E-Defter Nedir? Süreçleri Nelerdir?

E-Defter, şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan kayıtlar bütünüdür. 

GİB ile Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğü tarafından ortak olarak yayımlanan 1 sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği ve GİB tarafından yayımlanan 421 Sayılı VUK Genel Tebliği ile de e-Defter düzenlemesi yapılmış bulunmaktadır. 

Bu düzenlemelerle, «Yevmiye Defteri» ve «Defter-i Kebir» ile ilgili format ve standartlar belirlenmiştir. E-Defter düzenlemeleri, formatları ve standartları hakkında bilgiler www.edefter.gov.tr internet adresinde yer almaktadır. 

E Defter Uygulamasından Kimler Yararlanabilir? 

Defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen gerçek ve tüzel kişi mükelleflerin aşağıdaki şartları taşımaları gerekmektedir.     

• Tüzel kişi mükelleflerin elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olmaları ve bu çerçevede Mali Mühür temin etmiş olmaları,
• Gerçek kişi mükelleflerin 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya (NES) sahip olmaları,
• Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması.
• E-Defter Süreçleri

E-Defter uygulamasına geçiş için 2 yöntem mevcuttur:

• Elektronik defter yazılımlarının mükellef tarafından geliştirilmesi (Test Sürecine Tabi)
• Uyumluluk onayı almış bir programın kullanımı 

Elektronik ortamda defter tutmak için hesap dönemi veya takvim yılı içinde izin alınması halinde:

• İzleyen ilk ayda oluşturulacak elektronik defterlerde, ilgili hesap döneminin başından içinde bulunulan döneme kadar gerçekleştirilen tüm kayıtlar elektronik ortamda oluşturulacak,     
• Elektronik defter tutmaya başlanılan tarih itibariyle eski (kâğıt ortamındaki) defterlerin kapanış tasdiki yaptırılacaktır. (1 No.lu Elektronik Defter Tebliği.  3.3.4) 

E-defter teknik mimarisi; 
   

• E-Defter dosyaları ilgili kılavuzlarda belirtilen standartlar ve formata uygun biçimde hazırlanır.
• Hazırlanan dosya “defter” şema yapısında öngörülen alana yerleştirilir.
• Oluşturulan “defter” dosyası mühürlenir ya da imzalanır. (Bu şekilde oluşturulan dosya, mükellefin beratının aldıktan sonra defter olarak saklamak zorunda olduğu dosyadır. Ancak bu dosyanın defter olarak geçerli sayılabilmesi için e-defter beratının          alınması zorunludur.)    
• Mühürlenen ya da imzalanan “defter” dosyasının belli bilgileri alınarak “berat” dosyası oluşturulur.    
• Berat dosyası mühürlenir ya da imzalanır. 
  Mühürlü ya da imzalı berat dosyası paketlenir.
• Hazırlanan paket edefter.gov.tr adresinde bulunan e-Defter Uygulamasına giriş yapılarak yüklenir ya da web servis aracılığıyla gönderilir.
• Berat dosyası Gelir İdaresi Başkanlığı mali mührü ile de mühürlenerek indirilecek biçimde defter sahibinin erişimine açılır.(Erişime açılan e-defter beratı ile imzalı veya mühürlü defter dosyası birlikte elektronik ortamda muhafaza edilecektir.) 

E-Defter Mevzuatı 

13.12.2011 tarih 28141 sayılı Resmi Gazete’de 1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği ile «e-defter» uygulaması başlatıldı. 

14.12.2012 tarihinde yayımlanan 421 Sıra No.lu V.U.K. Genel Tebliği ile zorunluluk kapsamına giren mükelleflerin elektronik defter uygulamasına 2014 takvim yılı içerisinde geçmeleri zorunludur. 

e-Defter’in Faydaları Neler? 

Firmaların ticari defterleri, kâğıda basılı olarak tutma zorunlulukları, işlem sayısı çok olan mükelleflerin, yüksek bakım, saklama ve onaylama maliyetlerine katlanmalarına sebep olmaktadır. Ayrıca özellikle yüksek hacimdeki defterler, firmaların iç ve dış denetimlerinde fonksiyonel bir şekilde kullanılamamaktadır. Büyük iş hacmine sahip mükellefler söz konusu defterlerini, uygulamada elektronik ortamda tutmalarına karşın, yasal zorunluluklar nedeniyle elektronik ortamın yanında kâğıt ortamında da muhafaza etmektedirler. Mükelleflerin elektronik ortamda defter tutmalarının avantajları aşağıdaki maddelerle sıralanabilir: 
    

• İşgücü ve zaman tasarrufu,
• Onaylama maliyetleri ve zamanında tasarruf,
• Arşivleme harcamaları tasarrufu,
• Baskı, kağıt, toner ve kartuş gibi kırtasiye harcamaları tasarrufu,
• Basım, tasdik, saklama ve depolama yükümlülüklerini ortadan kaldırarak, elektronik ortamda işlem yapılmasına imkan sağlamak,
• Elektronik ortamda denetim imkanı sağlamak,
• Uluslararası denetime imkan sağlamak,
• Uluslararası firmaların iç ve dış denetim ihtiyaçlarını, ortam bir format ve standartta sağlamak. 

e-Defter Başvuru 

Defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen gerçek ve tüzel kişi mükelleflerin aşağıda yer alan şartları taşımaları gerekmektedir. 

e-Defter Başvuru Şartları Nelerdir? 

1. Gerçek kişi mükelleflerin 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmaları,
2. Tüzel kişi mükelleflerin 397 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan belirlemeler çerçevesinde elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olması ve bu çerçevede Mali Mühür temin etmiş olması    
3. Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması. 

Yukarıda yer alan şartları taşıyanlardan Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra no: 1) ve Genişleme Tebliği (454 Sıra No.lu VUK Tebliği) kapsamında elektronik defter oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyenler, aşağıdaki link üzerinden e-Defter başvurusunu yapabilirler. 

e-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır? 

e-Defter’e geçmek isteyen Mükellefler aşağıdaki link üzerinden online başvuru yapabilirler. 

http://edefter.gov.tr/edefterbasvuru.html 

E-devlet çözümleri ile ilgili bilgiye ve eğitim videolarına linkten ulaşabilirsiniz. Ayrıca e devlet çözümlerinin entegre olarak kullanıldığı ERP Sistemi hakkında bilgi için linke tıklayınız.