceğiniz kapsamlı bir mağazacılık yönetimi modülüne sahip bir sistem sizin için daha faydalı olacaktır. Benzer şekilde, saha satış ekipleriniz varsa, stok kartlarına ürün fotoğrafı ekleyebileceğiniz bir çözüm önem kazanır.

Bu nedenle, ERP seçimi yaparken çözüm kütüphanesinin kapsamını dikkatle incelemeli ve ihtiyaçlarınızı karşılayacak özelliklerin varlığına odaklanmalısınız. Çözüm kütüphanesinin kapsamı, iş süreçlerinizi destekleyen modüller, sektörel ve yatay çözümler gibi alt kriterlerle detaylandırılabilir.

1. • Yatay Çözümler

Yatay çözümler, bir ERP sisteminin temel fonksiyonlarına ek olarak sunduğu, farklı iş koşullarına ve ihtiyaçlara esneklik sağlayan özellikler olarak tanımlanabilir. Örneğin, ERP yazılımlarının olmazsa olmazlarından biri olan stok kartları, genellikle stok kodu, ürün adı ve markası gibi standart bilgiler içerir. Ancak bu kartlara barkod, QR kod, üretici kodu gibi ek bilgiler tanımlanabilmesi yatay çözümler kapsamında değerlendirilir.

Bunun yanı sıra, ürünlerin seri kodu ile takibi, garanti yönetimi ve depo giriş-çıkışlarının ayrıntılı kontrolü gibi fonksiyonlar da yatay çözümler arasında yer alır. ERP çözüm kütüphanesinin genişliği, firmadan firmaya, sektörden sektöre ve işletme büyüklüğüne göre ortaya çıkan farklı ihtiyaçlara yanıt verebilme kapasitesini gösterir.

Sonuç olarak, ERP programınızın yatay çözüm kapsamı ne kadar zengin ve esnek olursa, firmanıza ve süreçlerinize o kadar iyi uyum sağlayacaktır.

1. • Sektörel Çözümler

Adından da anlaşılacağı üzere, sektörel çözümler, ERP sisteminin belirli sektörlerin ihtiyaçlarına göre uyarlanmış versiyonlarını ifade eder. Gerçekte ise birçok sektördeki firmaların iş süreçlerinin yaklaşık %90’ı birbirine oldukça benzer. Muhasebe, satış, satın alma, stok-depo yönetimi, üretim ve finans gibi ana süreçler genellikle büyük ölçüde aynıdır.

Sektörel çözümler, esas olarak bu ana süreçlerdeki ufak farklılıkları karşılamak için değil, sektörün kendine özgü kritik iş süreçlerine hitap etmek için geliştirilir. Örneğin, restoran, hastane ya da mağazacılık gibi sektörlerde iş süreçleri diğerlerinden belirgin şekilde farklılık gösterebilir ve bu durumlarda sektörel çözümler önemli bir kriter haline gelir.

Ancak, eğer işletmeniz bu tür spesifik sektörlerde değilse, sektörel çözümlere odaklanmaktansa yatay çözümlerin işinize uygunluğu daha önemlidir. Kendi iş süreçlerinizin sektörden çok farklı olduğunu düşünmek bazen yanıltıcı olabilir; asıl dikkat edilmesi gereken, ERP yazılımının temel iş süreçlerinizi ne kadar iyi desteklediğidir.

• • Dikey Çözümler

Dikey çözümler, ERP yazılımının sunduğu temel fonksiyonların yanı sıra, müşterilerin özel ihtiyaçlarına yönelik ek çözümlerin de sunulmasını ifade eder. Örneğin, bazı ERP çözüm ortakları, kurulum öncesinde server, donanım veya çevre birimleri gibi ürünleri de müşterilerine sağlayabilir.

Ancak, eğer işletmenizin çok özel ve spesifik bir ihtiyacı yoksa, dikey çözümler genellikle ERP seçiminde öncelikli bir kriter değildir. Yine de, firmanızın ihtiyaçlarına uygun, entegre ve kapsamlı çözümler sunan bir partnerle çalışmak her zaman avantaj sağlayacaktır.

Güvenlik

ERP seçerken güvenlik, belki de en hayati kriterlerden biridir. Konunun ciddiyetini kavrayabilmek için basit bir örnek verelim: Birinin bir bankanın ya da e-Devlet sisteminin veri tabanını ele geçirdiğini düşünün. Bu tür güvenlik ihlalleri, hem maddi hem de itibar açısından telafisi zor zararlar yaratır.

Türkiye’de yapılan araştırmalara göre firmalar haftada ortalama 18 bin siber saldırıya maruz kalıyor. Bu saldırıların arasında fidye yazılımlarından biri olan “Bad Rabbit” gibi tehlikeli zararlılar da bulunuyor. Küçük ölçekli işletmeler dahi bu tür saldırılar nedeniyle büyük maddi kayıplar yaşayabiliyor.

Bu nedenle ERP seçiminizde, veri güvenliğine yönelik kapsamlı önlemler alan, güncel siber tehditlere karşı koruma sağlayan ve uluslararası güvenlik standartlarına (ISO 27001 gibi) sahip firmaları tercih etmek, işinizin sürekliliği ve güvenliği açısından vazgeçilmezdir.

• • Veri Güvenliği Casus Koruma ve Veri Yedekleme

ERP sisteminizi kullanırken verilerinizin güvenliği, hem iş sürekliliğiniz hem de kurumsal itibarınız için hayati öneme sahiptir. Bu noktada temel bir tercih karşınıza çıkar: ERP sisteminizi kendi local server’larınızda mı yoksa bulut tabanlı sunucularda mı çalıştıracaksınız?

Local serverlarda veri tabanınızın korunması büyük ölçüde sizin bilgi işlem altyapınızın ve güvenlik donanımlarınızın kapasitesine bağlıdır. ERP firmalarının bu konuda tavsiyeleri olabilir, ancak fiziksel ve sanal güvenlik, yedekleme ve izleme tamamen sizin sorumluluğunuzdadır.

Öte yandan, bulut tabanlı ERP sistemleri, veri güvenliği, yedekleme ve siber saldırılara karşı koruma gibi karmaşık ve maliyetli süreçleri profesyonel veri merkezlerine bırakır. Bu sayede, siz donanım ve güvenlik sorunlarıyla uğraşmak zorunda kalmazsınız. Ancak, bazı işletmeler gizlilik endişeleri nedeniyle verilerini bulutta tutmak konusunda tereddüt yaşayabilirler.

İşte tam bu noktada, ERP sağlayıcınızın uluslararası standartlara uygunluğunu doğrulamak kritik önem taşır. ISO 27001 (Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi), ISO 22301 (İş Sürekliliği Yönetimi) ve ISO 20000 (Bilgi Teknolojisi Hizmet Yönetimi) gibi sertifikalara sahip firmalar, verilerinizin en üst düzeyde korunduğunu ve gizlilik ihlali riskinin minimize edildiğini garanti eder.

Biz Mavvo olarak, veri güvenliğinde en düşük risk, hızlı ve stabil bağlantı avantajları ve minimum operasyonel yük getirmesi nedeniyle bulut tabanlı ERP çözümlerini tercih ediyoruz. Bu yaklaşım, müşterilerimizin iş süreçlerini kesintisiz, güvenli ve verimli şekilde yürütmesini sağlar.

Hizmet ve Servis Ağı

Satın aldığınız ERP yazılımının kalitesi ne kadar yüksek olursa olsun, güçlü bir hizmet ve servis ağı olmadan uzun vadede sorunlar yaşayabilirsiniz. Bu nedenle, hizmet kalitesi ve yaygın servis ağı, ERP seçiminde en önemli kriterlerden biridir.

Seçtiğiniz yazılım firmasının sektördeki deneyimi, kaç yıldır faaliyet gösterdiği ve kullanıcı yorumları bu konuda size önemli ipuçları verir. Ayrıca, firmanın sizin bölgenizde kaç tane çözüm ortağı bulunduğunu araştırmak, yerel destek alabilme kolaylığınız açısından büyük avantaj sağlar.

• • Kurulum Uyarlama ve Projelendirme

ERP projelerinin en kritik aşaması, hiç şüphesiz kurulum ve uyarlama sürecidir. Çünkü bu süreç, ERP sisteminin işletmenize ne kadar başarılı bir şekilde entegre edileceğini ve iş süreçlerinize ne kadar uyum sağlayacağını belirler. Başarılı bir kurulum ve uyarlama, ERP projesinin başarısının temelini oluşturur.

Bu aşamada, ERP sağlayıcısının geçmiş projeleri, hangi sektörlerde deneyim sahibi olduğu ve başarı hikayeleri büyük önem taşır. Referansları inceleyerek ve daha önce tamamlanmış projeleri değerlendirerek, iş ortağınızın bu kritik süreci ne kadar profesyonel yönettiğini anlayabilirsiniz.

Doğru kurulum ve özenli uyarlama ile ERP sisteminiz, işletmenizin büyümesine ve verimliliğinin artmasına güçlü katkılar sağlar.

• • Eğitim Hizmeti

ERP uyarlama sürecinin en kritik aşamalarından biri olan eğitim, kesinlikle hafife alınmaması gereken bir süreçtir. Personeliniz, sistemin doğru ve etkin kullanımını öğrenmeden ERP’den beklenen verimi almak mümkün olmaz. Yetersiz veya eksik eğitim, ilerleyen süreçlerde sistemde aksamalara, zaman kaybına ve ekstra iş gücüne yol açabilir.

Eğitimin kalitesi kadar, bu süreci destekleyen dokümanlar, kullanım kılavuzları ve eğitim videoları gibi materyallerin varlığı da büyük önem taşır. Böylece personel, eğitim sonrasında da ihtiyaç duyduğunda kaynaklara kolayca ulaşabilir.

ERP satın alma kararı öncesinde, eğitim verecek eğitmenin deneyimi mutlaka sorgulanmalı; sunulan eğitim materyallerinin zenginliği ve erişilebilirliği değerlendirilmelidir. Unutmayın, iyi planlanmış ve kaliteli bir eğitim süreci, ERP başarısının temel taşlarından biridir.

• • Teknik Destek ve Yardım

ERP sisteminin verimli ve kesintisiz kullanımı, aldığınız ürün kadar sağlanan teknik destekle de doğrudan ilişkilidir. Teknik desteğin kalitesini ve etkinliğini önceden anlamak zor olabilir; ancak uzun yıllardır sektörde faaliyet gösteren, deneyimli ve uzman kadroya sahip firmalar genellikle bu konuda daha güven vericidir.

Köklü ve güvenilir bir firma, ürününün arkasında durduğunu kanıtlar ve olası sorunlarda hızlı çözümler sunar. Bu nedenle, ERP sağlayıcısının müşteri memnuniyeti ve destek performansını değerlendirmek için internette yer alan şikayet platformları (örneğin sikayetvar.com) üzerinden araştırma yapmak faydalı olacaktır.

Ayrıca, ISO 22301 – İş Sürekliliği Yönetim Sistemi sertifikasına sahip olmak, firmanın kriz ve kesintilere karşı hazırlıklı olduğunu ve iş süreçlerinin kesintisiz devamlılığı için gerekli önlemleri aldığını gösteren önemli bir göstergedir.

ERP seçerken teknik destek kalitesini mutlaka önceliklendirin; çünkü güçlü destek, sisteminizin başarıyla işletilmesinde kritik rol oynar.

 

 

Kullanılan Teknoloji

ERP yazılımının arkasındaki teknoloji altyapısı, sistemin performansı, esnekliği ve geleceğe uyumu açısından kritik bir rol oynar. Öncelikle, kullanılan programlama dili büyük önem taşır. Microsoft’un güçlü C# dili mi tercih edilmiş, yoksa Oracle’ın yaygın Java’sı mı? Ya da hızla popülerleşen Python, JavaScript gibi modern ve esnek dillerden biri mi kullanılıyor?

Mobil uygulamalar için Objective-C veya Java Android gibi mobil uyumlu dillerin kullanılması, sahada çalışan personel için önemli kolaylıklar sağlar ve ERP sisteminin mobil destek kapasitesini artırır.

Ayrıca, ERP’nin hangi veri tabanını kullandığı da önemlidir. İnternet tabanlı, bulut sistemler mi tercih edilmiş yoksa local veri tabanı mı kullanılıyor? Bulut tabanlı sistemler genellikle esneklik, erişilebilirlik ve güncelleme kolaylığı sağlar.

Bu teknik soruların cevapları, ERP’nin işletmenizin mevcut ve gelecekteki ihtiyaçlarına ne derece uygun olduğunu gösterir. Bu nedenle, ERP seçimi sürecinde kullanılan teknoloji hakkında detaylı bilgi almak kritik önemdedir.

• • Bulut ve Local Server

Günümüz teknolojisinde bulut altyapısı, yazılım dünyasının kaçınılmaz geleceği olarak karşımıza çıkıyor. Çok kısa bir süre içinde, işletmelerin kendi sunucuları ve bilgi işlem altyapılarıyla uğraşması gerekmeyecek. “Verilerim bulutta güvende mi?”, “Gizlilik ihlali yaşanabilir mi?” gibi endişeler de giderek azalan birer soru haline geliyor.

Uluslararası standartlara uygun güvenlik sertifikaları, bulut sistemlerinin veri güvenliği konusundaki şüpheleri büyük ölçüde ortadan kaldırıyor. Bu sayede, işletmeler hem güvenli hem de kolay erişilebilir bir altyapıdan faydalanabiliyor.

Bulut teknolojisine uyum sağlayamayan yazılım firmaları ise rekabetin gerisinde kalacak ve zamanla piyasadan silineceklerdir. Bu yüzden, ERP seçerken bulut tabanlı çözümleri tercih etmek hem günümüzün hem de geleceğin ihtiyaçlarına en doğru yanıtı vermek demektir.

Biz de Mavvo olarak, iş ortaklığımızda bulut tabanlı ERP çözümlerini öncelikli tercihimiz olarak benimsiyoruz.

• • Veri tabanı mimarisi

Günümüzde çoğu yazılım firması, ERP sistemlerinde veri tabanı olarak yaygın şekilde SQL (Structured Query Language) kullanmaktadır. Ancak, bir ERP’nin performansı büyük ölçüde arka plandaki veri tabanı mimarisine bağlıdır. Eğer tablo yapıları karmaşık ve iyi planlanmamışsa, sistemde ciddi yavaşlamalar ve performans sorunları ortaya çıkabilir.

Bu tür yapısal sorunları kullanmadan önce fark etmek çoğu zaman zordur. Bu yüzden, satın almayı düşündüğünüz ERP firmasının sektördeki deneyimine dikkat etmek önemlidir. Uzun yıllar deneyimi olan firmalar, performans sorunlarını minimize etmek için daha sağlam çözümler sunar.

Performans testi için mutlaka yazılımın ücretsiz demosunu talep edin. Mümkünse, gerçek veriler içeren bir demo üzerinde sistemi test etmek çok daha faydalıdır. Çünkü boş ya da veri içermeyen bir veri tabanı üzerinden yapılan testler, yazılımın gerçek performansını tam olarak yansıtmayabilir. Sağlam ve iyi yapılandırılmış bir veri tabanı mimarisi, ERP’nin hızlı, stabil ve verimli çalışmasının en önemli anahtarıdır.

• • Yazılım Mimarisi ve Kullanılan Programlama Dili: Geleceğe Açılan Kapı

ERP yazılımlarının temelini oluşturan yazılım mimarisi ve kullanılan programlama dilleri, sistemin gelişime açıklığını ve sürdürülebilirliğini doğrudan etkiler. C#, Java, Python gibi güncel, yaygın ve sürekli güncellenen dillerle geliştirilmiş yazılımlar, teknoloji dünyasındaki yeniliklere hızla adapte olabilir ve modern gereksinimleri karşılayabilir.

Ayrıca, ERP sistemlerinin kullanıcı arayüzü ve ek modülleri için farklı eklentiler kullanılması yaygın bir uygulamadır. Burada kullanılan teknolojilerin güncel ve yaygın olması; sistemin fonksiyonelliğini artırırken, entegrasyon süreçlerini de kolaylaştırır. Eski, nadir kullanılan ya da güncellenmeyen dillerle geliştirilen yazılımlar, bu açıdan kısıtlanabilir ve zamanla çağın gerisinde kalabilir.

Bu nedenle, ERP seçerken yazılımın hangi mimari ve teknolojilerle geliştirildiğini sorgulamak, uzun vadede daha esnek, güvenilir ve yeniliklere açık bir çözüm elde etmek açısından önemlidir.

Kullanıcı Deneyimi: ERP Yazılımında Fark Yaratan Unsur

İyi bir kullanıcı deneyimi sunan ERP yazılımları, yalnızca iş süreçlerini kolaylaştırmakla kalmaz; aynı zamanda sistemi kullanmayı keyifli hale getirir. Kullanıcının günlük operasyonlarını hızla ve sorunsuz şekilde gerçekleştirebildiği bir arayüz, sistemle kurulan bağı güçlendirir ve yazılımın benimsenmesini kolaylaştırır.

İyi tasarlanmış kısayollar, sade ve sezgisel ekran yapısı, gelişmiş filtreleme seçenekleri, aranan bilgiye kolay ulaşım ve kullanıcıyı yormayan bir görsel tasarım; tümü kullanıcı deneyimini olumlu yönde etkileyen temel faktörlerdir. Özellikle raporlama, analiz ve dashboard ekranlarında sunulan görsel kalite ve kullanım kolaylığı, ERP’nin ne kadar iyi tasarlandığını ortaya koyar.

Unutmayın, kullanıcı deneyimi ne kadar güçlü olursa sistemin benimsenmesi ve verimli kullanımı da o kadar yüksek olur.

• • Kararlılık (Stabilite): Sessiz ama Kritik Bir Performans Kriteri

Bir ERP sisteminin kullanıcı deneyimindeki en kritik unsurlardan biri kararlılık, yani sistemin stabil çalışmasıdır. Hatalarla sık sık kesintiye uğrayan, donan ya da kapanan bir yazılım, sadece iş süreçlerini yavaşlatmakla kalmaz; aynı zamanda kullanıcıların motivasyonunu ve iş verimliliğini de ciddi ölçüde düşürür.

Bunu günlük hayattan bir örnekle düşünelim: Akıllı telefonunuzda sıradan bir işlemi yaparken uygulamanın durması ya da sistemin donması ne kadar can sıkıcıysa, bir ERP sisteminde benzer sorunlarla karşılaşmak çok daha yıpratıcıdır. Özellikle gün boyu sistemde veri girişi yapan kullanıcılar için bu durum, işi adeta bir eziyete dönüştürebilir.

Bu nedenle ERP seçimi yaparken yazılımın stabilitesine özellikle dikkat edilmelidir. Sistemin güvenilirliğini test etmek için yazılım sağlayıcınızdan mutlaka bir demo talep edin. Mümkünse canlı bir sunumla sistemin gerçek zamanlı davranışlarını gözlemleyin. Ayrıca, halihazırda bu sistemi kullanan firmaların deneyimlerini dinlemek de size yol gösterici olacaktır.

Unutmayın, güçlü bir sistem altyapısı ve kararlı bir performans, ERP’nin sürdürülebilir değer üretmesinin temelidir.

.

• • Kullanılabilirlik ve Konfor: Günlük Operasyonlarda Gerçek Etkiyi Yaratır

ERP sisteminin kullanılabilirliği ve sunduğu konfor, özellikle sistemi aktif olarak kullanan personel için son derece belirleyici bir kriterdir. Veri girişlerinin kolay ve hızlı yapılabilmesi, işlemlerin akıcı şekilde ilerlemesi ve kullanıcı arayüzünün sezgisel olması, hem operasyonel verimliliği artırır hem de kullanıcı memnuniyetini doğrudan etkiler.

Bu noktada dikkat edilmesi gereken unsurlar arasında klavye kısayolları, ekran geçişlerinin hızı, kullanıcı bazlı özelleştirilebilir ekranlar ve menü yapısının sade ama fonksiyonel olması sayılabilir. Kullanıcıların sisteme kolay adapte olması ve işlemleri minimum adımla tamamlayabilmesi, ERP’nin gerçek anlamda fayda sağlayıp sağlamadığını belirleyen temel unsurlardan biridir.

Karmaşık, hantal ve kullanıcı dostu olmayan sistemler zamanla motivasyonu düşürebilir; bu da ERP’den beklenen katkının azalmasına neden olur. Bu yüzden ERP seçiminde sadece yazılımın yeteneklerine değil, o yeteneklerin ne kadar rahat kullanılabildiğine de odaklanılmalıdır.

• • Hız: ERP Deneyiminin Belirleyici Unsurlarından Biri

ERP sistemlerinde hız, yalnızca internet bağlantısıyla ilgili değil; yazılımın kendi iç mimarisiyle de doğrudan ilişkilidir. Bu maddede sözünü ettiğimiz hız, bir butona bastığınızda ekranın ne kadar sürede açıldığı, bir faturayı kaydederken bekleme süreniz ya da bir stok raporunun kaç saniyede oluşturulduğu gibi kullanıcı deneyimini doğrudan etkileyen tepkisel hızdır.

Bu performans, büyük ölçüde yazılımın veri tabanı mimarisine bağlıdır. İyi yapılandırılmamış tablo ilişkileri, zamanla artan veri yüküyle birlikte ciddi performans problemlerine yol açabilir. Özellikle yoğun işlem yapılan sektörlerde bu durum, iş süreçlerini yavaşlatmakla kalmaz, çalışan verimliliğini de olumsuz etkiler.

Bu nedenle ERP seçerken sistemin sadece işlevselliğine değil, hız ve performansına da dikkat etmek uzun vadede büyük fark yaratacaktır. Unutmayın, hızlı çalışan bir sistem, verimli çalışan bir işletmenin temelidir.

• • Erişilebilirlik: Her Yerden, Her Zaman ERP’ye Ulaşım

ERP sistemlerinde erişilebilirlik, kullanıcıların sisteme nereden ve nasıl ulaşabildiğini ifade eder. Bu konu, özellikle saha çalışanları, yöneticiler ve mobil ekipler için oldukça kritik bir öneme sahiptir. Bulut tabanlı ERP çözümleri, internetin olduğu her yerden sisteme erişim imkânı sundukları için bu konuda büyük avantaj sağlar. Hem esnek hem de kullanıcı dostudur.

Buna karşın, lokal sunucu (on-premise) sistemlerde erişim genellikle daha karmaşıktır. Güvenlik nedeniyle FortiClient gibi ek uygulamalar gerekebilir, çoğunlukla da RDP bağlantısı üzerinden ağ içindeki bir bilgisayara ya da sunucuya erişim sağlanır. Bu yapı yalnızca teknik prosedürleri artırmakla kalmaz, aynı zamanda bakım, donanım ve güvenlik gibi konularda ek maliyetler doğurur.

Bu nedenlerle biz Mavvo olarak, modern çalışma düzenine daha iyi uyum sağladığı ve daha sürdürülebilir olduğu için bulut tabanlı ERP çözümlerini tercih ediyoruz. Günümüz iş dünyasında erişilebilirlik artık bir konfor değil, bir gerekliliktir.

• • Özgünlük: ERP Yazılımında Fark Yaratan Dokunuşlar

ERP yazılımı seçerken yalnızca bir ürün ya da hizmet satın almazsınız; aynı zamanda uzun vadeli bir çözüm ortağı edinmiş olursunuz. Bu nedenle ERP sistemindeki özgün tasarım anlayışı, modüler yapıdaki detaylar ve sunulan yaratıcı çözümler, yazılım firmasının vizyonu hakkında size önemli ipuçları verir.

Kendine has dokunuşlara sahip, iş süreçlerine göre esnek şekilde uyarlanabilen bir ERP sistemi; yalnızca bugünkü ihtiyaçlarınızı değil, gelecekte karşılaşabileceğiniz değişimleri de karşılayacak kapasitede olmalıdır. Şirketler gibi ERP sistemleri de canlı ve evrimsel yapılardır. Dolayısıyla, sistemin sunduğu özgün yaklaşım, size gelecekte nasıl bir çözüm sunulacağının ön izlemesini sağlar.

Klişe ve tek tip çözümler yerine, işletmenizin dinamiklerine uyum sağlayabilen yaratıcı ve farklılaşmış ERP çözümleri, uzun vadede size değer kazandırır.

• • Arayüzler ve Görsellik: İlk İzlenimden Fazlası

Bir ERP yazılımı yalnızca bir araç değil, aynı zamanda uzun vadeli bir çözüm ortaklığının başlangıcıdır. Kullandığınız yazılımın arayüzü, görsel dili ve modüler yapısı; arkasındaki yazılım firmasının yaklaşımını, vizyonunu ve size sunacağı desteğin kalitesini yansıtır. Bu detaylar, ERP’nin yalnızca teknik değil, aynı zamanda kullanıcı deneyimi açısından da ne kadar güçlü olduğunu gösterir.

Şirketler gibi ERP sistemleri de yaşayan yapılardır. Bu nedenle arayüz tasarımı, kullanıcı dostu olması, sade ama işlevsel ekranlar sunması ve sistemin bütününe yayılmış yaratıcı dokunuşlar, gelecekte karşılaşacağınız ihtiyaçlara ne ölçüde çözüm üretilebileceğinin ipuçlarını verir. Sadece bugünü değil, ERP sağlayıcınızın gelecekteki yaklaşımını da değerlendirmek adına bu estetik ve işlevsel unsurlar göz ardı edilmemelidir.

Unutmayın, kullanımı kolay ve görsel olarak anlaşılır bir sistem; hem çalışan verimliliğini artırır hem de uyarlama sürecini kolaylaştırır.

Maliyet

ERP seçiminde maliyet, özellikle KOBİ ölçeğindeki işletmeler için çoğu zaman en belirleyici kriter olarak öne çıkar. Elbette bu yazıda maliyetin önemini yadsımıyoruz; aksine, doğru değerlendirilmediğinde işletmeyi uzun vadede zor durumda bırakabilecek bir unsur olduğunu vurgulamak istiyoruz.

Ancak unutulmamalıdır ki; bulut altyapısı, kullanılan teknolojinin güncelliği, sistemin stabil çalışması, kullanıcı dostu bir arayüz, sağlanan hizmet kalitesi ve genel kullanım konforu gibi faktörler, maliyetin önüne geçebilecek derecede stratejik öneme sahiptir. Bu kriterlerde eşdeğer çözümler arasında kalındığında, elbette en uygun fiyatlı olanı tercih etmek rasyonel bir yaklaşımdır. Fakat seçim sürecinde yalnızca maliyete odaklanmak, sizi daha büyük bir finansal yükün eşiğine getirebilir.

Piyasada stabil çalışmayan, uyarlaması yarım kalmış ya da hizmet desteği yetersiz ERP sistemleri nedeniyle ikinci kez ERP yatırımı yapmak zorunda kalan işletme sayısı azımsanmayacak kadar fazladır. Bu nedenle, maliyeti değerlendirin ama önceliği işletmenizin uzun vadeli ihtiyaçlarına ve yazılımın sunduğu toplam değere verin.

• • Lisans Maliyetleri

ERP projelerinde maliyetin büyük kısmını genellikle lisans bedelleri oluşturur. Bu nedenle, ERP seçimi yaparken lisans maliyetlerini kapsayan kalemlerin net bir şekilde tanımlanması hem kısa hem de uzun vadede finansal planlama açısından büyük önem taşır. Yazılım lisans bedelleri çoğunlukla bir defaya mahsus alınır; ancak bu yalnızca başlangıçtır.

Lisans satın alımından sonra, birçok ERP sağlayıcısı yıllık güncelleme ücretleri veya bulut hizmetleri için lisans bedeli üzerinden devam eden bir ücretlendirme modeli uygular. Bu noktada dikkat edilmesi gereken, bazı firmaların “güncelleme opsiyoneldir” gibi cazip ama yanıltıcı ifadelerle kullanıcıyı cezbetmesidir. Zira, ilerleyen dönemde e-Fatura, e-İrsaliye gibi yeni ihtiyaçlar doğduğunda, yıllarca yapılmamış güncellemeler için toplu ve yüksek tutarlar talep edilebilmektedir. Bu da kullanıcıyı “bu parayı vereceğime yeni bir sistem alırım” noktasına getirebilir.

Aylık kiralama modeliyle çalışan ERP firmaları da bulunmaktadır. Bu tür çözümler kısa vadede cazip görünse de, uzun vadede toplam sahip olma maliyeti açısından genellikle dezavantajlıdır. Ayrıca yabancı menşeili ERP sistemlerinin lisans ve hizmet maliyetlerinin yerli alternatiflere kıyasla çok daha yüksek olduğu da piyasa gerçeği olarak bilinmektedir.

Kısacası, ERP lisans maliyetlerini değerlendirirken yalnızca bugünü değil, geleceği de düşünerek detaylı bir analiz yapmak, doğru ve sürdürülebilir bir yatırımın temelidir.

• • Kurulum Uyarlama Maliyetleri

ERP seçiminde göz ardı edilmemesi gereken en kritik adımlardan biri, kurulum ve uyarlama sürecidir. Bu süreç, yalnızca teknik bir entegrasyon değil; işletmenizin ihtiyaçlarına özel, detaylı ve titizlikle yürütülmesi gereken stratejik bir çalışmadır. ERP firması, bu aşama için genellikle deneyimli ve uzman bir ekip tahsis eder. Ancak bu kaynak planlaması hem yazılım firması hem de işletme için ciddi zaman ve emek gerektirir.

Uyarlama sürecinin başarısı, ERP sisteminizin işinize gerçekten ne kadar uyum sağlayacağını belirleyen temel faktördür. Bu nedenle, sadece maliyet odaklı kararlar vermek yerine, süreci yönetecek ekibin yetkinliği ve işletmenize ne kadar özel çözümler sunabildiği dikkate alınmalıdır. Unutmayın, yanlış bir kurulum ya da yetersiz uyarlama, sistemin tüm potansiyelini gölgede bırakabilir.

• • Hizmet ve Teknik Destek Maliyetleri

ERP sistemi seçerken sadece yazılımın özelliklerine odaklanmak yeterli değildir; satın alma sürecinde hizmet ve teknik destek maliyetlerini göz önünde bulundurmak kritik bir adımdır. Kurulum tamamlandıktan sonra yaşayabileceğiniz teknik sorunlar veya ihtiyaç duyacağınız güncellemeler için destek almanız kaçınılmazdır. Destek hizmetlerinin kapsamı ve maliyetleri önceden netleştirilmezse, işletmenizi beklenmedik ve yüksek maliyetlerle karşı karşıya bırakabilir. Bu yüzden, teklif aşamasında ERP firmasıyla destek süreçleri ve ücretleri hakkında mutlaka detaylı bilgi almalı, uzun vadeli iş birliğiniz için şeffaf ve güvenilir bir destek yapısı tercih etmelisiniz.

Mobil Sistem Desteği

Günümüzde ERP sistemlerinin mobil destekli olması, özellikle satış, depo ve sevkiyat gibi saha operasyonlarının etkin yönetimi için kritik bir avantajdır. Mobil sistemler sayesinde çalışanlar, ofis dışındayken bile anlık veri girişi yapabilir, süreçleri takip edebilir ve hızlı kararlar alabilir. Bu da iş akışınızı hızlandırır ve hata payını azaltır. Bazı işletmeler için ise mobil ERP desteği, operasyonların kesintisiz devamı için adeta olmazsa olmaz bir gerekliliktir.

 

ERP seçimi, şirketinizin verimliliğini ve büyüme potansiyelini doğrudan etkileyen kritik bir karar sürecidir. Doğru ERP sistemi, iş süreçlerinizi optimize eder, veri yönetimini kolaylaştırır ve rekabet avantajı sağlar. Ancak, her işletmenin ihtiyaçları farklıdır; bu nedenle seçim sürecinde iş hedeflerinizi, mevcut altyapınızı ve kullanıcı beklentilerinizi detaylıca analiz etmek büyük önem taşır.

Bu blog yazısında ERP seçiminde dikkat edilmesi gereken temel kriterleri, doğru planlama ve değerlendirme aşamalarını özetledik. Unutmayın, başarıya giden yol iyi bir araştırma ve ihtiyaçlara uygun seçimden geçer.

Daha kapsamlı bilgi ve profesyonel destek için Mavvo Türkiye’nin Dijital Dönüşüm Atölyesi  sayfasını ziyaret edebilir, işinize en uygun ERP çözümlerine ulaşabilirsiniz.