İşletmelerin insan kaynakları veya personel müdürlüğü departmanlarının eleman alımı sırasında İş Kanunu’na göre personelin getirmesi gereken belgeler ile çalıştırılacağı süre boyunca ıslak imzalı olarak bulundurulması gereken belgelerin toplandığı dosyaya özlük dosyası denilmektedir.
4857 Sayılı İş Kanunun 75. maddesinde yer alan “İşletme her çalıştırdığı personel için bir özlük dosyası düzenler.” maddesi ile işletmeler her bir çalışanı için ayrı ayrı tüm bilgilerinin bulunduğu bir nevi veri bankası olan bu dosyayı düzenler. İşletme, çalışan kayıt dosyalarını incelenmek istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.
Personel Özlük Dosyasında Olması Gereken Belgeler Nelerdir?
Personel özlük dosyaları sadece işe girişte alınan belgelerden ibaret olmayıp, personelin çalıştığı süre boyunca kullandığı izinler, aldığı raporlar, resmi evraklar, uyarı ya da disiplin cezaları gibi personelin işiyle alakalı her değişikliğin kayıt altına alındığı dosyalardır. Bu sebeple özlük dosyasının işe girişte oluşturulup, eksiksiz ve güncel bir şekilde muhafaza edilmesi gerekmektedir.
İşletmelerin personel özlük dosyalarında bulundurması gereken belgeler ve bulundurulmasında faydalı belgeler her işletmenin iş koşullarına göre değişebilmektedir. Aşağıda sizler için bunları sıraladık.
Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler:
Özgeçmişi ve varsa referans mektupları,
Nüfus cüzdanı fotokopisi,
Nüfus kayıt örneği,
İkametgâh Belgesi,
Diploma fotokopisi,
Sağlık raporu,
Kan grubu kartı veya fotokopisi,
Adli sicil kaydı,
Vesikalık resim,
Aile durumunu bildirir belge,
Askerlik durumunu gösteren belge,
İş sözleşmesi ve hizmet sözleşmesi,
SGK işe giriş bildirgesi,
Zorunlu BES kesinti, ara verme ve ayrılma dilekçeleri
Personel Özlük Dosyalarında Saklanmasında Fayda Olan Belgeler:
İşe başvuru formu,
İş teklif formu,
Varsa evlilik cüzdanı fotokopisi,
Varsa Referans mektupları,
Özgeçmişler,
Bakmakla yükümlü olunan kişilerin kimlik fotokopileri,
Daha önceki işyerinden alınmış hizmet ve çalışma belgesi,
Ay için bir önceki işyerinde asgari geçim indiriminden faydalandığını gösteren belge,
Personel Özelliklerine Göre Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler:
Personel engelli var ise raporun fotokopisi ya da aslı,
Sakatlık indiriminden faydalanan işçi için Gelir İdaresi Başkanlığından alınmış indirim yazısı,
Eski hükümlü, terör mağduru veya engelli personelin İŞKUR müracaat kayıt evrakı,
Personelin 18 yaşından küçükse ebeveyninin muvafakatnamesi,
Yabancı personeller için çalışma izin belgesi,
İşin Özelliklerine Göre Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler:
Personelin fazla mesai için onay verdiğini gösteren imzalı belge,
Genel tatillerde çalışılması için personelin onay yazısı,
Teslim edilen araç gereçler var ise bunların zimmet tutanağı,
İşin niteliğine uygun muayene raporları,
Devamlı kontrol gerektiren işler için sağlık raporları,
Araç kullanacak personel için araç özelliklerine göre uygun ehliyet fotokopisi,
İşletme vardiyalı çalışma var ise haftalık çalışma saatlerini gösteren çizelge,
İşe Devam Eden Personeller İçin Özlük Dosyalarına Her Yıl Düzenli Olarak Eklenmesi Gereken Belgeler:
Yıllık, ücretsiz ve mazeret izni belgeleri,
Doğum sebebiyle alınan çalışamaz, emzirme vs. gibi izin dilekçeleri,
Personel hakkında; olay tespit formları, savunma talep yazısı, personelin savunması, personele verilen uyarıları tutanakları ve hakkında yapılan tüm resmi yazışmalar,
İstirahat ve iş görmezlik raporları,
İmzalı ücret bordrolar,
Ücret kesme cezası varsa nedenini gösteren belgeler,
Maaş zammı, unvan değişikliği veya sosyal haklarında oluşan değişiklikleri bildiren yazılar, terfi ve nakil bildirimleri, görevlendirme yazıları,
Personellerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda mesleki riskleri, alınması gereken tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirme belgeleri,
İş kazası tutanağı,
Personel işletmenin başka bir şubesinde görevlendirilecekse rızasını gösteren belge,
İşten Ayrılışta Özlük Dosyasına Eklenmesi Gereken Belgeler:
SGK işten ayrılış bildirgesi,
İbraname,
Çalışma, hizmet belgesi,
Fesih bildirimi,
İstifa dilekçesi,
Kıdem ve ihbar tazminatı bordroları,
Haklı fesih varsa bu durumu kanıtlayan belgeler,
Personele noterle yapılan bildirimler,
İhbarname,
Personel Özlük Dosyası Ne İşe Yarar? Amacı Nedir?
DİA Personel-Bordro Yönetimi ile personel verilerinizi güvenli bir şekilde depolayabilir ayrıca ilgili belgelere daha hızlı ulaşabilirsiniz.
DİA ile personellerinizin giriş-çıkış takiplerini yapabilir, maaşlarını değiştirebilir, toplu güncelleme işlemleri yapabilir, ay ay puantaj hazırlayabilir, mesai, ek kazanç, kesinti ve eksik gün takibi yapabilir, SGK entegrasyonu ile işlemlerinizi hızlıca panele kayıt edebilir, özlük dosyalarını barındırabilir, ücret bordrosu, izin bordrosu, hesap pusulası düzenleyebilir, e-bildirge hazırlayabilir, kıdem-ihbar tazminat hazırlayıp bu verileri güvenli bir şekilde saklayabilirsiniz.
Bu verilerin güvenli bir şekilde muhafaza edilerek gerekli belgelerin dijital versiyonlarını hem bir arada tutup hem de sağlıklı bir şekilde toplanmasını sağlamak insan kaynakları çalışanlarının işlerini kolaylaştırırken, işletme sahiplerine büyük avantaj sağlamaktadır. DİA Personel-Bordro Yönetimi ile işletmenizde kurumsal disiplini sağlayabilir, belgelerdeki eksiklikleri ve yanlışlıkları kolay tespit edilebilir, çalışanlara ait tüm bilgilerin yer aldığı bu veri bankasında kurallara uygun bir şekilde personellerinizin özlük dosyalarını tutabilirsiniz.
