Ticaretle uğraşan insanların sektör içerisinde aşina olduğu fatura çeşitlerinin başında proforma fatura gelmektedir. Proforma faturanın bir diğer adı, ön faturadır. Uluslararası ticarette adı geçen ticari belge niteliğine sahiptir. Proforma faturanın en net tanımının uluslararası satış sözleşmesi olduğunu belirtmek gerekir. Büyük firmaların birçoğu, günlük ticaret hayatlarında satış sözleşmesi yerine proforma fatura kullanmaktadır. Bir müşterinin proforma faturaya imza atması, sözleşme imzaladığı anlamına gelmektedir.
Proforma Faturanın Özellikleri
Proforma; firmalar tarafından satış öncesi süreçte hazırlanmaktadır. Ardından ise müşterinin değerlendirmesine sunulmaktadır. Proforma; bir faturanın kesilmeden önceki en net versiyonunu temsil etmektedir. Proforma faturanın hazırlanma zorunluluğu söz konusu değildir. Ancak, günümüz finans dünyasında ihracat ve bankacılık işlemlerinde olmazsa olmaz niteliğe sahiptir. Proforma faturanın hazırlanması; bir firmanın kalitesini ve ciddiyetini müşteriye gösteren bir unsur olarak düşünülmektedir. Proforma faturanın kaşelenmiş olması, alıcı, satıcı ve ürün detaylarının yanı sıra satış koşullarına dair en doğru bilgileri içermesi, müşterilerin firmaya güven duyması konusunda etkili olmaktadır. Bunun yanı sıra, müşteriler tarafından firmadan proforma fatura talep edilmesi mümkündür. Yurt içi veya yurt dışı satışlarda faturanın nasıl kesileceğini görmek, fatura miktarının, ödeme şeklinin, teslimat detaylarının ve diğer unsurların ne olduğunu incelemek adına müşterilerin proforma fatura istemesi mümkün olmaktadır. Proforma faturanın müşteri tarafından kaşelenmesi ve onaylanması demek, satış sözleşmesindeki her şartın onaylandığı anlamına gelmektedir. Bu işlemin ardından fatura kesilmektedir. Proforma fatura; iş dünyasında kolaylık sağlamaktadır. Bu belge sayesinde birbiriyle ticaret yapan iki firma arasında konuşulan detaylar yazıya dökülmüş olur. Buna ek olarak, fatura kesim sürecinde yapılacak hataların önüne geçilir.
Proforma Fatura Nasıl Hazırlanır?
Proforma faturanın genel olarak hazır ve kaliteli bir görünüme sahip olan şablon üzerinde hazırlanması söz konusu olmaktadır. Faturanın sağ üst kısmına proforma numarası ve tarihi yazılmaktadır. Sol üst kısma ise alıcı ve satıcı bilgisi eklenmektedir. Faturanın orta kısmında ise satılacak mallara dair detaylı bilgiler bulunmaktadır. Orta kısmın altında ise müşterinin isteklerine göre adet, teslimat ve ödemeyle ilgili bilgiler eklenmektedir. Proforma faturada mutlaka antetli kağıt kullanılmalıdır. Proforma faturada bulunması gereken bilgiler arasında alıcı ve satıcı firma bilgileri, satılacak ürünlerin özellikleri ve kod bilgileri, ürünlerin miktarı ve birim fiyatı, ürünlerin nasıl paketlendiği, toplam ürün bedeli, ödeme ve teslim şekli yer almaktadır. Buna ek olarak, ihracata dayalı bir proforma fatura hazırlanıyorsa ihracatçı banka bilgileri, yükleme zamanı ve limanı, varış zamanı ve limanı bilgileri yer almak zorundadır.
Proforma Faturanın Kullanım Alanları
Proforma fatura hazırlanması her ne kadar zorunlu olmasa da bilhassa büyük çaplı ticaret faaliyetlerinde bu faturaların hazırlanması; sürecin düzeni adına büyük önem taşımaktadır. Alım yapılması söz konusu olan durumlarda teklife ve planlamaya gereksinim duyulan şartlar altında bu faturanın muhakkak hazırlanması gerekmektedir. Bilhassa alım işlemlerinde izin ve peşinat istendiği durumlarda bu faturanın hazırlanması söz konusu olmaktadır. Proforma fatura, buna ek olarak, ihracat ve ithalat sürecinde de kullanılmaktadır. İhracatçı, ithalatçıya vereceği teklife dair detaylar barındıran bir proforma fatura hazırlamaktadır. Sevk ve yükleme öncesi de bu faturanın hazırlanması mümkün olabilir. İthalatçı, ihracatçının yaptığı teklifi kabul ederse ve bu kabüle dayalı bir sipariş vermek isterse proforma fatura şartlarını kabul ettiğini beyan etmek zorundadır. Ancak, bu kabülün proforma fatura içerisinde yer alan zaman diliminde yapılması gerekmektedir. Bu işlemin ardından, proforma faturanın ticari faturaya dönüşme süreci başlayacaktır.
