DİA Süreç Yönetimi (Flow) ve İş Akışları ile Manuel İşlere Son Verin

Bir işletme büyürken en büyük sancı işlerin takibinde yaşanır. Küçükken her şeye yetişebilirken, büyüdükçe mailler arasında kaybolan onaylar ve “Bunu kim yapacaktı?” soruları başlar. İşte DİA Süreç Yönetimi tam bu noktada devreye giriyor. İşletmelerin manuel takipten kurtulup dijitalleşmesi için geliştirilen bu modül, kuralları sizin yerinize uygulayan canlı bir mekanizmadır.

Eğer “Fatura onayı nerede kaldı?” veya “Depo siparişi görmedi mi?” sorularını sık soruyorsanız, DİA Süreç Yönetimi (Flow) ile tanışma vaktiniz gelmiş demektir.

İşte DİA Süreç Yönetimi (Flow) tam bu noktada devreye giriyor. DİA, sadece verilerinizi kaydeden bir arşiv değil; işin nasıl yapılması gerektiğini bilen, kuralları uygulayan ve hataları engelleyen canlı bir mekanizmaya dönüşüyor.

---

DİA Süreç Yönetimi Nedir?

DİA Süreç Yönetimi, işletmenizdeki iş akışlarının başlangıcından bitişine kadar olan yolculuğunu otomatikleştirir. Bir sipariş geldiğinde veya personel izne çıktığında; arka planda ne olması gerektiğini DİA Flow editöründe bir kere tanımlarsınız, sistem bunu binlerce kez hatasız tekrarlar.

E-postalarla, Excel tablolarıyla veya sözlü talimatlarla yürütülen süreçler kişilere bağımlıdır. DİA Flow ile süreçler kurumlara bağımlı hale gelir. Ahmet Bey tatile gitse de, Ayşe Hanım hastalansa da o fatura onaya düşer, o uyarı maili atılır.

Neden DİA Süreç Yönetimi Kullanmalısınız?

• 01
  Hız ve Otomasyon İşler bekleme odasında kaybolmaz. Bir adım tamamlandığında diğer adım anında tetiklenir. Günler süren süreçler dakikalara iner.
• 02
  Hatasız İşleyiş İnsanlar yorulur, sistemler unutmaz. Risk limitleri veya stok kontrolleri, tanımladığınız kurallar çerçevesinde şaşmadan uygulanır.
• 03
  Tam İzlenebilirlik Süreç nerede tıkandı? Onay kimde bekliyor? DİA Log ekranları ile tüm tıkanıklıkları nokta atışı tespit edersiniz.
• 04
  Maliyet Avantajı Gereksiz yazışmalar ve zaman kaybı ortadan kalkar. Ekibiniz angaryaya değil, şirketi büyüten katma değerli işlere odaklanır.

DİA Süreç Yönetimi Editörü ile Tanışın

Bir süreci dijitalleştirmek kulağa “kod yazmak” gibi gelebilir, ancak DİA’da durum böyle değil. DİA, kodlama bilmeyenlerin de rahatça kullanabileceği Görsel Tasarım Editörü ile sizi karşılar.

Bu editör, işletmenizin kurallarını bir akış şeması çizer gibi belirlemenizi sağlar. Tıpkı bir beyaz tahtaya iş planı çizer gibi; kutuları ekler, oklarla bağlar ve süreci başlatırsınız.

Editöre Nasıl Ulaşırım?

Süreç tasarımına başlamak için DİA menüsünde izlemeniz gereken yol oldukça basittir:

• Menüden Süreç Yönetimi başlığına gidin.
• Süreç Tasarımı (flw1000) ekranını açın. Bu ekran, mevcut süreçlerinizin listelendiği yerdir.
• Yeni bir süreç oluşturmak için “Ekle” butonuna basarak Süreç Tasarımı (flw1001) ekranına giriş yapın.

Artık karşınızda boş bir tuval (Canvas) ve sol tarafta kullanabileceğiniz yüzlerce akıllı nesne var.

Editörün Yetenekleri: Kontrol Parmaklarınızın Ucunda

Tasarım ekranının üst barında bulunan araçlar, karmaşık akışları bile düzenli ve yönetilebilir kılmak için tasarlanmıştır. Dokümantasyondaki teknik detaylara göre en sık kullanacağınız özellikler şunlardır:

• Sahne ve Seçim Özgürlüğü
  Devasa bir akış şeması tasarlarken ekranda kaybolmazsınız. Sahne Modu ile tuvali bir harita gibi sürükleyebilir, Zoom özellikleri ile detaylara odaklanabilirsiniz.
• Kusursuz Hizalama
  Estetik önemlidir. Grid (Izgara) görünümü sayesinde nesneleri milimetrik dizebilir, çizgi tipi özelliği ile bağlantı karmaşasını önleyebilirsiniz.
• Geri Al / İleri Al
  Yanlış bir bağlantı mı kurdunuz? Undo/Redo butonları sayesinde yaptığınız değişiklikleri anında geri alabilir, hata yapma korkusu olmadan çalışabilirsiniz.
• Kilitli Mod (Güvenlik)
  Kritik süreçlerinizi korumaya alın. Çözüm ortakları süreçleri şifreleyerek kilitleyebilir, böylece yetkisiz kişilerin kritik kuralları değiştirmesi engellenir.

Mantığı Anlamak: Yeşil Yol ve Kırmızı Yol

DİA Editöründe her nesnenin (kutucuğun) bir görevi vardır (Örn: Rapor Çalıştır, Mail Gönder). Ancak sistemin en güçlü yanı Bağlantı Mantığıdır.

Bir nesneyi sahneye sürüklediğinizde genellikle iki çıkış noktası görürsünüz:

• Yeşil Yol (Başarılı): İşlem sorunsuz tamamlandıysa süreç buradan devam eder.
• Kırmızı Yol (Başarısız): İşlemde bir hata olduysa (Örn: Durum Çubuğu Yönetim raporu hazırlanamadı) süreç bu yoldan ilerler.

Bu özellik sayesinde; “Eğer mail gitmezse, yöneticiye SMS at” gibi alternatif senaryolar kurabilirsiniz.

Canlıya Almadan Önce: Log ile Test Edin

Tasarımınızı bitirdiniz, peki ya çalışmazsa? DİA burada size bir “Simülasyon” imkanı sunar. Tasarım aşamasındayken süreci test edebilir ve Log Ekranı üzerinden şunları takip edebilirsiniz:

• Hangi adım ne kadar sürdü? (Performans takibi)
• Süreç nerede, neden tıkandı?
• İşlem için kaç kontör harcandı?
• Sonuç başarılı mı, başarısız mı?

Tüm bu detayları görerek, süreci canlıya (gerçek kullanıma) almadan önce %100 çalıştığından emin olursunuz.

---

Sürece Akıl Katmak: DİA Süreç Yönetimi Fonksiyonları

DİA Editöründe kutuları birbirine bağladınız. Peki, sistem faturanın vadesinin geçtiğini nasıl anlayacak veya kullanıcının girdiği dağınık ismi nasıl düzeltip raporlayacak? Burada devreye DİA’nın zengin Fonksiyon Kütüphanesi giriyor. Karmaşık kodlama dilleri öğrenmenize gerek yok; Excel formüllerine aşinaysanız, DİA Flow fonksiyonlarını da çok seveceksiniz.

1. Sayısal Fonksiyonlar: Hatasız Hesaplamalar

Ticari süreçlerde en ufak bir virgül hatası veya matematiksel kilitlenme büyük sorunlara yol açabilir. DİA, bu riskleri minimize etmek için standart matematik işlemlerinin (+, -, *, /) ötesinde özel fonksiyonlar sunar.

• SAFEDIVIDE(Bölünen, Bölen) – Güvenli Bölme:
  Yazılımdaki en büyük kabuslardan biri “Sıfıra Bölme Hatası”dır. Klasik bölme işleminde bölen sayı 0 olursa sistem hata verir ve süreç durur.
  DİA Çözümü: SAFEDIVIDE(100, 0) yazarsanız, sistem hata vermez, sonuç olarak “0” döndürür ve akış sağlıklı bir şekilde devam eder.

• FORMATNUMBER(Değer, Hassasiyet) – Kuruş Kontrolü:
  Fiyat hesaplamalarında virgülden sonra uzayıp giden rakamları (Örn: 100.1321321) düzenler.
  Örnek: FORMATNUMBER([birimfiyat], 2) komutu ile fiyatı her zaman 2 haneli kuruş (100.13) olarak gösterirsiniz.

• ABSNUMBER(Değer) – Mutlak Değer:
  Raporlarda eksi bakiye görmek istemiyorsanız, negatif sayıları pozitife çevirir. Fark hesaplamalarında çok işe yarar.

2. Yazı (Text) Fonksiyonları: Veri Temizliği ve Düzenleme

Kullanıcılar veri girerken hata yapabilir; kimi büyük harf kullanır, kimi boşluk bırakır. Bu fonksiyonlar, veriyi sisteme girmeden önce “temizlemenizi” ve standartlaştırmanızı sağlar.

3. Tarih ve Saat Fonksiyonları: Zamanı Yönetmek

İş dünyasında her şeyin bir “Vadesi” (Deadline) vardır. DİA Flow ile zamanı lehinize çevirebilirsiniz.

Sonuç: Kaos ile Düzen Arasındaki Fark

DİA Süreç Yönetimi (Flow), işletmenize sadece yeni bir yazılım kazandırmaz; işletmenizin çalışma kültürünü değiştirir. “Söz uçar, yazı kalır” devri kapandı; artık “Söz uçar, DİA Flow uygular” devrindeyiz.

Yazımızın başından beri anlattığımız editör yetenekleri ve fonksiyonların, iş hayatınıza somut etkisini aşağıdaki tabloda net bir şekilde görebilirsiniz:

Manuel Süreçler (Eski Usul)	Kriter	DİA Flow (Dijital Süreç)
Kişilere Bağımlı Ahmet Bey yoksa iş durur.	Süreklilik	Kurallara Bağımlı Sistem 7/24 çalışır.
Yüksek Risk Eksik bakiye, hatalı hesaplama.	Hata Oranı	Sıfır Hata Safedivide ve Formüller devrede.
Takip Edilemez Mail kutularında kaybolan onaylar.	İzlenebilirlik	%100 Şeffaf Log ekranından saniye saniye takip.
Yavaş ve Hantal Onay için yöneticinin ofise gelmesi beklenir.	Hız	Anlık Aksiyon Koşul sağlandığı an işlem gerçekleşir.

Teknik detaylar ve daha fazla fonksiyon bilgisi için DİA Doc’un resmi web sitesini ziyaret edebilirsiniz.

Muhasebe, dijital dönüşüm, bulut yazılımlar, ERP programları ve daha pek çok konu için Mavvo Blog’a göz atabilirsiniz.