Başarılı ve verimli bir ERP uygulaması için 120’den fazla uygulanabilir adım
KILAVUZDA ÖNEMLİ NOKTALAR
- ERP implementasyonunuzu planlama
- Harekete geçme, kullanıcı eğitimi ve yazılım testi hakkında ipuçları
- ERP implementasyonunuzun başarısını değerlendirme
İNDEKS
Bu kontrol listesi, ERP uygulamanızı aşağıdaki kategorilerde yönetilebilir adımlara ayırmaktadır.
- Bir değişim yönetimi planı oluşturun
- Bir ERP implementasyon ekibi oluşturun
- ERP verilerinizi oluşturun ve kullanıcılara eğitim verin
- ERP‘ yi hayatınıza geçirmeye başlayın
- ERP implementasyonunuzun başarısını değerlendirin
BİR DEĞİŞİM YÖNETİMİ PLANI OLUŞTURUN
İster eski bir sistemi yükseltiyor ister şirketinizin ilk ERP’ sini kullanıma sunuyor olun, güncel iş gücünüz üzerindeki potansiyel etkisi çok büyük. İnsanların beklenmedik, istenmeyen veya kötü yönetilen değişikliklerden daha fazla sevmediği bir şey yoktur, bu nedenle yeni ERP’ nizi uygulamadan önce güçlü bir iletişim stratejisi ve eğitim planı geliştirmeniz çok önemlidir. Bu, sürecin sorunsuz işlemesini sağlayacak ve uzun vadede kullanıcıların sisteme katılımını artıracaktır.
- Tedarikçi firmanızın size hangi uygulama desteğini verdiğini netleştirin.
-Proje Yönetimi
-Özelleştirme Veri Taşıma
-Danışmanlık
-Eğitim - İmplementasyon maliyetleriniz ile ilgili bir öngörüde bulunun ve bir ERP uygulama bütçesi oluşturun
-Tedarikçi İmplementasyon Hizmetleri
-Üçüncü Şahıs Danışmanlığı
-Geçiş Sırasında Geçici Personel
Operasyonlar
Üretim Bölümü
Yönetim
-Implementasyon Sürecinde Fazla Mesai
-Veri Yedekleme ve Depolama - ERP uygulama başarısını ölçmek için kullanılacak ölçütleri belirleyin. Aşağıdaki adımları tamamlamak için bir çizelge oluşturun
-Veri Taşıma
-Kullanıcı Eğitimi
-Test Etme
-Hayata Geçirme Etkinlikleri
BİR KULLANICI KATILIM PLANI OLUŞTURUN
Günlük faaliyetlerin kesintiye uğramasını öngörün ve etkilenen çalışan gruplarını bilgilendirin
Personelin yeni ERP’ niz hakkında sorularını veya endişelerini dile getirebileceği yön tabelaları.
Bir kullanıcı eğitimi takvimi oluşturun ve personeli, mevkilerinin ne zaman dolacağı
konusunda bilgilendirin.
BİR ERP İMPLEMENTASYON EKİBİ OLUŞTURUN
Projenizin başarılı olması için çevrenizdeki doğru insanlara ihtiyacınız var. Dengeli bir uygulama ekibi, işlerin verimli bir şekilde yapılmasını sağlamak için doğru teknik ve yönetimsel girdi karışımına sahip olmalı ve aynı zamanda kuruluşunuz genelinde kilit paydaş ihtiyaçlarını temsil etmelidir.
- İmplementasyon ekibi ihtiyaçlarınızın bir haritasını çıkarın
-İdari ihtiyaçlar
-Teknik ihtiyaçlar
-Temsil ihtiyaçları - İmplementasyon ekibi üyeliği için teşvikler sunun ve bunları şirket çapında tanıtın
- Ekibinizi oluşturun
-Teknik uzmanları işe alın
-Yönetim pozisyonlarını oluşturun
-Kilit kullanıcı grupları için temsilciler işe alın - (Opsiyonel) üçüncü kişi olarak danışman kiralayın
-Adayların son listesi
-Görüşme ve referans isteme Danışmanınızı işe alın ve dahil edin
-Bütçe onayı alın
İMPLEMENTASYON EKİBİ KONTROL LİSTESİ
- Yönetim
-Proje Müdürü - -C seviyesi sponsoru
- Teknik
-Uygulama analisti
-Uygulama geliştirici
-Uygulama test mühendisi - Danışmanlık
-Üçüncü şahıs danışmanlık VEYA
-Tedarikçi Danışmanlık - Kullanıcı Grubu Temsilcileri
-Üretim Bölümü
-Mühendislik
-Depo
-Satışlar
-İnsan Kaynakları
-Tedarik Zinciri / Lojistik
-Üst Düzey Yönetim
-Bölüm Başkanı
ÖNCEKİ ERP VERİLERİNİZİ TAŞIYIN VE KULLANICILARA
EĞİTİM VERİN
ESKİ VERİLERİNİZİ TEMİZLEYİN VE TAŞIYIN
Personelinizin yeni ERP sistemini kullanmaya başlayabilmesi için, verilerinizi eski sisteminizden taşımanız gerekir. Bunu yaparken her şeyin güncel ve doğru olduğundan emin olmak mantıklıdır- gereksiz bilgileri aktarmanın bir anlamı yoktur, çünkü bu sadece yeni ERP’ nizi tıkar ve hata olasılığını artırır (eğer sisteminizde kayıtlı güncel olmayan müşteri adresleriniz varsa)
- Verilerinizi temizleyin ve doğrulayın
-Müşteri iletişim bilgilerinin doğru olduğundan emin olun
-Gereksiz dahili verileri temizleyin, örneğin güncel olmayan ürün tasarımları ve çalışan bilgileri
-Gereksiz harici verileri temizleyin, örneğin eski tedarikçi adresleri ve müşteri iletişim bilgileri - Veritabanlarınızı yapılandırın
- Eski verileri yeni veritabanı alanlarıyla eşleyin
- Verilerinizi yeni sisteme taşıyın
- Eski verileri test edin ve doğrulayın
- Yeni veri girişlerini test edin ve doğrulayın, örneğin:
- Envanter verisi (ürün lokasyonu, stok)
- Üretim verisi (sipariş hacmi, gerekli parçalar, tahmini tamamlanma tarihi)
- Satış verisi (müşteri iletişimi, siparişlerin geçmişi)
- HCM verisi (bordro bilgileri, çalışanlara sağlanan faydalar)
ÜRETİM ERP KULLANICILARINIZA EĞİTİM VERİN
Kullanıcı eğitimi, iş gücünüzü yeni ERP’ nizle etkileşime girmeye ve eski sisteme geri dönmemeye veya geçici çözümler geliştirmeye teşvik etmede çok önemlidir. Bir ERP sisteminin tam potansiyelini ancak insanlar onu kullanıyorsa fark edebilirsiniz -ve yeterli eğitim almadan bunu yapmak zordur!
Yukarıdaki kontrol listesinin “değişim yönetimi” bölümünde bir kullanıcı eğitim planı hazırlamaktan bahsetmiştik- işte biraz daha ayrıntılı formu.
BİR ERP EĞİTİM PLANI OLUŞTURUN
- Hangi tür eğitimin iş gücünüze en uygun olduğuna karar verin (ör. ofis tabanlı iş gücü için e-öğrenme modülleri, atölye çalışanları için planlanmış seminerler)
- Potansiyel süper kullanıcı adaylarını belirleyin ve onları sorun gidermeye yardımcı olmaları için eğitin
- Eğitime ihtiyaç duyan kilit kullanıcı gruplarını belirleyin
- Eğitim programınızı oluşturun
-E-öğrenme modüllerinin tamamlanması için son tarihi belirleyin
-(OPSİYONEL) Eğitimin tamamlanması için oyunlaştırılmış teşvikleri deneyimleyin
-Yüz yüze eğitimin nerede yapılacağını belirleyin
-Yüz yüze eğitim için eğitim planınızı oluşturun
KİLİT ERP KULLANICILARI KONTROL LİSTESİ
- Üst Düzey Yönetim Departman Yöneticileri
- Muhasebe ve Finans Mühendisler
- CAD tasarımcıları
- Üretim Bölümü Çalışanları Depo Elemanı
- Tedarik Zinciri Çalışanları Satış Ekibi
- İK Personeli
ERP’ Yİ HAYATINIZA GEÇİRMEYE BAŞLAYIN
Başarılı bir şekilde sürece geçiş için bir sır anahtarı vardır: planlama. Muhtemelen bunların bir kısmını zaten yapmış olacaksınız- kullanıcılarınız yeni sistemde eğitim gördü,
verileriniz hazır ve uygulamanız boyunca taşıyabileceğiniz kaynaklara sahipsiniz. Yine de sürece geçiş, tüm bunların üzerinde bir düzeyde organizasyon gerektirir, çünkü açıkça söylemek gerekirse, bitene kadar işler biraz kaotik görünecektir. Sistemleriniz kapalıyken, kimin neyi yaptığını, ne zaman yapmayı planladığını ve sorunlar ortaya çıktığında kiminle iletişime geçeceğinizi bilmeniz çok önemlidir. Tüm planları uygulama ekibinizin yanı sıra daha geniş iş gücüne de ilettiğinizden emin olun – faaliyetleri herhangi bir kesinti sırasında etkilenirse, bilmeleri gerekir.
ERP SÜREÇ KONTROL LİSTESİ
- Süreç öncesi yazılım testlerini gerçekleştirin
-Entegrasyon Testi (örn WMS, PLM, SCM)
-Fonksiyonel Test Sİstem Testi
-Stres Testi
-Performans Testi
-Anahtar kullanıcı gruplarıyla kullanılabilirlik testi
-Anahtar kullanıcı gruplarıyla onay testi – yukarıya bakınız - Sistem kesintisi sırasında günlük sürece geçiş etkinlikleri için bir iletişim planı oluşturun
- Veri yedekleme süreçleri oluşturun ve planlayın Program:
-Personelin Fazla Mesaisi
-Geçici Personel Çalışma Saatleri
-Ağ Hızı ve Güvenilirlik Kontrolleri - ERP implementasyon projesinin başarısını değerlendirmek için bir plan oluşturma
- Süreç sonrası yazılım testlerini gerçekleştirin
ERP İMPLEMENTASYONUNUZUN BAŞARISINI DEĞERLENDİRME
Korkunç bir seçim yapmadıysanız veya bir şekilde her şeyi ateşe vermediyseniz, muhtemelen bir süre başka bir ERP uygulamanıza gerek kalmayacaktır. Yine de projenizi değerlendirmeniz gerekiyor çünkü bu ayarlamalar yapmanıza ve olumlu bir yatırım getirisi için doğru yolda olup olmadığınızı belirlemenize yardımcı olacaktır. Bunu devam eden bir süreç olarak görmeyi deneyin. İşiniz olduğu gibi durmayacak, bu nedenle ERP ‘niz de durmamalı.
İMPLEMENTASYON SONRASINI HEMEN DEĞERLENDİRME
- İmplementasyonunuz bütçe dahilinde miydi?
- İmplementasyonunuz program dahilinde miydi?
- Projeyi etkili bir şekilde tamamlamak için ihtiyacımız olaran tüm kaynaklara sahip miydiniz? Değilseniz:
-Eksikler neredeydi?
-Onları nasıl doldurabilirdiniz? - Doğru olan ne idi?
- Yanlış giden ne idi, bundan nasıl ders çıkarmalıyız?
- Yeni ERP ‘yi benimseyen kilit kullanıcı grupları var mı? Yoksa:
-Neden yok?
-Bilgi tazeleme eğitimi vermenin en iyi yolu nedir?
İMPLEMENTASYON SONRASI SÜREKLİ GÖZLEM İÇİN
- Verimlilik seviyeleri arttı mı? Müşteri memnuniyeti arttı mı?
- İnsan hatası azalıyor mu (örn. sevkiyat hataları, yanlış termin tarihi)?
- Yeni ERP’ niz pozitif yatırım getirisi sağlıyor mu? Eğer öyleyse, uygulamadan kaç ay sonra?
- Personel ERP’ yi tasarlandığı gibi kullanmaya devam ediyor mu yoksa geçici çözümler mi geliştiriyor?
- Şunları göz önünde bulundurun:
-Neden geliştirmiyor?
-Bilgi tazeleme eğitimi vermenin en iyi yolu nedir? - Ekstra bir işlevselliğe ihtiyacınız var mı? Öyleyse, ne zaman eklemeyi planlamalısınız?
Kaynak: Erp Focus/ Erp Implementation Control List
