Bir işletmenin ön büro yönetimi ile ilgili işlemlerinin ifade karşılığı olan ön muhasebe, genellikle genel muhasebe kavramıyla karıştırılmaktadır.
Şirketin bünyesinde tutularak, finansal yönetimin yürütülmesi için gerekli verilerin yönetilmesi şeklinde özetleyebileceğimiz ön muhasebe kavramı; kurumun can damarı olarak görev görmektedir. Fatura, irsaliye, nakit para, çekler, mevcut banka hesapları, stok ve senetler gibi temel hareketlerin kayıtlarını tutarken, saydığımız kayıtların işleyişlerinin takibi de ön muhasebe yardımıyla yapılmaktadır.
Ön Muhasebede Bulunması Gereken Unsurlar ve İşlevleri Nelerdir?
- Müşteri-tedarikçi (cari) hesap takibi yapılması; Bir şirketin yaptığı, müşteri ve tedarikçi hesaplarının toplamı bize cari hesapları göstermektedir. Yapılan alım-satımla ilgili işlemler, tahsilâtlar, ödemeler, alacak ve borçların takip edilebilmesi bu unsurla yönetilmektedir.
- Fatura ve irsaliye takiplerinin yapılması; Bir işletmenin herhangi bir satış veya alış işlemi gerçekleştirirken, fatura ve irsaliyeleri düzenli olarak takip etmeleri oldukça mühimdir. İşlemlerin düzenli olarak devam ettirilmesi, uzun dönemde faydalar getirmektedir.
- Stok giriş-çıkışlarının takip edilmesi; Şirket bünyesinde ürün alıp-satan firmaların, depolarında bulunan hareketlerini kontrol altında tutmaları önemlidir. Örneğin; söz konusu takip sayesinde, firmanın en çok sattığı ürün görülebilir. Bu ürünün stok birikimi yapılmadan, asgari sayıda elde bulundurulması, ön muhasebenin bu işleviyle sağlanır.
- Çek ve senet takibi yapılması; İşletme, alışverişlerinde nakit kullanmak istemediği zamanlarda, çek ve senet kullanmaktadır. Bu yolla yapılan alışverişlerin, takiplerinin düzenli şekilde yürütülmesi firmanın ticari açıdan güvenini korur. Örneğin; borca karşı aldığınız bir çeki, borcunuza karşılık olarak bozdurmadan ciro yapıyorsanız, mutlaka takip etmelisinizdir. Senetlerde vadenin kontrol altında tutulması da, işletmenin nakit akışını bilmesi yönünden önemlidir.
- Çalışanların takibinin yapılması; Şirketin bünyesinde çalıştırdığı kişilerin, maaşları, vergi giderleri, avans ve primlerinin düzenli hesaplanması, ödemelerin planlanması bakımından yarar sağlamaktadır.
- Kasa-banka hesaplarının takip edilmesi; Söz konusu tüm işlemler, nakit akışı kategorisinde sayılmaktadır. İşletmenin bankaya yatırdığı ve çektiği paralar, çek-havale gibi işlemler bu unsurda sayılabilir.
Ön Muhasebenin Tutulma Yöntemleri Nelerdir?
- Defter tutmak; Söz konusu yöntemler arasında, geleneksel olarak kullanılanı defter tutmaktır. İşletmenin gerekli tüm kayıtları, deftere kaydedilir. Fakat gereken işlemlerin bu şekilde takip edilmesi, oldukça vakit kaybettirebilir. Aranılan bir kaydın sayfalar arasında bulunmaya çalışılması, yöntemin verimliliğinin ne kadar az olduğunu kolayca işaret etmektedir.
- Excel Kullanmak; İçerdiği formüllerin karışıklığı nedeniyle, iyi kullanıcı olmayanların oldukça zorlanabilecekleri bir yöntemdir. Yedekleme yapılmaması veya bilgisayarın çalınması gibi durumlarda, bilgilerin kaybolma riskini barındırmaktadır.
- Muhasebe Programları Kullanmak; Bilgisayar destekli olan bu muhasebe yazılımı programları, ön muhasebe için gerekli olan tüm işlemlerin düzenli ve pratik şekilde takip edilmesini kolaylaştırmaktadır. Muhasebe programı; faturalandırılması gerekli ürün ve servislerin, müşterilerle ilgili mali kayıtların düzenli takibini yapan ve bu anlamda en verimlilerden gösterilen bir yöntemdir.
Muhasebe Programı Çeşitleri Nelerdir?
- Ön Muhasebe Programları
- Ticari ve Mali Muhasebe Programları
- Özel Muhasebe Programları
- ERP Programı (Kurumsal Kaynak Planlaması) Ön muhasebe yazılımılarımızı ve ERP Programı Çözümlerimizi incelemek için linklere tıklayınız.