Bu yazımızda ele alacağımız konu Stok ve Depo Yönetimi ile ilgili. Müşterilerimizden gelen en sık rastladığımız konu depo kurgusunu nasıl yapmalıyım oluyor. Belki de erp kurgusunda en çok dikkat edilmesi gereken ve en önemli konulardan birisi depo kurgusudur. Bu konuda çok kafa karışıklığı olduğunu gözlemliyoruz. “Lokasyonlara göre mi depolarımı oluşturmalıyım?”, “Ürün gruplarına göre mi?”, “Yada ürün cinsine göre mi? (hammadde mamül ticari mal vs)”, gibi sorular çok sık karşımıza çıkıyor.
Depo kurgusu yaparken ilk yapmamız gereken süreç haritamızı oluşturmak. Yani mal kabulümü nasıl yapıyorum, giriş kalite kontrol süreçlerimi nasıl yürütüyorum, İadelerimi nasıl yönetiyorum, ürün sevkiyat süreçlerinin işletilmesi, üretim süreçleri ve fason işçiliğe ihtiyaç duyuyor muyum gibi sorulara cevap bularak süreci bütünüyle ele almamız ve süreç haritası çıkarmamız gerekiyor.
Şimdi dilerseniz sizler için oluşturduğumuz örnek senaryo ile konuyu ele alalım.
Örnek Senaryo:
- Siparişe dayalı üretim yapılıyor.
- Siparişler üretim sonrasında depodan sevk ediliyor.
- Malzeme ihtiyaç planlaması yapılarak satın alma yapılıyor.
- Üretimi firma tarafından yapılmayan ticari mallarında satışı yapılıyor.
- Şampuanlar için gereken plastik üretimi ve ambalaj baskısı dışarıdan temin ediliyor. (Fason İşçilik)
- Ürünler zaman zaman iade alınıyor. İade 2 nedenden ötürü yapılabiliyor. Normal iade ve kusurlu ürün iadesi.
- Bazı hammaddeler ve ticari mallar ithal ediliyor.
- Bazı ticari malların satışı ve sevkiyatı doğrudan müşteriye yapılabiliyor.
Örnek senaryomuz tipik bir işletmenin rutin iş süreçlerini içeriyor.
İlk olarak işletmemizin üretim yaptığını ve ürettiği malları sevk ettiğini biliyoruz.
- Siparişe dayalı üretim yapılıyor.
- Siparişler üretim sonrasında depodan sevk ediliyor.
İlk olarak hem üretim operasyonu için hem de sevkiyat süreçlerimizi yönetebilmemiz için iki ayrı deponun kurgumuzda ayrı ayrı olması gerekir. Tamamen birbirinden bağımsız olan süreçler stok takibi yaptığınız sistemde de ayrı ayrı oluşturulmalıdır. Bazı işletmeler reçete ve üretim kurgularını ürettikleri malların doğrudan otomatik olarak Sevkiyat Depoya üretilmesini sağlayarak yapmaktadır. Bu da stok takibinde olumsuz sonuçlar doğurmaktadır. İkisi arasındaki ilişki ve mal transferleri de manuel olarak yapılmalıdır.
- Malzeme ihtiyaç planlaması yapılarak satın alma yapılıyor.
- Üretimi firma tarafından yapılmayan ticari mallarında satışı yapılıyor.
- Şampuanlar için gereken plastik üretimi ve ambalaj baskısı dışarıdan temin ediliyor. (Fason İşçilik)
Hammadde depolama süreçlerini de aynı şekilde farklı bir depoda takip edilmelidir. Dışarıdan temin edilen hammadde yada ticari malları için ayrı bir giriş kalite deposu oluşturulmalıdır. Gelen malzemelerin doğrudan stok tutulan depolara alınması yapılan hatalardan birisidir. Bu yöntem yine zamanla stoklarda sapmaya neden olacaktır. Malzeme gönderilerek dışarıdan temin edilen işçilikler için de ayrı bir depo oluşturmalıdır.
- Ürünler zaman zaman iade alınıyor. İade 2 nedenden ötürü yapılabiliyor. Normal iade ve kusurlu ürün iadesi.
İade gelen ürünlerin direk sevkiyat depoya girişinin yapılması gelen malın bozuk yada eksik olabileceği durumundan olayı stokları yanıltacaktır. Bu durumda da iade depo oluşturulmalıdır. Kontrol edilerek satılabilir durumda olduğu tespit edilen ürünler sevkiyat depoya transfer edilmelidir. Tadilat gerektiren ve hurdaya ayrılması gereken ürünler için de tadilat ve hurda deposu oluşturulmalıdır. Üretimden çıkan mallar da kalite kontrol sonrasında tadilat gerektiren ürünler tadilat deposuna hurdaya ayrılması gereken ürünlerinde hurda deposuna transferinin yapılması gerekir.
- Bazı hammaddeler ve ticari mallar ithal ediliyor.
- Bazı ticari malların satışı ve sevkiyatı doğrudan müşteriye yapılabiliyor.
İthalat süreçlerinde gelen mallar doğru sayıda olmayabilir yada bir kısmı zayi olabilir. Bu durumda ayrı bir ithalat deposu oluşturulmalı ve sonrasında ilgili depolara doğru miktarda transfer yapılmalıdır.
Firmalar bazı durumlarda malı fiziksel olarak hiç görmeden satışını yapmakta yada farklı bazı özel senaryoları olabilmektedir. Bu tür operasyonların fiziksel olarak hiçbir ilgisi olmayan stok tutulan depolar üzerinden yapılması stoklarda hataya neden olabileceğinden bu tür işlemler için ayrı bir dış depo oluşturulması önerilir.
Tipik bir işletmenin olabilecek iş süreçleri üzerinden ne tür depolara ihtiyaç duyduğu ve stok ve depo yönetimini nasıl kurgulaması gerektiğini yazımızda yer verdik. Depo süreçlerinizi kurgularken alttaki prensipleri göz önünde bulundurarak ilerlemeniz faydalı olacaktır.
- Süreçler tek tek esas alınarak depo kurgusu yapılmalıdır.
- Süreçler özneldir. Her firmanın durumuna ve kapasitesine göre yapılmalıdır.
- Bir depo mümkünse tek bir amaca yönelik oluşturulmalıdır.
- Teferruattan mümkün olduğunca uzak durulmalıdır.