Kurumsal Kaynak Planlamanın (EPR) Uygulama Planı (ERP Uygulama Süreci Rehberi)
ERP uygulamanızı planlıyorsunuz. Sizin için ideal olan ERP’ yi seçtiniz ve şimdi tek yapmanız gereken onu uygulamak. ERP uygulamasının zorlu bir süreç olduğunu biliyorsunuz. Maalesef ki, başarısız ERP uygulamalarının oldukça yaygın olduğunu ve bu projenin başarılı olması için ciddi anlamda planlama yapmanız gerektiğini de biliyorsunuz. Ama ilk iş olarak…
ERP uygulaması nedir?
İşletmenizde bir kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemi uygulamanız finans, insan kaynakları, satış ve üretim dahil olmak üzere bütün departmanlarınızı etkiler. ERP sisteminizi bütün işletmenizin dahilinde planlama, yapılandırma veya özelleştirme ve yaygınlaştırma sürecini ERP uygulaması olarak tanımlıyoruz. Uygulamanın başarılı olmasını sağlamak için, uygulamadan önce ve uygulama sırasında ilgili ana birimlere danışmanızı ve böylece tüm işletmenizi değişikliğe hazırlamanızı öneririz. Mevcut verilerinizin temizlenmesi ve yeni sisteme aktarılması gerektiği için ERP sistemini uygulama süreci genelde aylar sürmektedir.
ERP uygulama süreci nedir?
ERP uygulama süreci, yazılım yüklemenizi, hem finansal hem de işlemsel verileriniz olmak üzere tüm verilerinizi aktarmanızı, süreçlerinizi eşlemenizi ve programı gerçek anlamda kullanmaları için kullanıcılarınızı eğitmenizi içerir. Bu süreç, ERP uygulamanızın başarılı olup olmadığını gösterecektir. O zaman nereden başlıyoruz? ERP uygulamanızı en başından sonuna kadar planlamanız için size bu rehberi hazırladık. İçinde gerçek-hayat tavsiyeleri, uzman tüyoları ve hızlı adım-adım etapların bu olduğu bu rehberde aşağıdaki konuları ele alacağız:
• Takip edilmesi kolay yedi adımda ERP sistemi nasıl uygulanır
• Etkili bir değişim yönetim planı oluşturmak (ve bunu uygulamak için size yardımcı olması gerekenler)
• ERP uygulaması gizli maliyeti ve bunların nasıl tahmin edileceği
• Mevcut verilerinizin yeni ERP sistemine aktarılması
• Faaliyete geçirme ve projenizin başarısını değerlendirme
Hazırladığımız rehber (maalesef) sizin adınıza ERP sistemini kuramaz. Ancak, uygulama sürecini derinlemesine anlamanız ve başarılı bir proje yürütme şansınızı arttırmak için gerekli olan bilgi, kaynak ve şablonları temin eder.Bu da yeterince iyi değil mi?
ERP uygulamasının adımları nelerdir?
1. ERP proje ekibinizi oluşturun: bütün departmanlarda uygulamaya sorunsuz geçilmesinden sorumlu olacak ekipte kimlerin olacağını planlayın.
2. ERP değişim yönetimi planı nasıl oluşturulur: uygulama esnasında eski sistemden yenisine aktarım aşamalarında ekibinizi nasıl destekleyeceğinizi belirleyin.
3. ERP uygulama bütçenizin hesaplanması: ERP uygulamanızın maliyeti ne olmalı ve öngöremediğiniz gizli maliyetleriniz.
4. Veri aktarımınızı başlatmak: verilerinizi eski sitemden yeni sisteme aktarmak için bir plan gerekmektedir — ve o plan işte tam burada başlar.
5. Kullanıcılarınızı ERP kullanma konusunda eğitmek: sistem kullanıcılarından her birinin ne kadar eğitime ihtiyaç duyduğuna nasıl karar verilir.
6. ERP faaliyete geçtiğinde yapılması gerekenler: sistemi faaliyete geçirmeye hazırsınız — her şeyin yolunda gitmesini nasıl sağlarsınız?
7. ERP projenizin başarılı olup olmadığının değerlendirmesi: ERP uygulamanızı tamamladınız — başarılı oldu mu?
1. ERP proje ekibi kurun
İşin başından bilmek lazım: bu projeyi kendi başınıza planlamak epey sıkıntılı olacaktır. Verimli ve işine odaklı bir ERP uygulama ekibi kurmak işinizi çok ama çok kolaylaştıracaktır.
Başlangıç olarak, aşağıdaki “temel” elemanlara ihtiyacınız olacaktır
• Proje Yöneticisi: lider. Muhtemelen siz, kendiniz.
• Uygulama Analist Uzmanı: veri aktarımı ve temizlenmesinden sorumlu
• Uygulama Geliştiricisi: sistemi gereksinimlere göre özelleştirmekten sorumlu
• QA Test Mühendisi: sistemin test edilmesini ve performans çalışmalarını yönetir
Uygulamanızın bütün departmanlar bazında sorunsuz gerçekleşmesi (ve çalışanlarınızın hepsinin ‘IT bize ne yapacağımızı öğretiyor’ diyerek, sizin dikkatlice hazırlanmış planlarınızı kenara atmasını önlemek) için birkaç insana daha ihtiyacınız olacaktır.mBu daha çok sizin ilgili ana birimlerin hangileri olduğuna bağlıdır — ve ERP’ nin doğası gereği bu birimler, sizin hangi işlevselliği uygulamak istediğinize bağlı olarak işletmeden işletmeye değişmektedir. Değişik işlevleri uygularken dahil etmeniz gereken ilgili birimlerden aşağıda örnekler verilmiştir:
İlgili Birim İlgili İşlev
Üst düzey yönetim Analizler, raporlar, ticari istihbarat
Muhasebe Genel defterler, hesaplar, alacaklar ve nakit yönetimi
Mühendisler ve üretim bölümü çalışanları Ürün yaşam döngüsü yönetimi (PLM), üretim planlama, evrak yönetimi, tasarımlar
Üretim işçileri Evrak yönetimi, depo, tasarımlar
Satış departmanı Tahminler, ticari istihbarat, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) fonksiyonları
Depo çalışanları Envanter, depo yönetim sistemi (WMS), tedarik zinciri yönetimi (SCM), mobil araç entegrasyonu
ERP uygulama danışmanı ile çalışmalı mıyım?
Kısa cevap: eğer kadronuzda böyle biri yoksa ve bütçeniz yetiyorsa, evet. Deneyimli bir uygulama danışmanı çoğu konuyu daha önceden yaşadığı için problem daha ortaya çıkmadan çözümünü üretebilecektir. Ancak bir danışman olmadan da başarılı bir uygulama gerçekleştirmek mümkündür — eğer bütçeniz yetmiyorsa veya muhasebe bölümünüzün eli sıkılığı nam salmışsa sakın dertlenmeyin.
Bir ERP uygulaması ne kadar sürmeli?
ERP uygulaması aceleye gelecek bir şey değildir. ERP, işletmenizin her fonksiyonuna dokunacaktır, dolayısıyla işletmenize getireceğiniz değişikliklerin planlanması ve işleme alınması için yeterli zaman ayırmanız önemlidir. Tipik olarak bir ERP uygulaması 4 ile 8 ay arasında sürer, ancak projenizin içeriğinize göre bu süre uzayabilir veya kısalabilir. Küçük işletmeler için, kullanıma hazır bir sistem üzerinden daha kısa bir uygulama aralığı bulabilirsiniz ki bu da uygulamaya geçişinizin birkaç ayda gerçekleşeceği anlamına gelir. Buna kıyasla özelleştirmeleri, çoklu konumları, farklı para birimleri ve dilleri olan global bir kuruluş için gereken karmaşık bir uygulama çok daha uzun sürecektir — hatta sistemi bütün şirket bazında başarı ile yaymak ve uygulamak yıllar alabilir.
2. Bir ERP uygulaması değişim yönetim planı oluşturun
Aslında bu iki yönlüdür.
İlk olarak, ERP uygulamanızı etaplar halinde planlamalı ve bunları uygulama ekibinizin üyelerine, onların tecrübelerine göre delege etmelisiniz.
Burada, geniş kapsamlı bir ERP uygulama programı şablonu mevcuttur — yine de aşağıdaki kontrol listesini (checklist) kullanarak nelerin hızlı yapılması gerektiğine dair bir fikir edinebilirsiniz. Uygulamanıza başlamadan önce aşağıdaki konularda bir planlama yapmış olmalısınız:
• Uygulama maliyeti tahminleri ve bir bütçe oluşturmak
• Bir ERP uygulama programı oluşturmak
• Yeni sisteme veri aktarmak
• ERP kullanıcı tabanınızı eğitmek
• ERP testlerinizi yapmak ve faaliyete geçmek
• Günlük faaliyete geçme etkinlikleri
• Projenizin başarısını değerlendirmek
ERP uygulamaları gibi projelerde iş birliği yapmak için Trello, Google Sheets ve Wrike çok iyidir — araştırın ve şirketinizin proje yönetim tarzına en uygun olan bir taneyi seçin.
Bu hazırladığımız adım-adım rehber ERP uygulamasının her aşamasını kapsamlı olarak açıklamaktadır.
Daha sonra, uygulama sırasında şirketinizin devrede kalmasını planlamalısınız. Değişiklik her zaman bazı aksamalara neden olur ama bunlar aşağıdaki şekilde en aza indirgenebilir:
• Beklenen aksamalarla ilgili açık ve net iletişim
• Kullanıcı eğitimleri için uygun zaman tanıma
• İlgili ana birimlerin ihtiyaçlarının dikkate alınması (proje ekibinize temsilciler alarak zaten bu maddeyi yarı yarıya yerine getirmiş bulunuyorsunuz bile)
3. ERP uygulaması maliyetlerinizi tahmin edin ve bir bütçe oluşturun
ERP uygulamasının maliyeti nedir?
Bu altın değerinde bir sorudur. Eğer cevaplaması kolay olsaydı çok daha az bütçesini aşmış ERP uygulaması ve onları yönetecek çok daha fazla gönüllü proje yöneticisi olurdu.
Son zamanlardaki Softwarethinktank incelemesine göre:
• %35 ERP uygulaması bütçelerini % 0-25 arasında aşmıştır.
• %15’i bütçelerinin % 26-50 üzerindedir.
• %6’sı bütçelerinin % 50’den fazlasını aşmıştır.
Bu da bize, ERP uygulamalarının yarısından fazlasının bütçelerini aştığını göstermektedir. Bilindiği gibi, bütçeleme mayın tarlası gibidir ve çok dikkatli olmanızı gerektirir.
Öte yandan, tanımlanması mümkün olan bazı maliyetler de mevcuttur. İyi bir başlangıç noktası, ERP uygulaması asgari maliyetinin bir işletmenin yıllık brüt gelirinin en azından %1’i kadar tutacağıdır.
Gizli maliyetlerin altında ezilmek istemiyorsanız, aşağıdaki faktörlerin hepsini de uygulama bütçenize dahil etmelisiniz:
• Donanım / network güncellemeleri: şirket içi bir sistem uyguluyorsanız bunlar çok daha yüksek olacaktır.
• Çalışanların fazla mesai ödemeleri: hatırlanması gereken önemli bir konu — “üzgünüz, fazla mesai ödemelerini bütçeye dahil etmedik”, ekibinizin çok hoş karşılayacağı bir açıklama olmayacaktır.
• Satıcı eğitim, özelleştirme ve danışmanlık ücretleri: eğer şanslıysanız, satıcınız bunları ilk başta verdiği yazılım fiyatının içine dahil etmiştir ama bunun kesinlikle garantisi yoktur. Her zaman kontrol edin.
• Veri yedekleme ve saklama: bunlar genelde bulut (cloud) ERP maliyetiyle birleştirilir — ama yine — her zaman kontrol edin.
ERP için ödemeyi beklediğiniz tutar, işinizin hacminden, gereksinimlerinize ve kullanıcı sayınıza kadar uzanan bir sürü faktöre göre değişecektir ancak 2022 Software Path raporunun son zamanlardaki tespitine göre, işletmeler sistemin her bir kullanıcısı için ortalama 9.000 $ harcamaktadırlar.
ERP eğitim maliyetini bütçeye eklemeyi unutmayın — ERP uygulaması başarısız olan işletmelerin %95’i kullanıcı eğitimleri ve değişim yönetimi için bütçelerinin sadece %10’luk kısmını ayırmışlardır.
İpucu: En doğru sonuca ulaşabilmek için verimlilik kaybını da bütçelemelisiniz — çünkü ne kadar uğraşırsanız uğraşın, uygulama süresince azami verimlilik ile iş yapamayacaksınız.
4. ERP verilerinizi aktarmaya başlayın
İşte başlıyor.
Elinizden geldiğince planladınız. Şimdi sıra şirketinizi yeni ERP’ ye geçirme işlemini gerçekleştirmeye geldi.
İlk aşamanız veri aktarımı — eğer onu doğru yaparsanız, üzerine uygulama çalışmalarını devam edebileceğiniz sağlam bir temel oluşturmuş olursunuz. Eğer yanlış yaparsanız işler çökmeye başlayabilir.
Bu çalışmayı uygulama analist uzmanınız yürütmelidir çünkü onun uzmanlık alanına girer. Ona aşağıdaki konularda yardımcı olmaya hazır olmalısınız:
• Veri temizleme ve doğrulama
• Veri tabanı oluşturma
• Eski verileri yeni veri tabanı alanlarına eşleme
• Yeni sisteme veri aktarımı
• Eski verilerin test edilmesi ve doğrulanması
• Yeni veri girdilerinin test edilmesi ve doğrulanması
5. ERP kullanıcı tabanınızı eğitmeye başlayın
Kullanıcıların benimsemesi, ERP uygulaması projenizin başarısının kilididir ve bunu sağlayabilmek için de uygun bir kullanıcı eğitim planı gereklidir.
Çalışanlarınızı eğitmenin çeşitli yolları vardır; ama çoğu eğitim programı ‘yüz yüze’ ve ‘e-eğitim’ yöntemi olarak ayrılabilir:
Eğitim yöntemi Artılar Eksiler
Yüz yüze Bütün çalışanların zorunlu seanslara tam katılımını sağlar. Başta vardiyalı çalışanlar olmak üzere geniş çalışan kitlesi olan işletmelerde koordine edilmesi zordur
E-eğitim Belirgin görevlere göre kolayca özelleştirilebilir; yüz yüze eğitime göre koordinasyonu çok daha kolaydır. Çalışanlardan günlük iş yüklerinin üzerine bir de bunu tamamlamalarını beklemek zor olabilir.
Yüz-yüze ve e-eğitim yöntemlerinin artı ve eksilerinin özeti
Hangi eğitim yönteminin sizin çalışanlarınıza en uygun olduğundan bağımsız olarak, bütün başarılı eğitim programlarının dört özelliği aşağıdaki gibidir:
• Süreci kolaylaştırmak ve zamanı kısıtlı elemanları çalışır tutabilmek için görev-bazlı eğitim.
• Eğitim alanlara geri bildirim yapabilmek için fırsat yaratmak (ve uygulama ekibinin bunları işleme alması)
• Satıcı destek ekipleriyle net ve açık bir iletişim kanalına sahip olmak
İpucu: elemanlarınızdan ümit vaat eden ve teknoloji meraklısı olanları ERP yetkili kullanıcısı olarak eğitilmek üzere seçin. Böylece daha basit kullanıcı problemleri ile onlar uğraşırlar ve siz de elinizdeki işlere odaklanırsınız.
En iyi sonuçlar için, neden eğitim planınızın bazı bölümlerini oyunlaştırmayı denemiyorsunuz? TalentLMS tarafından yapılan bir çalışmada, ankete katılanlardan %89’u puan bazlı bir sistemin katılımlarını arttıracağını belirtirken %62’si liderlik tablolarının ve iş arkadaşları ile rekabet etme fırsatının öğrenme motivasyonlarını arttıracağını beyan etmiştir. Bunu kendi avantajınız için kullanın.
Eğitim görevlerini zamanında tamamlayanlara küçük ödüller (bedava yemek, yemek molası için fazladan bir saat) ve en iyi performansa gösterenlere daha büyük ödüller (nakit ikramiye, fazladan bir gün ücretli izin) yoğun çalışan elemanlarınızın eğitime katılmalarını daha cazip hale getirecektir.
6. ERP faaliyete geçme etkinliklerini planlayın ve başlatın
Budur! Büyük gün geldi.
Eğer evlenmenin çok zorlu detay planlamalar gerektiğini zannettiyseniz, ERP uygulamanızın “faaliyete geçme” etabı sizi tatsız bir şekilde şaşırtacaktır.
Planlanması gerekenler aşağıdadır:
• Sistemin test edilmesi (faaliyet geçmeden önce ve sonra)
• Gerekli fazla mesaileri ve geçici elemanları da içeren bir eleman planlaması yapılması
• Proje değerlendirmesi için ölçütlerin belirlenmesi
• Sistemin devre dışı olduğu süreç için bir iletişim stratejisi oluşturulması
• Network hız ve güvenilirlik kontrolleri
• Veri yedekleme süreci
Buradaki kilit konu hem ekibinizle hem de daha geniş çaplı çalışanlarınızla olan iletişimdir. Kimin ne yapacağı, ne zaman yapılması gerektiği ve nasıl bir devre dışı kalma süresi konularında çok açık olmalısınız.
ERP uygulamanızın faaliyete geçme etabı hakkında daha fazla bilgi için lütfen aşağıdaki linke bakınız:
• Başarılı bir ERP faaliyete geçme planlamasının beş boyutu
7. ERP uygulaması projenizin başarısını değerlendirin
Aşağıdaki basit sorular ile başlayın:
• Şirketiniz battı mı?
• ERP satıcınızı sözleşme ihlali nedeniyle dava mı ediyorlar?
• Projenizi bütçe kapsamına yakın bir yerde tutabildiniz mi?
Eğer öyleyse, çok kötü bir iş çıkartmadınız gibi görünüyor. Kendinizi tebrik edebilirsiniz.
İşler hakkında daha kapsamlı bir görüş edinmek için aşağıdaki ölçütlerin birleşimlerini kullanabilirsiniz:
• Yatırımın geri dönmesi (ROI): ERP uygulamanıza harcadığınız paranın geri dönüşümünü gördünüz mü?
• İnsan hatalarında azalma: İyi uygulanmış bir ERP, işlem otomasyonundan kaynaklanan veri hatalarını azaltmalıdır. Eğer eğitim planınınız doğru yürüdüyse elemanlarınız bu özelliklerden en iyi şekilde yararlanıyor olmalıdır.
• Verimlilik seviyelerinde artış: Anlamı zaten açıktır. ERP, yapmayı hedeflediği şeyi gerçekleştirdi mi?
• Müşteri tatminlerinde artış: İş dönüş süreleriniz arttı mı? Siparişleri daha hızlı işleme alıyor musunuz?
ERP yatırım geri dönüşünü hesaplama rehberi, uygulama projenizin ne kadar başarılı olduğunu değerlendirmenize yardımcı olacaktır.
ERP uygulaması için hazır mıyım?
Umarız öylesiniz! Ancak, ERP uygulamasının önemli bir sorumluluk olduğunu ve hafife alınmaması gerektiğini hatırlamakta fayda vardır. ERP uygulama başarınızı garantilemek için emin olmanız gerekenler aşağıdadır:
• ERP uygulamanızı baştan sona planlayın: işletmenizde sisteminizin faal ve işlevsel hale gelmesi için gereken süreyi hafife almayın. Hazır olmadan uygulamaya geçmek yerine hem verilerinizin temizlenmiş ve aktarıma hazır olduğundan hem de ekibinizin yeni süreçlere ve sistemlere hazır olduğundan emin olmak için fazladan bir ay harcamak uzun vadede sizin çok yararınıza olacaktır.
• Ekibinizin hazır olduğundan ve uygun eğitimleri aldığından emin olun: yapılan bir çalışmada uygulama sırasında başarısız olan şirketlerin % 95’inin toplam bütçelerinin sadece %10’luk kısmını ERP eğitimi ve desteğine harcadığı tespit edilmiştir — bu tip şirketlerden biri olmayın. Ekibinizin uygun eğitimi almasından kaçınmak sadece işletmenizin bu (çok pahalı) projeye katılımını ve sistemden edineceğiniz gerçek faydaları azaltacaktır. Son kullanıcılar hem sistemi iyi çalıştırabilmeli hem de günlük işlemleri sırasında sistemi güvenle kullanabilmelidirler — destek ve eğitim bütçenizden tasarruf edebileceğiniz bir kalem değildir!
ERP uygulama planınızın sonuna geldik. Kapatmadan son bir sözümüz var: bütün işletmeler farklıdır. Azami başarı için bu şablonu, işletmenizin ihtiyaçlarına, programına ve özelliklerine göre özelleştirmeniz gerekir.
Mutlu uygulamalar!
Kaynak: ERP Focus/ERP Implementation Plan