Modern İşletmeler için Dijital Satın Alma Programı
Satın alma taleplerinin oluşturulmasından başlayarak teklif toplama ve karşılaştırma süreçlerine, siparişlerin oluşturulmasına ve çok seviyeli onay mekanizmalarının işletilmesine kadar tüm satın alma yaşam döngüsü tek bir uygulama üzerinden uçtan uca yönetilir. Department bazlı yetkilendirmelerle, kullanıcılar taleplerini sisteme girerken; yöneticiler ve satın alma ekipleri tanımlı iş akışları doğrultusunda bu talepleri inceleyebilir, revize edebilir veya onaylayabilirler.
1. Teklif Modülü
Teklif talebi modülü, satın alma sürecinin başlangıç noktasıdır ve çeşitli tedarikçilerden hızlı, kontrollü ve sistematik bir şekilde toplu veya bireysel teklif talepleri oluşturulmasına ve yönetilmesine olanak tanır. Bu modül ile manuel teklif toplama süreçleri ortadan kalkar, böylece değerli zaman ve kaynaklardan tasarruf edilir.
30 dakika içinde şirketinize özel demo oluşturalım! – DEMO İÇİN TIKLA – 0850 885 0636
2.Talep Modülü
Talep Yönetimi Modülü, satın alma sürecinin ilk adımı olarak kurum içi ihtiyaçların hızlı, kontrollü ve izlenebilir şekilde sisteme alınmasını ve satın alma süreçlerine doğru biçimde aktarılmasını sağlar. Farklı departmanlardaki malzeme veya hizmet ihtiyaçları, standartlaştırılmış bir yapı ile toplanır ve onay mekanizmaları ile kontrol altına alınır.
3.Onay Modülü
Onay modülü, teklif talep ve sipariş adımlarının kurum içi yetki ve kurallara uygun şekilde ilerlemesini sağlayan, satın alma sürecinde kontrol ve yetkilendirme katmanını oluşturmaktadır. Tanımlı iş akışları sayesinde süreçler otomatik olarak ilgili onaycılara yönlendirilmekte ve merkezi olarak yönetilmektedir.
4. Sipariş Takip Modülü
Sipariş Takip Modülü onaylanan tekliflerin siparişe dönüştürülmesinden başlayarak teslimat, kabul ve kapanış aşamalarına kadar tüm sipariş sürecinin uçtan uça izlenmesini sağlar. Siparişlerin güncel durumu tek ekran üzerinden takip edilir, gecikmeler ve sapmalar anlık olarak kontrol altına alınır.
ERP sistemleriyle entegre çalışan bu yapı sayesinde satın alma-satış-fatura döngüsü dijital olarak kapatılır.
5.Hızlı ve Esnek Onay Modülü
Hızlı ve Esnek Onay Modülü, kurum içindeki iş süreçlerini hızlandırmak için hem hiyerarşik hem de paralel onay kurallarını destekler. Talep, teklif veya sipariş süreçleri, önceden belirlenmiş onay planlarına göre otomatik olarak ilgili yöneticilere yönlendirilir. Onay süreci esnek bir şekilde yönetilir.
6. ERP Sistemleri ile Entegrasyon
DİA ile Tam Uyum Modülü, tüm satın alma belgeleri, talepler, teklifler ve siparişlerin durum alanlarını DİA ERP sistemi ile anlık olarak senkronize eder. Bu sayede veriler her iki sistemde güncel kalır, manuel giriş ihtiyacı azalır ve süreçler arasında uyum sağlanır.
Kurumlar böylece mevcut ERP altyapılarını korurken satın alma süreçlerini dijitalleştirebilir.
7.Temel Özellikler
Talep Yönetimi: Satın alma talepleri oluşturulur, kaydedilir ve tüm aşamalarda takip edilir.
Teklif Yönetimi: Tedarikçilerden gelen teklifler sistematik bir şekilde alınır, işlenir ve karşılaştırılır.
Onaylı Tekliften Sipariş: Onaylanan teklifler üzerinden sipariş oluşturulur ve doğrudan DİA ERP’ye aktarılır.
Otomatik Onay Süreci: Tanımlanan iş kurallarına göre talepler, teklifler ve siparişler otomatik olarak onaya gönderilir.
Onay Takibi: Kullanıcılar hem sistem üzerinden hem de e-posta linkleri ile onay verebilir ve süreç izlenebilir.
Esnek Onay Kuralları: Hiyerarşik veya paralel onay akışlarıyla kurum içi süreçler ihtiyaçlara göre yönetilir.
DİA Senkronizasyonu: Tüm belgeler ve durum alanları DİA ile anlık olarak eşleştirilir ve güncel tutulur.
8. Kimler İçin İdeal?
Satın alma Ekipleri: Taleplerin ve tekliflerlerin hızlı şekilde yönetilmesi ve sipariş süreçlerinin kontrolü için.
Mali İşler ve Finans Departmanları: Bütçe kontrolü, harcama takibi ve muhasebe uyumunun sağlanması için.
Onay Mekanizmasında Rol Alan Yöneticiler: Onay süreçlerini merkezi ve şeffaf şekilde yönetmek için.
Operasyon & Lojistik Takımları: Siparişlerin takip edilmesi, teslimatların planlanması ve operasyonel süreçlerin koordinasyonu için.
9.Sonuçlar
İyi yapılandırılmış bir satın alma programı sayesinde:
- İstenmeyen satın almalar önlenir
- Tedarikçilerle iletişim şeffaf hale gelir
- Süreçler izlenebilir, raporlanabilir ve denetlenebilir olur
- ERP sistemleriyle entegre yapı sayesinde muhasebe, finans ve stok verileri anlık olarak güncellenir
- Kurum içi onay süreçleri otomatize edilerek karar alma hızı artırılır
Satın alma süreçlerinde dijitalleşmek isteyen tüm işletmeler için bu tür bir program artık bir tercih değil, stratejik bir zorunluluk haline gelmiştir.
Satın alma süreçlerinin dijitalleştirilmesi, yalnızca operasyonel verimliliği artırmakla kalmaz; aynı zamanda maliyet kontrolü, tedarikçi ilişkileri ve stratejik karar alma kabiliyetini de güçlendirir. Tüm süreçlerin ERP sistemleri ile entegre şekilde yönetildiği bir yapıda:
Bugün artık dijital satın alma sistemleri, sadece büyük ölçekli firmalar için değil, tüm işletmeler için operasyonel başarının temel yapı taşlarından biri haline gelmiştir. Logo, DİA, SAP gibi ERP sistemleriyle entegre çalışan, modüler, güvenli ve özelleştirilebilir bir satın alma yazılımı; işletmenizin dijital dönüşüm yolculuğunda önemli bir rekabet avantajı sunar.
