Verimli Depo Nasıl Kurulur?

Depo Nasıl Kurulur? Verimli Depo Yönetimi Nasıl Olur? Verimli Depo Kurmanın Adımları Nelerdir?

Depo hiç kaçınılmaz sirkülasyonun çok olduğu, satış, satın alma, üretim, sevkiyat, muhasebe gibi birimlerle her an iç içe bir birimdir. Aslında bir firmanın kalbi ve merkezi depodur. Deponuzu ne kadar etkili ve verimli kullanabiliyorsanız şirketinizin geri kalanı da bundan kesinlikle etkilenecektir. Stokların iyi yönetilmediği, stok giriş çıkışlarının zahmetli şekilde yürütüldüğü, stoğunu bilmediğiniz bir depo sistemi şirketinizde inanılmaz verimsizliğe yol açacaktır.

Şimdi ise sizlere etkili ve verimli bir depo sistemi nasıl olmalıdır, depo sistemi nasıl kurulur, depo sistemi kurmanın adımları nelerdir bunlardan bahsedeceğiz.

Süreç Haritasını Çıkartın

Her yaptığınız iş geliştirme sürecinde, yeni bir yerleşke kurulumunda her zaman ilk yapmanız gereken, o işin süreç haritasını çıkartmak olmalıdır. Bunun için MS Visio ya da draw.io yazılımlarından faydalanabilirsiniz.

Süreç haritası çıkartmak size geniş bir bakış açısı ve projeksiyon sunacaktır. Bu sayede temiz ve sorunsuz bir iş ortaya çıkacaktır. Böylelikle hiçbir noktayı atlamayacaksınız.

 

Depo Fiziki Alanını Tüm Gerekli Detaylarıyla Çizin

Bir depoya girdiğinizde mesafe algısı oldukça güçleşir. Kabalama hesaplar inanın sizi çok yanıltacaktır. Bu tecrübeyle kanidir. Bir çizim üzerinden gerçek ölçeklemeyle yaptığınız analiz olayı anlamanızı sağlar.  Bu çizimi Autocad, Google Sketch Up, MS Visiyo, draw.io gibi araçlardan faydalanarak yapabilirisiniz. Kağıda da çizebilirsiniz. Yeterki gerçek ölçülerde ve detaylarıyla birlikte olsun.

 

Depo Yerleşimi Yapılacak Ürünleri Gruplandırın

Mallarınızı bir çok kritere göre gruplandırabilirsiniz. Bu gruplandırmayı satış hacmine göre, birbiriyle yakın ilişkisine göre, markaya göre, yapabilirsiniz. Fakat unutmayın siz bir depo süreci için bu gruplandırmayı yapıyorsunuz. Ürünlerin depolanma şekli ürünlerin fiziksel durumlarına göre değişkenlik gösterir. O yüzden gruplandırmayı da buna göre yapmalısınız. O yüzden ürünleri gruplandırma şekliniz aşağıdaki sırayla olmalıdır;

Ürünlerin Depolanma Şekli

Örneğin kırılacak hassas mallar, Kaba Kırılmaz mallar, Üst üste istiflenebilen mallar, tonajlı ağır malzemeler, rafta duran malzemeler (A tipi raf kullananlar, b tipi raf kullananlar diye ayrıştırılabilir.) şeklinde depolama şekline göre gruplandırarak ürünlerin depolanma şekillerini belirleyin.

Kesinlikle gelişi güzel bir istifleme metodu tercih etmeyin.

 

Ürün Cinsine Göre

Hammadde, yarı mamul, mamul şeklinde ürünleri gruplandırmak ürünleri kolay bulmak, ilişkili olduğu birimlere daha yakın tutmak, karmaşayı önlemek açısından işinizi kolaylaştıracaktır. Fakat iyi bir stok takip sistemi ve verimli bir depo sistemi oluşturabilirseniz ürün cinsine göre gruplandırmamak size ekstra alandan tasarruf etmenizi sağlayacaktır. Unutmayın ne kadar gruplandırma yaparsanız o kadar verimsiz boş alan oluşacaktır.

 

Çok Az İhtiyaç Duyulan Mallar

Çok az ihtiyaç duyulan ya da satışı yok denecek kadar az olan mallar için karma bir grup oluşturun. Çünkü bu tip ürünleri diğer mallar için ayırdığınız alanlara koymak hem yer israfına yol açar, hem de size ayak bağı olur. Hatta bu tip ürünleri hiç elde bulundurmamak sizin için en doğrusu olacaktır. Unutmayın stokta tuttuğunuz her mal için birim zamanda finans, kira, personel, su, elektrik gibi maliyetler ödüyorsunuz. Bu bazılarına ilk etapta pek mantıklı gelmeyebilir ama öyle… Bununla ilgili bir malın elde bulundurulma maliyeti ve EOQ modellerini araştırabilirsiniz.

O yüzden çok az satılan bir malın elde bulundurulması illaki gerekiyorsa toplam satışı ya da ihtiyacı %5’in altında olan malları tek bir grup yapın ve hepsini toplu şekilde bir yerde istifleyin.

Bunlar dışında ürünlerinizi rengine, markasına göre gruplandırabilirsiniz. Fakat bu gruplandırmayı yaparken gereksiz gruplandırma yapmak alan israfına sebep olacağını aklınızdan çıkarmayın.

 

İhtiyaç Analizi Çıkartın

Elinizde bulunması gereken mal miktarını iyi tespit edin. Bunun için;

İhtiyacı Tahmin Edin

Öncelikle her malın ayrı ayrı ihtiyaç ya da satış tahminlerini çıkartın. Bunu yapmak için n-moving avarage, exponenantial smoothing technique, simple regression, time series analysis gibi tahmin metotları kullanılabilir. Siz illaki bir metot kullanmak zorunda değilsiniz. Yeterki bir projeksiyon ortaya koyun. Planladığınız, hedeflediğiniz satış miktarları da olabilir. Geçmiş dönem satışlarına bakarak kabalama bir tahmin yapabilirsiniz.

Malzeme Temin Sürelerini Tespit Edin

Her mal için tedarikçilerin o malı temin etme sürelerini ortaya koyun. Eğer üretim yapıyorsanız o malı ne kadar sürede temin ettiğinize bakın. Bu sayede bir malzemeden elinizde ne kadar kaldığında yeni sipariş vermeniz gerektiğini tespit edebilirsiniz.

Malzeme Minimum ve Maksimum Seviyelerini Tespit Etme

Diyelim ki bir maldan bir aylık satış miktarınızı yukardaki söylediğimiz gibi 100 adet olarak belirlediniz. Malı da tekrar tedarik etmek için gereken tedarik süresini 15 gün olarak belirlediniz. Bu durumda 15 günlük tedarik süresi boyunca ihtiyacınız olan mal 50 adet olacaktır. Yani o maldan 50 adet kaldığında yeni siparişi geçmelisiniz ki o maldan yok satarak müşteri kaçırmayasınız. Böyle bir senaryoda o maldan elinizde bulunması gereken minimum mal miktarı 50 adet olacaktır.

Malzeme maksimum seviyesini ise bir EOQ modeli ile belirlemek size malzeme elde bulundurma maliyeti ile sipariş verme maliyetini dengeleyerek en karlı stok dengesini oturtmanızı sağlayacaktır. Hatta EOQ modeli size yukarda bahsettiğimiz minimum seviyeyi de belirleyecektir. Fakat bu konu biraz profesyonellik ve teknik bilgi gerektirdiğinden bu konuda bir Endüstri Mühendisinden faydalanmalısınız. Yine de şöyle basit bir mantık belirleyebilirsiniz. 15 günlük periyotlarla sipariş vermek gibi bir standart belirlersiniz. Bir malın tedarik süresi de 15 gündü. Bu durumda toplamda 30 günlük ihtiyaç sizin maksimum depo miktarınız olur. Yani 100 adet. Bu metodu tek tek tüm ürünleriniz için uygulamak biraz zahmetli olabilir. Bunun yerine aynı gruptaki ürünler için bu metodu uygulayabilirsiniz.

 

Malların Fiziki Alan İhtiyaçlarını Belirleme

Bu belki de en zor ve en zahmetli bölüm olacaktır. Bir üst bölümde elimizde bulunan malzemelerin minimum ve maksimum miktarlarını tespit ettik. Maksimum seviyelerine göre ne kadar alan kaplayacaklarının hesabını yapmak bazen mantıklı olabilir. Fakat serbest nizam depolarda bu fazlaca alan israfına yol açacaktır. Bunu siz belirlemelisiniz. Diyelim ki bir mal için belirlediğiniz alana o malın o yeri doldurmadığı durumlarda o alana başka bir mal koyabiliyorsanız o zaman maksimum stok miktarlarından yer tahsisi yapmak verimsiz olacaktır. Onun yerine elinizde bulunacak mal miktarını, maksimum miktarlarının yarısı olarak kabul edin. Böylelikle fazla alan tahsisinin önüne geçebilirsiniz.

Sonrasında belirlediğiniz bu miktarlara göre ve istifleme şekillerine göre malları ilk yaptığınız depo çizimi ile aynı ölçekte çizerek bu çizime yerleştirin. Çizime yerleştirirken dikkat edilmesi gereken husus depo giriş çıkışlarının dikkate alınması, geçiş alanlarının ve yollarının kapatılmaması, rahat ve ferah bir giriş çıkışın sağlanmasıdır. Ürün gruplandırmaları bu kısımda işinize yarayacak. Aynı ürün grubunda olan stokları aynı lokasyonlara ya da çok yakına yerleştirmeye özen gösterin. Depo yerleşkesini bu gruplara göre bölün. Ürün gruplarının taşıma şekline dikkat edin. Diyelim ki forklift ile taşınabilen bir ürün için forkliftin rahatlıkla girebildiği bir alan seçin. Forklifte göre yollar çizin. Çok satılan ya da ihtiyaç duyulan ürünleri daha öne sevkiyat alanına yakın yerleştirmeye çalışın. Her ürün grubunu ihtiyaç duyduğu birime yakın tutarak taşıma sürelerini azaltın. Unutmayın ki kağıt üzerinde yürümeyen bir proje gerçekte de asla yürümez.

Tüm depo alanının size ait olduğunu unutmayın. Yani deponuz yüksek ise raf sistemi de size çok uygun olacaktır. Tüm alanları doldurmaya çalışın. Fakat ergonominin çok önemli olduğunu unutmayın. Hareket alanlarını çok kısıtlarsanız çalışmak çok zorlaşabilir.

Yeni Depo Sistemlerini İnceleyin

Bunun için fuarları gezerek depo sistemlerini inceleyebilirsiniz. Başka benzer sektörlerdeki firmaların neler kullandıklarını ve nelerden faydalandıklarını tespit edin.

 

ERP ve Stok Depo Sistemleri Kullanın

Stoğunuzun miktarını bilmiyorsanız, takip etmiyorsanız hiçbir zaman etkili ve verimli bir depo sistemine sahip olamazsanız. Mutlaka elinizdeki stoğu bilmek için bir Erp Programı, Muhasebe Yazılımı ya da Stok Programı kullanmalısınız. Bir çok deneyimimizde de gördük ki, bir çok şirket personel verimliliğine, üretim maliyetlerine ve verimliliğine yoğunlaşmaktadır. Aslında çoğu elindeki stoğu yarı yarıya azaltabileceğinin farkında bile değil. Çünkü elindeki stoğu takip etmiyor, elinde ne kadar stok var bilmiyor, satışlarını analiz ederek stoklarını dengelemiyor. Öyle ki inceleme yaptığımızda bazı stokların 3-4 yıldır öylece beklediğini görüyoruz. 3 yıl önce 100 tl ye aldığı bir mal orada öyle durduğu için finansal olarak belki de 5 katına mal oluyor. Genellikle inceleme yapıldığında bu şekilde stok miktarının en az %20 olduğunun farkına varıyor. Hatta bazı mallar öylesine unutuluyor ki artık öyle bir malının depoda bulunduğunun farkında bile değiller.

Bazen de satışları ön görmeden ve depo miktarlarını bilmeden yapılan ticarette yok satmaktan dolayı ciddi maliyetler ve müşteri memnuniyetsizliği ortaya çıkıyor. Bu da ciddi oranda satış kaybına yol açabiliyor. Stok dengesi kurmak için ABC analizine başvurmak ta ciddi verimlilik sağlayacaktır.

Kısacası verimli bir stok ve depo yönetimi yapmak istiyorsanız mutlaka bir erp yazılımı ya da muhasebe yazılımı kullanmalısınız.

Bizce bir firmada çok ciddi verimlilik sağlanması gereken yer depolardır. Depolar ticaret hanelerin kalbidir. Tüm firma depolardan beslenir ve deponun verimliliğinden etkilenir. Kurumsallık ve verimlilik seviyenizi yukarıya taşımak istiyorsanız depolarınızdaki verimliliği artırın. Yukarıda anlattığımız metotları basit bir şekilde dahi uygularsanız ciddi verimlilikler sağlayacağınız eminiz.

Yine de daha profesyonel bir destek isterseniz bize başvurabilirsiniz. Size projelerimizi nasıl yürüttüğümüzden ve nasıl etkili ve verimli bir stok ve depo sistemine sahip olabileceğinizden bahsedebiliriz.