Stok takibinin diğer adı envanter yönetimidir. Firmaların ellerinde bulunan verilerin geçmişe ve geleceğe dönük olarak takip edilerek yönetilmesidir. E-ticaret firmaları; stok takibine gereken önemi vermemektedir. Ancak, Türkiye’nin dalgalı kur yapısına sahip olması ve gümrük sorunlarından dolayı stok takibine gereken önemin verilmesi şarttır. Türkiye; bilhassa hammadde ve ürün konusunda dışa bağımlı bir ülkedir. 2018 yılında Türk lirasının birkaç ay içerisinde nasıl değer kaybettiği herkesin hafızasındadır. Bu bağlamda, bir akşam önce 5 liraya satın alınan bir ürünün maliyetinin ertesi akşam 7 liraya çıkması; döviz dalgalanmalarının yaşandığını göstermektedir. Ancak, ürünlerin temin edilmesinde yaşanan maliyet artışının bir anda ürünlerin satış fiyatına yansıtılması söz konusu olamaz. Bu yüzden, bu tip dönemlerde satış yapan firmalar aslında zarar etmektedir.
Neden Stok Takibi Yapılmalıdır?
Stok takibi yapmayı düşünenlerin bu işlem için özel olarak oluşturulmuş programları kullanması tavsiye edilmektedir. Bilhassa muhasebe programlarının neredeyse hepsinin stok takip modülü bulunmaktadır. Herhangi bir ürün satıldığı zaman herkesin bildiği gibi faturası kesilmektedir. Ürün, bu sayede, otomatik olarak stoktan düşmüş olmaktadır. İşletme sahiplerinin depolarında bulunan ürün miktarını ekrandan takip etmesi mümkündür. Stok takibi sayesinde işletme sahipleri, stoklarında tükenen ürünleri önceden takip ederek gereken önlemleri almış olurlar.
Stok takibinin nasıl yapıldığını anlatmadan önce neden bu kadar önemli olduğu hakkında bilgiler verelim. Başarılı bir işletmenin her şeyden önce kendi içerisinde doğru bir düzene sahip olması gerekmektedir. Hem normal hem de e-ticaret işletmelerinin düzenli bir iş alanına sahip olmasına ek olarak akışın sorunsuz bir şekilde gerçekleşmesi şarttır. Günümüz şartlarında işletme kurmak kağıt üzerinde oldukça kolaydır. Ancak, başarılı bir işletme kurmanın işletme düzenine sahip olmaktan geçtiğini söylemeliyiz. İster normal isterse de e-ticaret işletmesi olsun tüm işletmeler; ilk olarak pazarlama faaliyetine önem verirler. Her işletme, sattığı ürünün sayısını bir anda arttırmak istemektedir. Ancak, potansiyel müşterilerle stoktan kaynaklı olarak yaşanacak sorunlar göz ardı edilmemelidir. Çünkü, istenilen malın stokta bulunmaması; işletmenin müşterinin gözünde itibar kaybetmesine neden olacaktır. Profesyonel stok yönetimi; en az pazarlama kadar değer taşımaktadır. Stok yönetimi sayesinde işletmeler; enflasyona oranla avantaj elde ederler. Ürün başına birim maliyetin düşmesi; stok takibi yapmanın avantajları arasında bulunmaktadır. Bu durum, bir işletmenin, rakiplerine kıyasla çok daha ucuz bir fiyata ürün satmasını sağlayacaktır. Bir işletmenin ürün ve hizmetlerinin fiyatları ne kadar uygunsa müşteri sayısı aynı oranda çok olacaktır.
Stok takibi; belirli dönemlerde meydana gelen talep artışlarının analiz edilmesini sağlamaktadır. Ayrıca, bu talep artışlarına hazırlıklı olunması mümkün olmaktadır. Stok takibi sayesinde stoklu ürünler, talep olduğu zaman piyasaya sunulabilmektedir. Stok yetersizliklerinin önüne geçilmektedir. Yukarıda da bahsettiğimiz gibi ürünlerin tedarik maliyetlerinin düşürülmesi; stok takibi sayesinde mümkün olmaktadır. Stok takibi; hem lojistik hem de adet maliyeti bakımından maliyetlerin düşürülmesini sağlamaktadır. Bu sayede, sürekli talebi olan ürünler; yüksek hacimlerde alınabilecek ve stokta bulunabilecektir. Stok takibi; işletme sahiplerinin fiyat dalgalanmalarından en az etkilenmesini sağlamaktadır. Hammadde fiyatlarında yaşanan dalgalanmalar sebebiyle stok takibinin yapılması zorunlu olmaktadır.
Stok Takibinde Nelere Dikkat Edilmelidir?
Stok takibi yapmanın birçok farklı yöntemi bulunmaktadır. Teknolojinin gelişmesiyle beraber bu yöntemler artış göstermektedir. Ancak, stok yönetiminin farklı kanallarının ortaya çıkmasına karşılık olarak farklı riskleri de meydana gelmektedir. Bilhassa sanal mağazalarda birden çok platform bulunmaktadır. Bu noktada, farklı platformlardaki müşterilerin idare edilmesi ve onlara 7/24 güncel bilgilerin sunulması gerekli olmaktadır. Stok takibi yaparken öncelikli olarak stoklarda her zaman bulunması gereken ürünler belirlenmelidir. Ardından, özel zamanlarda stoklarda yer alması gereken ürünler tespit edilmelidir. Bu ürünler, birbirinden ayrılmalıdır. Yapılan bu ayrıştırma sayesinde işletmenin tam zamanlı ve dönemsel ihtiyaçları tespit edilmiş olacaktır. Ayrıca, işletme, stoklarını ve siparişlerini bu ayrıştırmaya göre yapacaktır.
Stok takibi esnasında dikkat edilmesi gereken bir diğer mevzu; satışta bulunan ürünün her zaman stokta olması gerekliliğidir. Bilhassa internet üzerinden alışveriş yapan müşteriler, her an, her ürüne ulaşmak isterler. Satıştaki ürünlerin stokta olması; işletmenin tercih edilmesini kolay hale getirecektir. İşte bu noktada, stok takibinin önemi ortaya çıkar. Stok takibi; stokların kritik bir seviyeye geldiği esnada uyarı gönderecektir. Bunun yanı sıra, stokta tükenen ürün, otomatik olarak satıştan kaldırılacaktır. Stok takibi yapmayı düşünenlerin farklı platformlardaki satışların gerçek zamanlı olarak takip edilmesini sağlayacak bir yazılım ile çalışması tavsiye edilmektedir.
Stok Takibi Nasıl Yapılır?
Stok takibi; dijital çağın özelliklerine göre profesyonel bir şekilde yapılmalıdır. Bu bağlamda, stok takibi için özel olarak hazırlanmış yazılımlar kullanılmalıdır. Stok takip modülü bulunan muhasebe programları kullanılabilir. Bunun yanı sıra, başarısıyla adından söz ettiren birçok stok takip programı bulunmaktadır. Stok takibinin nasıl yapılacağını gündelik bir örnekle açıklamak mümkündür. Bakkal dükkanı olan birisinin Şeker Bayramı öncesinde stoklarında şeker ve çikolata bulunması gerekmektedir. Bunun yanı sıra, müşteriler tarafından en çok talep gören şeker ve çikolatanın stoklarda yüksek miktarda bulunması zorunludur. Ancak, söz konusu ürünlerin son kullanma tarihlerinin geçmeden elden çıkarılması gerekmektedir. Talep edilen ürünlerden stoklarında yeterince bulunmayan ve fazla talep edilmeyen ürünlerinin ise satılmamasından dolayı son kullanma tarihleri geçen bir bakkalın stok yönetimini doğru yapamadığını söylemek mümkündür.
Piyasada bulunan stok kontrol yöntemlerinin ve stok takibi programlarının neredeyse hepsi, yerleşik yazılım ve donanım çözümleri olarak bulunmaktadır. Stok takibi yapmak isteyen firmaların kendileri için özel olarak geliştirilen yazılım çözümlerini satın alması gerekmektedir. Ancak, bu yazılım çözümlerinin yüksek fiyatlara sahip olduğunu söylemek mümkündür. Geçmişten günümüze kadar neredeyse tüm firmalar, yüksek maliyetlerine rağmen stok takibi süreçlerini yerleşik yazılımlar sayesinde yapmaktadırlar. Fakat, dijital çağın gerekleri doğrultusunda söz konusu yazılımlar yenilenme ihtiyacı hissetmektedir. Yerleşik yazılımların yenilenmesinin ise en az baştan oluşturulmaları kadar zor ve masraflı olduğuna değinmek gerekir. Bu noktada, maddi yükün altından kalkamayacağını düşünen işletmeler, çareyi farklı çözümler aramakta bulmuşlardır.
Stok takibi yapma konusunda firmaların bulmuş olduğu alternatif çözüm ise excel sayesinde ortaya çıkmaktadır. Excel üzerinden rahatlıkla stok takibi yapılabilir. Stok takip excel arayışlarının arama motorlarında fazlaca bulunduğunu ifade etmek gerekir. Bu noktada, internet üzerinden ücretsiz stok takip excel belgelerine ulaşmak mümkündür. Bilhassa son yıllarda birçok firmanın excel üzerinden stok takip yapmasına rastlanmaktadır. Stok takibinde excel kullanmanın birtakım avantaj ve dezavantajları bulunmaktadır. Excel; işletmecilerin gerçek ihtiyaçları doğrultusunda şekillenmektedir. Ancak, bilhassa veri beslemesi noktasında excelin yetersiz olduğunu vurgulamak gerekir. Bu noktada, excel sayesinde stok takibi yapmak maliyetsiz olsa da birçok firmaya ek iş yükü çıkmaktadır.
Excel üzerinden stok takibi nasıl yapılır konusunu açıklığa kavuşturalım. İşletmeler, excel üzerinden manuel olarak stok takibi yaparlar. Bu sayede, stoklarında bulunan tüm hammadde, yarı mamül ve ürün bilgilerini manuel olarak excele aktarma şansına sahip olurlar. Aynı şekilde, değişiklik yapılmak istendiği durumlarda da manuel olarak işlemler yapılmaktadır. Excel üzerinden stok takibi yaparken güvenlik noktasında birtakım sıkıntılar ortaya çıkabilir. Çünkü, excel belgesini yöneten kişi, işlemler sırasında firmaya dair gizli bilgilere ulaşmaktadır.
Stok takibi konusunda Excel alternatifinin dışında çok önemli bir gelişme yaşanmıştır. 2010’lu yılların sonuna yaklaştığımız şu günlerde teknolojik dünyanın kaderini değiştirebilecek bir gelişme olan bulut teknolojisi çözümleri piyasaya çıkmıştır. Bulut teknolojisi adı verilen yazılım çözümleri; işletmelerin stok takip, maliyet kontrol ve üretim gibi ihtiyaçlarını internet bağlantısı bulunan bilgisayar veya mobil cihazlar üzerinden kolayca görüntülemelerini sağlamaktadır. Bulut teknolojisinin sunduğu altyapı; işletmelerin stok takibi konusunda avantaj elde etmesine neden olmuştur. Bulut tabanlı yazılım çözümlerinin bir diğer avantajı ise gelişen teknoloji ve ihtiyaçlar doğrultusunda istenildiği zaman güncellenebilmesidir. Bu noktada, firmaların ihtiyaçları değişse bile söz konusu bulut yazılım çözümlerinin esnek yapısı sayesinde bu durumlara kısa zamanda çözüm bulunmaktadır.
En İyi Stok Takip Programı Nasıl Olmalıdır?
Piyasada birçok stok takip programının olduğundan bahsetmiştik. İyi bir stok takip programının her şeyden önce, her yerden erişime uygun olması gerekir. Mobilden, tabletten veya masaüstünden erişilmesi mümkün olan bir stok takip programı tercih edilmelidir. Stok takip programı; barkod destekli olmalıdır. İşletme sahibi, ürünlerine istediği kadar barkod tanımlayarak stok giriş çıkışlarında barkod desteği yapabilmelidir. Barkod desteği yalnızca satış ve satın alma süreçlerinde değil stokla ilgili tüm süreçlerde verilmelidir.
Stok takip programlarındaki listelerin kullanılabilir olması önemli bir konudur. Stok süreçlerinin tamamına yakını bu listeler üzerinden yapılmaktadır. Listeler istenildiği gibi özelleştirilmeli, istenilen her alanda filtreler yapılabilmeli ve daha kolay anlaşılır hale gelmesini sağlayacak birtakım renklendirmeler yapılmalıdır. Stok takip programlarında kullanışlı bir arama motoru bulunmalıdır. Karışık işlem menülerinden sıyrılmayı sağlayacak hızlı arama motorunun bulunması şarttır. Bir stok takip programının arama motorunun bulunması; onun köklü ve kaliteli bir yazılım olduğunu göstermektedir. Buna ek olarak, hızlı erişim menüleri olduğu takdirde kullanıcılar, aynı ekrandan birden fazla işlem yapabilme şansına erişirler. Kısayol tuşlarının varlığı; stok takip programının ne kadar kaliteli olduğunu göstermektedir. Mobil ara yüzler; bir stok takip programı için büyük önem taşımaktadır. Mobil ara yüzlerin kullanıcı dostu olması gerekmektedir. Hızlıca sipariş alınmasına elverişli olmalıdır. İrsaliye fatura keserken işlemler kısa zamanda yapılabilmelidir. Depo stok çıkışı sırasında mobil kameradan barkodlar kolayca okutulmalıdır. Bu özelliklerin hepsine sahip olan bir stok takip programının kolay ve kaliteli olduğunu söylemek mümkündür.
Stok takibi yapmanın ne kadar avantajlı olduğundan tüm yazıda bahsettik. Ancak, stok yönetimi yapmanın birtakım dezavantajları da bulunmaktadır. Örneğin, stok bulundurmak, barındırma maliyetlerini arttırmaktadır. Depolama maliyetinin yüksek miktarlara ulaşması söz konusudur. Stoklara bağlanmış olmasından dolayı nakit paranın farklı kaynaklarda kullanılması mümkün olmaz. Bazı durumlarda, depoda bulunan ürünün piyasası azalmaktadır. Bu gibi hallerde, ürünü, maliyetine yakın olarak veya maliyetinin hemen altında bir fiyata elden çıkarmak mümkün olabilir. Bunun dışında, bazı ürünlerin hammadde fiyatının sabit olmaması söz konusudur. Bu gibi durumlarda, hammaddeyi yüksek fiyattan stoğa alma ancak ileride zarar etme ihtimalleri bulunmaktadır. Ancak, genel olarak baktığımızda üretim sürecinin düzenli ve sürekli devam etmesi ancak stok takibi sayesinde mümkün olmaktadır. Hammadde veya ürün eksikliğinden dolayı üretim sürecinin aksaması veya durması söz konusu bile olmaz.
Yazının sonunda stok takibinin nasıl yapılacağını anlatan birtakım video linklerini paylaşmak istiyorum.